25 Ago Ahorra tiempo mientras contabilizas pagos y cobros
Una de las tareas tediosas en la contabilización es la gestión de los pagos y cobros, y además luego conciliar los movimientos contables con el banco. Te vamos a mostrar cómo conseguir que esta tarea sea mucho más cómoda, ágil y efectiva. Te animo a que sigas leyendo te mostraremos como podrás realizar la conciliación de los pagos y cobros realizados por el banco a la vez que se están conciliando dichos movimientos.
Normalmente la gestión de pagos y cobros nos ocupa gran parte de nuestra jornada de trabajo. Es por lo que consideramos que mostrarles cómo agilizar esta gestión es algo que tiene bastante valor. Para ello debemos conocer el proceso Diario de conciliación de pagos.
Problemas que nos podemos encontrar en nuestro día a día:
- Controlar en el banco los pagos y cobros realizados.
- Controlar si hemos contabilizado dichos pagos en Microsoft Business Central.
- Una vez realizado estos dos pasos toca conciliar el banco con los movimientos de clientes y proveedores.
Pues bien, con el proceso comentado se pueden realizar las tres tareas en un solo proceso. Podremos importar los extractos del banco, para luego generar dichos movimientos en el banco y además tendremos la posibilidad de conciliar a la vez que se registra el movimiento de pago.
Antes que nada, quiero comentarles que no vamos a ver cómo se realiza el proceso en sí, para ello Microsoft ha preparado una guía bastante detallada donde podrán ver lo sencillo que es comenzar a usar esta herramienta. Al final del post encontrarán enlaces para poder seguir el proceso.
Nos centraremos en comentar los procesos que se pueden realizar y de esta forma demostrar que se puede agilizar la tarea comentado utilizando dicha herramienta.
Reglas de validación para la liquidación automática
Podemos crear reglas para que el sistema pueda liquidar los pagos y operaciones bancarias de forma automática. Aunque siempre podremos realizar cambios manuales sobre la liquidación realizada por el sistema. Dependiendo del nivel de aceptación que indiquemos en cada regla, el sistema nos indicará qué movimientos debemos revisar.
Diseño fichero extracto bancario
Podremos definir la estructura del fichero que vayamos a importar según el banco con el que trabajemos. De esta forma podremos tener diferentes estructuras de extractos dependiendo del banco con el que trabajemos.
Con el asistente existente en la aplicación se podrá, fácilmente, definir la estructura del fichero. Al finalizar el asistente se podrá probar un fichero a ver si está correctamente definido.
Importación del extracto bancario
Con esta opción importaremos todos los movimientos del banco que luego se podrán liquidar de manera automática o manual, según convenga en cada caso.
Liquidación de los movimientos
Mediante el proceso automático y teniendo en cuenta las reglas definidas para las liquidaciones podremos liquidar y validar las advertencias según las reglas establecidas para los avisos correspondientes.
Conciliación y creación de los movimientos
Como último paso de este proceso se procedería a la creación de los movimientos liquidados en nuestro sistema y realizar la conciliación bancaria.
Con solo pulsar sobre la opción “Registrar pagos y conciliar bancos”
Como conclusión final les animo a que prueben esta utilidad existente en Business Central, plataforma sobre la que está nuestro PMS Noray Htl. Creo que merece la pena dedicar un tiempo a seguir los pasos indicados por Microsoft en los enlaces indicados, ya que el tiempo que se van a ahorrar es considerable.
- Conciliar los pagos con liquidación automática
- Revisar y aplicar pagos manualmente después de una aplicación automática
- Conciliar pagos que no se pueden liquidar automáticamente
Como todo proceso nuevo, puede costar un poco al principio, pero en poco tiempo podrán realizarlo sin mayor problema y comenzarán a ver los resultados en el ahorro de tiempo. Tiempo que podrán dedicar a otras tareas.
