Los propietarios de pequeñas empresas suelen coincidir en una queja generalizada: saben bien por dónde entra el dinero, pero no tienen tan claro por dónde sale.
Una de las claves para conducir con éxito una pyme es aprender a controlar los costes, ya sean grandes o pequeños. Abandonados a sí mismos, aun los gastos más pequeños pueden acumularse rápidamente y corroer la salud financiera de la empresa, impidiendo así su progreso. Por eso es fundamental que cuidemos hasta el último detalle: un plan inadecuado para la reducción de costes podría llevarnos irremisiblemente al cierre.
Un gestor debe tener claro que la cuenta de resultados puede inclinarse a nuestro favor bien aumentando los ingresos o bien reduciendo los costes. En una pequeña empresa generalmente son los costes los que limitan el margen de maniobra, por lo que hoy dedicaremos unas líneas a recomendar 7 sencillas medidas de ahorro orientadas a reducir los costes de la empresa.
1) Ahorrar en gastos básicos
Facturas de teléfono, de Internet, de energía, compra de material de oficina… todos estos gastos que consideramos inamovibles en la mayoría de los casos son susceptibles de ahorro. Debemos revisar los contratos de servicios y las marcas de consumibles que adquirimos y comprobar que son las adecuadas a nuestras circunstancias. No necesitamos la conexión a Internet más rápida del mundo si sólo vamos a enviar un par de correos; de la misma manera, intentaremos elegir la oferta telefónica más barata que se ajuste a nuestras necesidades. En cuanto al material de oficina… ¿realmente necesitamos primeras marcas? En la actualidad hay marcas blancas que cumplen perfectamente su función y supondrán un ahorro. La factura de la luz también puede reducirse si hacemos un uso consciente de la electricidad: podemos instalar detectores movimiento que permitan el apagado automático cuando no haya nadie en la habitación, o lámparas LED que nos proporcionarán un ahorro increíble, o apagar los equipos y monitores al final de la jornada de trabajo. Son sólo algunas ideas: valora las que se corresponden con tu sector de actividad.
2) Ojo con los “gastos hormiga”
Hay pequeños gastos que hacemos diariamente casi sin darnos cuenta. En el momento del desembolso parecen poca cosa, pero si los sumamos, al final del año observaremos que la cifra es mucho más alta de lo que imaginábamos. Debemos plantearnos la necesidad de mantenerlos o la posibilidad de otras alternativas.
3) Evaluar regularmente los contratos y proveedores y renegociarlos
Cada vez que paguemos una factura deberíamos preguntarnos cuándo fue la última vez que comparamos precios para obtener el mejor. Llegados a este punto, no hay que tener miedo de negociar, no sólo con los contratos nuevos, sino también con proveedores actuales que quieran retenernos como cliente.
4) Subcontratar, en ocasiones, significa ahorrar
Aunque hay quienes rechazan esta opción pensando en lo que tienen que pagar por ello, en muchas ocasiones es mucho más económico contratar a una empresa externa para ciertas tareas que contratar a personal propio para que se ocupe de ellas.
5) Si puedes hacerlo tú mismo, hazlo
De esta manera no tendrás que pagar a otras personas para hacerlo. Ahorrar lleva aparejados ciertos sacrificios y uno de ellos es evitar recurrir a otras personas para hacer algo que podemos hacer nosotros mismos. Si lo que ocurre es que necesitas dedicarte a tareas más productivas que a esa labor en concreto, vuelve al punto anterior.
6) Gestionar de forma inteligente los cobros y los pagos
No debemos preocuparnos sólo por vender la mayor cantidad posible de productos o servicios, sino también por las condiciones en las que lo hacemos, ya que una inadecuada gestión de pagos puede dar lugar a problemas de liquidez si nos vemos obligados a pagarle a un proveedor antes de haber cobrado nosotros. La situación ideal sería reducir el periodo de cobro todo lo posible y retrasar el pago al máximo (valorando siempre el gasto que ello ocasiona) y aprovechar esa diferencia temporal para ‘poner a trabajar el dinero’.
7) Gestionar adecuadamente el stock
Aunque depende mucho del sector de actividad buena parte de los costes de las empresas que manejan artículos físicos vienen generados por el stock. No es aconsejable que la producción se mantenga almacenada mucho tiempo, ya que esto supone un inmovilizado del capital que hemos usado para la producción y además genera gastos de almacenamiento. Cuanto mayor sea la tasa de rotación, más ahorraremos. Es posible que el ahorro venga de la mano de un buen software de gestión de almacenes que nos ayude en el proceso.
Estas son sólo algunas medidas y nos hemos ceñido a aquellas que suponen una reducción directa de coste económico, pero no olvidemos que los costes de tiempo también afectan directamente al balance financiero, sobre todo en el caso de una pyme. Existen otras tantas medidas que también podemos implantar para optimizar este tiempo: planificación de tareas del personal, reorganización de turnos, etc.
Como norma general debemos revisar regularmente nuestros costes, cada trimestre si fuera posible, a fin de mantener un manejo preciso de los datos y buscar continuamente nuevas formas de ahorro.
Imagen: Fotolia
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