Sabemos que Noray Contabilidad cuenta con dos herramientas llamadas “Asientos predefinidos” y “Partidas predefinidas” para ayudarte a introducir asientos repetitivos como el de nóminas, seguros sociales, alquileres, gastos mensuales, liquidaciones, etc.
Ambos actúan como plantillas ya definidas que nos agilizan la generación de nuevos asientos. Es muy útil para el contable o también para un usuario que no tiene por qué tener conocimientos de contabilidad avanzados. Nos ayudan a ser más productivos y cometer menos errores.
Los “Asientos predefinidos” ya los hemos explicado en este post “Agiliza la introducción de asientos: Asientos predefinidos (Parte I)”.
Las “Partidas predefinidas” son consideradas como un grupo de apuntes contables previamente definidos en los cuales establecemos las relaciones entre los distintos apuntes del asiento contable. Por ejemplo, una línea del apunte puede ser el % de otra línea del apunte.
En esta ocasión, vamos centrarnos en las “Partidas predefinidas”. Son un poco más complejas que los “Asientos predefinidos” pero también son más potentes y podemos obtener resultados más específicos o concretos. La entrada de un asiento con esta herramienta, convierte la entrada de datos en un diálogo con el usuario, donde se le solicitan los datos necesarios para obtener el asiento.
Cómo comenzar
Debemos crear previamente la “Partida predefinida” en el apartado “2 Asientos”, “6 Otras utilidades”, “4 Partidas predefinidas”.
Una vez aquí, asegúrate de definir la nueva partida dentro del plan contable del 2008, usando el icono superior de la pantalla.
Como en otras ocasiones usaremos “Nuevo” para crear. Le daremos un número para distinguirla y su descripción. En este ejemplo, vemos una partida que nos ayuda a introducir un asiento de compra, con su IGIC, y que además nos distribuye los gastos en tres departamentos diferentes a porcentajes 30%, 50% y 20%.
Como puedes observar la “Partida predefinida” consta de una serie de líneas donde definimos las cuentas y la interrelación que hay entre cada uno de las líneas del apunte. Cada apunte puede ser independiente y se solicita la información necesaria, pero otros pueden simplemente obtenerse mediante una fórmula.
En el ejemplo todas las líneas se obtienen de forma automática de la línea 1. Donde se introducen los datos del IGIC.
Veamos el contenido de la línea 1.
Vemos que aparecen todos los datos necesarios para introducir el apunte. Y se pregunta si ese dato es “Modificable” mientras se estable el diálogo con el usuario.
Luego para cada dato es posible definir su contenido. Veamos a modo de ejemplo al dato “Importe”.
- ‘I’nn’B,C,Z’n. Especificando I00 indicamos que en esta línea es desde donde podremos acceder a la ventana de impuestos.
- Las letras B, C y Z indican que el importe se va a coger de la ‘B’ase, de la ‘C’uota o ‘Z’ del Total del IGIC. La letra n indica el número del tipo de IGIC.
IMPORTANTE: si en el nro. de tipo introducimos un ‘9’ se generarán tantas líneas como tipos de impuesto hayamos imputado en la ventana del impuesto.
Esta información ha sido entresacada del manual en línea del programa Noray Contabilidad, donde dispones de toda la información que necesitas para dominar tu programa contable.
Cómo usar una partida predefinida
Comienza un asiento nuevo, introduce la fecha que corresponde al asiento, el diario, deja a cero el número de asiento e introduce la referencia. Llega hasta la línea de comandos. No debemos pasarnos de aquí. Porque antes debemos picar en el apartado que señalamos con el cuadradillo en la imagen.
Al hacerlo, veremos todas las partidas que tengamos predefinidas. Escogeremos el que corresponda en cada caso. En nuestro ejemplo el de “Compra con distribución departamental”.
En nuestro caso, la primera pantalla que se nos solicita es la de introducción de datos del IGIC, base, tipos, cuota, tipo de operación, etc. La ventana a la que estamos acostumbrados. Pero la que nos parece más interesante es esta otra. Donde realmente comienza el diálogo automático con el usuario.
Podemos avanzar o retroceder en el diálogo usando las flechas que se señalan en la imagen.
En la siguiente imagen, podemos observar que aparece calculado automáticamente.
Avanzamos con las flechas hasta la última pestaña.
Y una vez en la última pestaña, podemos confirmar el asiento. Y el resultado será este.
Si con posterioridad consultas nuevamente este asiento. El programa recuerda que has usado una partida predefinida con este. Y se comportará como al principio, pasando de forma automática por cada una de las pestañas.
Asientos predefinidos y Partidas Predefinidas: conclusión
Como has podido leer en esta serie de dos artículos, te he explicado todo lo que puedes conseguir con los asientos predefinidos (haz clic aquí para consultar el primer artículo) y en el actual artículo, donde te he podido explicar todo lo que debes conocer para aprovechar todas la funcionalidad de las partidas predefinidas.
Debes decidir en cada tipo de contabilización qué modalidad te interesa más usar, y no hay duda de que son dos funcionalidades que facilitan la contabilización, incluso de usuarios con pocos conocimientos contables.
El objetivo principal es realizar el registro contable, en el menor tiempo posible y eliminar procesos repetitivos de introducción manual de apuntes contables. Conseguirás seguramente con estas dos modalidades disminuir el riego de errores en la introducción de asientos y agilidad.
Presta atención siempre que, en el caso de asientos predefinidos, como su funcionalidad copia un asiento previamente guardado, no se cumplimentan automáticamente los libros de registros de facturas (IGIG o IVA) y que por tanto deberás revisar estos registros, deberás abrir el libro y cambiar aquellos datos que sean distintos, por ejemplo, el número y fecha de una factura.
Como siempre, espero que te hayan sido útiles mis consejos para agilizar la introducción de asientos, me gustaría conocer tu opinión y sugerencias. Puedes hacerlo dejando un comentario al final de artículo: ¿en qué casos se te ocurre que puedes usar los asientos predefinidos? ¿Y en qué casos se te ocurre que es mejor usar las partidas predefinidas?
Si en tu empresa necesitas un programa para gestionar tu contabilidad y un equipo de soporte que te ayude en cualquier incidencia que puedas tener, te propongo que uses Noray Contabilidad.
