En la entrega anterior nos centramos en preparar una hoja Excel que nos ayudara a automatizar la carga de asientos desde otros departamentos.
En esta ocasión nos centraremos en conocer mejor la herramienta de importación de datos implementada en Noray Contabilidad, que permite definir con exactitud la estructura de los datos a importar desde un fichero con una determinada estructura.
Para ello debemos definir un formato de importación que coincida con los datos que disponemos. Es posible importar los planes de cuentas, diarios y libros de IGIC e IVA.
Paso 1: Preparar los datos a importar
Tal como dijimos podemos importar el plan de cuentas, el diario y los libros de IGIC e IVA. Por lo tanto, para cada caso, tenemos que asegurarnos de disponer de todos los datos necesarios básicos.
Por ejemplo, si vamos a importar el plan de cuentas, debemos disponer de los códigos de cuentas y los títulos de estas. Con esto sería suficiente.
Para importar el diario necesitaríamos como mínimo:
- Fecha del asiento
- Número del asiento. [Opcional]
- La cuenta de cargo o abono
- La descripción del apunte
- Importe al debe
- Importe al haber
Los datos a importar deben estar en un fichero en formato CSV (del inglés comma-separated values), que es un archivo de texto que contiene una serie de valores separados por coma o punto y coma.
Podemos conseguir este formato trabajando en Microsoft Excel. No siempre los datos estarán en el formato apropiado, y es por ello que para su adaptación en muchas ocasiones se precisan conocimientos informáticos y de Excel.
Debes comenzar adaptando la hoja Excel, de tal forma que tengamos las columnas necesarias para importar y en el formato apropiado que pueda entender Noray Contabilidad. Y una vez lo tengamos, bastará con guardar la hoja maquetada en Excel como fichero CSV. El Excel lo llama “CSV (delimitado por comas) (*.CSV)”.
Explicamos el ejemplo que vemos a continuación:
- Hemos trabajado con la columna de la “fecha del asiento” consiguiendo que esta quede en formato DD/MM/AAAA. Día, mes y año.
- La columna siguiente, que corresponde al “número del asiento”, ha sido fácil, debe ser numérica y ya teníamos los números de los asientos originales, que además los queremos respetar. Aunque en el caso de no tenerlos, el programa es capaz de numerar automáticamente de diferentes formas.
- La siguiente columna es el “título de la cuenta”. No nos hace falta, pero la dejaremos por claridad mientras trabajamos.
- La siguiente columna es la “descripción del apunte”. Debemos asegurarnos de que no contenga “,” o “;”, ya que de lo contrario confundiría al programa mientras importa los datos.
- Finalmente tenemos las columnas del “Importe al debe y haber”. Aquí simplemente nos hemos preocupado de que la columna estuviese en formato “Número y con dos decimales”.
Paso 2: Graba el fichero en formato CSV que puede leer Noray Contabilidad
Es muy fácil, en el Excel selecciona “Archivo”, a continuación “Guardar como” y selecciona la carpeta donde quieres guardarlo para localizarlo fácilmente.
En el “Nombre de archivo” pon un nombre que te ayude a distinguirlo con facilidad. Y en el campo “Tipo” selecciona “CSV (delimitado por comas) (*.csv)”. Ahora guárdalo.
Paso 3: Definir el formato de importación
El formato de importación lo definimos una sola vez, y lo utilizaremos para importar los datos que hemos maquetado en la hoja Excel para tal fin. Podemos reutilizarla para otras importaciones, si siempre en cada caso dejamos las columnas en el Excel en el mismo orden y con las mismas características.
Para ello vamos al apartado dentro de Noray Contabilidad “6. Utilidades y parámetros”, “1. Empresa”, “4. Importación de datos”. Y escribe el comando “N” para crear un nuevo formato.
Dale el número que quieras y llámalo por ejemplo “Importación asientos desde Excel”.
Te explicamos los datos más importantes a los que debes prestar atención:
Fichero: Indica el fichero donde se incorporarán los datos. Estos pueden ser:
- Plan de cuentas contables
- Asientos o movimientos de diario
Tipo de delimitación:
- Longitud fija. La longitud de cada campo es la misma para todos.
- Campos delimitados. Indica que los campos están separados por un carácter, por tanto, la longitud de los campos es variable.
Campos delimitados:
- Indica el carácter utilizado como separador de campos. Normalmente es;
- Indica el carácter que delimita los textos. Normalmente es “
Separadores para números:
- Aquí indicamos si los datos numéricos usan separadores para millares y para decimales. Y de qué carácter se trata normalmente se usa “. o,”
Líneas para incluir / excluir
- Se trata de una utilidad muy potente que permite indicar las líneas que se desean incluir o excluir en el proceso si cumplen las condiciones que se configuran. Las opciones disponibles son:
- Posición. Indica la posición de comienzo del texto a comprobar para incluir/excluir.
- Número caracteres. Indica el número de caracteres (longitud) del texto a comprobar incluir/excluir.
- Indica el texto que se comprobará con las líneas de datos para verificar si se incluye/excluye la línea.
- Indicando esta opción la línea de datos se incluirá siempre, aunque se haya indicado una opción de exclusión.
- No es necesario definir este apartado si se desean incluir todos los datos.
Veamos ahora las características de las columnas a importar.
Recuerda que por cada columna que hemos definido en la hoja Excel, necesitamos definir una línea de importación. Que además debe coincidir con la estructura y tipo de campo a importar.
Número de campo: Indica el campo a incorporar en el formato de importación.
- Código
- Descripción
- NIF
- Importe debe
- Etcétera.
- 000 – Se utiliza para indicar una información desechable (no utilizable en la integración), sólo debes seleccionar ‘número de campo cero’, y longitud del campo si los datos del fichero no están delimitados.
Tipo: Indica el tipo de dato de cada campo.
- A Alfanumérico
- D Debe / Haber
- F Fecha
- N Número
- S Si / No
- O Tipo de operación del impuesto
- E Factura emitida
- I Indicador del tipo de impuesto
Formato:
- Esta opción sólo está activada para el campo de tipo ‘Fecha’. Indica los diferentes formatos para el campo ‘Fecha’ a importar. DDMMAAAA, DDMMAA, AAAAMMDD, DD/MM/AAAA, etc.
Decimales:
- Esta opción sólo está activada para el campo de tipo ‘Numérico’. Indica el número de decimales para el campo ‘Numérico’ a importar.
Carácter: Dependiendo del tipo de campo elegido tenemos:
- ‘N’umérico: Indica el carácter para el signo negativo que se usa en los datos a importar. Si se deja a blancos indica que el campo no tiene signo. Normalmente “-“
- ‘D’ebe/Haber: Debemos especificar el carácter que indica que el importe va al Debe. Todo lo que no sea ese carácter se considera importe al Haber. En nuestro ejemplo no lo usamos porque tenemos el importe del debe en diferente columna que el haber.
- ‘S’i/No: Igual que el anterior, pero para especificar qué es sí, verdadero, etc… No hace falta decir que todo lo que no sea ese carácter se considera No, falso, …
- Factura ‘E’mitida: Este indicador se usa para los impuestos, I.G.I.C., I.V.A., A.I.E.M., para indicar si es una factura emitida o recibida. Aquí especificamos el carácter que identifica a las emitidas. Todo lo que no sea esto se considera factura recibida.
Paso 4: Importar los asientos
Para ello vamos al mismo apartado donde hemos definido el formato, pero en esta ocasión escribimos el comando “I” de importación. Y en el número de formato indicamos el número que le hemos dado, 20 en nuestro caso.
En el campo “Fichero”, ayúdate del botón marcado con el círculo rojo para localizarlo en tu equipo y selecciónalo. Intenta no guardarlo en una dirección muy larga.
En “Empresa / ejercicio”, indica la empresa y ejercicio correspondiente.
Acepta el proceso.
En la siguiente pantalla hemos seleccionado “Respetar numeración original del fichero”, para respetar los números de asientos que ya teníamos en nuestra hoja Excel. Como puedes ver, existen otras posibilidades, como agrupar los asientos según número de documento o fecha de asiento. Y una opción muy práctica de ir agrupando los asientos según se consiga el cuadre de asientos.
Si nuestro fichero ya tiene números de asientos, la importación creará un asiento por cada uno de ellos.
No olvides indicar el “Diario” al que importar los asientos. Normalmente 01.
Paso 5: Revisar los asientos importados
Los asientos importados los tenemos en el apartado de Noray Contabilidad “2. Asientos”, “1. Introducción de asientos”. Estarán desconformados.
El proceso en nuestro caso ha creado tres asientos agrupados por su número de asiento. Y los números de asientos, corresponden con los números de la hoja Excel.
Este ha sido el resultado de uno de los asientos.
Te animamos a ampliar más información en la ayuda interna de Noray Contabilidad pulsando F1.
Lo mejor de desarrollar este sistema de carga de datos contables es que funciona como una plantilla, el trabajo lo haces una vez y luego puedes usarlo todas las veces y con cualquier empresa.
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