La información posiblemente sea la principal herramienta para el éxito de una empresa. Estamos convencidos de ello y esta es la premisa a partir de la cual surgen buena parte de nuestros desarrollos de software para empresas.
Como hemos comentado en un post anterior, las herramientas de inteligencia de negocio (o Business Intelligence – BI) son las grandes aliadas de la dirección de una organización que quiere basar sus decisiones en la realidad de los datos. Pero son muchas las pymes que se han quedado atrás en este camino hacia la inteligencia de negocio, en la creencia de que se trata de una inversión “sólo apta para grandes empresas”. Quisiéramos desmontar ese mito.
Las herramientas de Business Intelligence se caracterizan por asistir al usuario en el análisis y la presentación de los datos. Estrictamente podríamos afirmar que Microsoft Excel, una aplicación que utilizamos a diario en cualquier empresa por pequeña que sea, es el germen de un software de inteligencia de negocio: hojas de cálculo que nos permite definir su apariencia, la computación inteligente de celdas que actualiza o recalcula datos siguiendo nuestras instrucciones, con gran capacidad gráfica y analítica. Si además, la utilizamos de forma combinada con otras aplicaciones del paquete de Microsoft Office, se amplían considerablemente sus funcionalidades. Y ninguna pyme teme a Microsoft Office, ¿verdad?
Las aplicaciones de Business Intelligence para pymes van un paso más allá, pero sin perder la sencillez y la operatividad que el usuario de la pyme busca en una aplicación. Para empezar, no requieren de modificaciones en su software de gestión actual. Sencillamente se adaptan a él para ‘recoger’ periódicamente los datos que genera (como haría a nivel más simple una hoja de Excel) y los integra en lo que se denomina un ‘almacén de datos’, creando una única base de datos que constituye la clave del funcionamiento del sistema. A partir de esa información, las herramientas de gestión de datos se pondrán a trabajar para ofrecer una visión general y/o detallada de los parámetros que se le soliciten.
El almacén de datos (también llamado data warehouse) como su propio nombre indica conforma una gran base de datos estructurada e integrada en la organización, como si se tratara de un gran archivo repleto de expedientes (que son los datos). Su principal funcionalidad es la subdivisión en secciones o unidades que les permita estar organizadas, de tal manera que facilite su acceso, permita un análisis preciso y favorezca la divulgación eficiente de los datos que resulten de aquel análisis.
Un buen almacén de datos debe proporcionar la información correcta al usuario indicado en el momento óptimo y en el formato adecuado. Cada usuario podrá tener acceso a consultas e informes sobre los datos que le han sido asignados, sobre un área, temática o departamento concretos de la organización. Hablaremos sobre los almacenes de datos con más detalle en una próxima ocasión.
¿Cómo escoger la herramienta de inteligencia de negocio más adecuada para nuestra pyme? ¿Qué debemos tener en cuenta?
1) La entidad de explotación de datos que necesitamos: una decisión fundamental afecta al tamaño de las bases de datos, el volumen y el nivel de información que contienen y el perfil de usuarios que accederán a ella para solicitar sus análisis respectivos.
2) La facilidad y operatividad de las consultas: la herramienta debe garantizar tanto la velocidad de acceso a los datos y las consultas, como la usabilidad y la facilidad en las operaciones. Tiempo y forma son elementos determinantes para cualquier usuario.
3) Su nivel de integración con otras aplicaciones: una herramienta óptima de inteligencia de negocio no debería requerir cambios en el software de gestión con el que opere actualmente la pyme. Antes al contrario, en caso de requerir algún ajuste, debe ser la BI la que se adapte para garantizar su integración. Además sería recomendable que permitiera la integración con otras aplicaciones que maneje la pyme y con las que pudiera interactuar en caso necesario para el intercambio de información.
4) El proceso de implantación: la curva de aprendizaje debe ser lo más corta posible y los periodos de implantación y adaptación de los usuarios deberían garantizar que no habrá ‘descalabros’ que pudieran afectar al normal funcionamiento de la organización durante la fase de puesta en marcha.
5) La garantía del desarrollador: que no sólo del producto. La garantía de la marca y de la organización que la respalda es sin duda, un criterio esencial sobre el que fundamentar nuestra decisión, puesto que vamos a ponernos ‘en sus manos’: la confianza que nos merece, su estructura, el nivel de desarrollo que presenta o la capacidad de adaptación que nos ofrece en caso de requerirlo son factores a tener en cuenta a la hora de tomar una decisión.
6) El soporte y servicio técnico: se trata de una recomendación extensiva a cualquier aplicación de gestión empresarial, pero que cobra especial importancia en caso de una solución BI en la que no nos podemos permitir fallos que no se solucionen en el menor tiempo posible.
Noray Business Intelligence es una solución totalmente compatible con la aplicación de gestión actualmente operativa en tu negocio.
Imagen: Fotolia
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