En nuestra entrega anterior hablamos sobre Noray Contabilidad su sistema flexible y fácil de usar que nos permite conocer las partidas “vivas” que componen el saldo de cualquier cuenta, siendo esto especialmente interesante para las cuentas de clientes, proveedores y acreedores. Hablo de la ‘Composición de Saldos’.
Esta funcionalidad nos permite por tanto controlar un aspecto fundamental como son los cobros y pagos, y la detección de errores, como pagar o cobrar una factura más de una vez.
Para ello disponemos de una funcionalidad que nos permite de forma fácil cancelar las partidas de facturas contra los cobros y pagos realizados. Todo esto lo veremos en esta segunda parte de mi publicación.
En la primera entrega, vimos:
- Donde está el módulo y como activarlo.
- Como comenzar a trabajar.
- Donde y como pasar las partidas iniciales.
En esta entrega veremos:
- Como cancelar las partidas vivas.
- Como afecta la composición a los apuntes contables.
- Apertura del nuevo ejercicio y la composición.
Continuemos ahora con una breve descripción y uso de esta funcionalidad.
Como cancelar las partidas vivas
La composición del saldo de una cuenta son aquellas partidas “vivas” que no han sido canceladas.
Podemos cancelar dichas partidas de forma manual o automática.
Para realizar la composición automática usaremos la opción ‘Composición’ presente en la línea de mensajes o el icono correspondiente y con las cuentas en composición vistas en la lista de pantalla. Tal como puede verse en la siguiente imagen.
La composición automática se realiza agrupando partidas con el mismo número de documento, incluso cuando a un cargo corresponden varios abonos y viceversa.
Recomendación:
Por este motivo, importante que use al contabilizar apuntes contables la columna ‘documento’ para guardar el número de la factura así facilitará luego su punteo en la conciliación automática o manual. En el caso de no hacer uso de esta columna para introducir el número de factura, cuando realice la conciliación automática, no deberá usar la marca ‘Comp. Sólo numero documento’ , en este caso la conciliación automática, sólo realizará punteos de movimientos contables con el mismo importe en el debe y en el haber.
Una vez lanzado el proceso podremos observar al entrar a la cuenta seleccionada y al apartado ‘CANCELADAS’ que las partidas de igual importe han sin retiradas de la lista automáticamente.
Podemos conmutar entre las partidas ACTIVAS y CANCELADAS pulsado F5 o usando el icono de la parte superior.
La composición manual permite cancelar las partidas pendientes de componer seleccionado 1 a 1 las partidas vivas. Para ello debemos previamente entrar en la cuenta que queremos componer. Y una vez allí seleccionar las partidas. Tal como puede verse en la siguiente imagen.
Una vez seleccionadas y comprobado que las sumas a cancelar sean iguales procederemos a cancelar las partidas usando el icono superior o la opción ‘Cancelar’ de la línea de mensajes.
Los importes iguales a cancelar puede verlos en la parte superior derecha de la pantalla.
Es posible marcar o desmarcar las partidas volviendo a seleccionar la línea correspondiente.
Una vez canceladas y conmutando a las partidas CANCELADAS, podemos volver a activar las partidas. Para ello, ya estando viendo las partidas canceladas, seleccione nuevamente las partidas que desea activar y a continuación use el icono correspondiente de la parte superior de la pantalla o la opción ‘Activar’ de la línea de mensajes.
Es muy interesante saber que para un mismo grupo de apuntes cancelados (con mismo número de ‘Punteo’), sólo es necesario marcar uno de ellos para activarlos a todos.
Para ayudar a localizar partidas, disponemos de la “Búsqueda de partidas por Rango”, marcado con un círculo rojo en la imagen.
La opción de ‘Rango’ permite localizar una partida por:
- Número de punteo
- Fecha de asiento
- Descripción del concepto, con búsqueda parcial de un texto.
- Número de diario
- Número de asiento
- Número de documento
- Importes por margen, mayor que y menor que
- Importes iguales a un importe dado con signo o absoluto
- Buscar sólo en el Debe, Haber o ambos.
Recuerde una vez introducidos los rangos usar las teclas de función F3 Y F4 para localizar las partidas hacia atrás o delante respectivamente.
Puedes aprender más sobre esta función de búsqueda en la siguiente publicación: Atajos y trucos en la introducción de asientos (Parte II)
Como afecta la composición a los apuntes contables
Cuando se desconforma un asiento con apuntes que ya han sido cancelados por composición de saldos, aparece el texto ‘Punt’ a la derecha del importe de éstos, dentro de la columna ‘Info’.
Dependiendo de la opción seleccionada en los ‘Parámetros de la empresa’, el sistema permite o no la modificación y anulación de estos apuntes. Este parámetro puede ser muy útil, ya que permite proteger aquellos movimientos contables de una cuenta en composición de saldos que ya estar revisada y punteada, así protegeremos nuestro trabajo.
Si este proceso altera la composición, todas las partidas asociadas son desmarcadas. Se deben entonces componer de nuevo.
Apertura del nuevo ejercicio y la composición
El proceso de apertura del nuevo ejercicio traspasa las partidas pendientes de composición al siguiente ejercicio, como composición inicial de la cuenta. Estas serán todos los movimientos de una cuenta contable en composición que en ejercicio actual no han sido punteadas con su correspondiente contrapartida.
En el nuevo ejercicio, podemos ver las partidas traspasadas ya que serán identificadas con el indicador “I” de composición inicial. Por ejemplo: Facturas de clientes (en el debe de las cuentas 430xxxxx) que aún no han sido cobradas o facturas de proveedores (en el haber de las cuentas 400xxxxx) que aún no han sido pagadas al proveedor.
En caso de ejecutar la apertura del siguiente ejercicio por segunda vez, se traspasan nuevamente las partidas pendientes de composición, sólo si las partidas del siguiente ejercicio no fueron modificadas.
Termina aquí descripción de la funcionalidad de composición de saldos para Noray Contabilidad.
Si deseas conocer más detalles sobre Noray Contabilidad para una pyme, puedes seguir el siguiente enlace: Saber más sobre Noray Contabilidad.
