Si nos ha quedado clara la importancia de conocer cuánto nos cuesta producir ya estamos pensando en clave de productividad: un paso esencial para orientar nuestro negocio hacia la eficiencia.
Como en todo proceso lógico, lo primero que debemos hacer para incrementar nuestra productividad será realizar un diagnóstico de situación para determinar cuál es nuestra posición de partida: dónde estamos para saber hacia dónde queremos llegar.
Para ello empezaremos por decidir qué áreas de la organización queremos analizar: facturación, ventas, administración… puede ser uno, dos o varios departamentos a la vez. Una vez tomada esta decisión, debemos ser capaces de abstraernos de todo lo que creemos saber sobre la empresa o los empleados. Un buen análisis requiere objetividad y ello sólo se consigue si no se da nada por sentado y se observa la situación con ojos totalmente nuevos. En muchas empresas este análisis ha de ser contratado externamente precisamente por la incapacidad del directivo o el propietario de mantener la necesaria objetividad.
En el proceso de análisis podemos utilizar diferentes metodologías: el principio de Pareto, por su sencillez, es uno de los más habituales y aunque es relativamente simplista nos permite reconocer los grandes problemas de nuestro modelo organizativo frente a aquellos que son triviales. Para el que no conozca el sistema, recordaremos que Pareto sostiene que el 80% de los defectos radica en el 20% de los procesos. Por tanto al analizar nuestros procedimientos afloran de forma sencilla los distintos elementos que intervienen en un posible fallo del proceso y así identificamos los problemas relevantes que están generando el mayor porcentaje de errores.
Una vez detectados estos grandes errores podremos tomar decisiones vitales que nos permitirán minimizarlos o en la medida de lo posible eliminarlos de nuestro proceso productivo. Ahora bien, ¿cómo intervenimos sobre ellos?
Existen diferentes técnicas para intervenir en el proceso productivo y con ello incrementar previsiblemente la productividad. Veamos dos de las más utilizadas:
Técnica Pomodoro:
Es una técnica muy conocida orientada a administrar los tiempos de trabajo y basada en la idea de que las pausas frecuentes pueden mejorar la agilidad mental del trabajador. Es muy sencilla de aplicar y divide los tiempos de trabajo en intervalos de 25 minutos (llamados pomodoros) separados por pausas. Un pomodoro, un descanso de 5 minutos. Y cada cuatro pomodoros, un descanso adicional de 15 a 20 minutos. Esta técnica es muy útil para departamentos que desempeñan tareas mecánicas o muy repetitivas dentro del proceso de producción.
Técnica GTD (del inglés Getting Things Done):
A diferencia de la anterior, esta se basa en el principio de que el sujeto debe liberar su mente de tareas pendientes y centrarse únicamente en la realización de la tarea que tiene delante. Propone por tanto que se recopile y se procese adecuadamente todas las tareas y se organicen por prioridades: si se pueden hacer en los próximos 2 minutos, adelante. Si no, se decidirá si se delegan, se posponen o se archivan. Semanalmente se hará una revisión de las “carpetas” de tareas para valorar lo finalizado, lo pospuesto o lo que puede cambiar en el orden de prioridades para ser ejecutado. Esta técnica tiene un gran número de adeptos y la clave de su éxito reside en que no gastemos más tiempo en “organizar” las tareas que en hacerlas.
Finalmente, más allá de las técnicas de productividad empresarial no podemos acabar este post sin recordar el papel esencial que juega en las pymes la propia productividad personal, que a su vez guarda una estrecha relación con las herramientas de motivación que utilicemos con nuestros trabajadores (desde el salario hasta la formación pasando por el reconocimiento del trabajo bien hecho).
De nada sirve aplicar una técnica de gestión del tiempo o de los recursos si luego descuidamos a nuestro principal activo: las personas.
La diferencia está en Microsoft Dynamics NAV. ¿A qué esperas para dar el salto?
Imagen: Fotolia
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