El teletrabajo no es nada nuevo, pero tras el confinamiento y la crisis del COVID-19 esta modalidad de trabajo ha ganado fuerza y parece imparable. Según datos de epdata sobre la evolución del teletrabajo en España, en 2020 se ha multiplicado por 3 el número de personas que teletrabajan de forma habitual en sus casas.
Por ello, es razonable preguntarse si el teletrabajo se puede implementar de forma fácil o hace falta un complicado sistema tecnológico. Lo cierto es que, para empezar a teletrabajar solo se necesita un ordenador y conexión a Internet, pero para hacerlo correctamente y ser realmente productivos hacen falta más cosas. La clave está en contar con herramientas que permitan compartir información de forma ágil y segura entre los distintos miembros de la empresa, y en eso vamos a centrarnos en este artículo.
Paquete de Office 365 para empresas
Cuando una empresa o negocio desea implantar el teletrabajo, Microsoft 365 se puede convertir en un gran aliado. Este producto incluye las aplicaciones de Office con las que normalmente se trabaja en las empresas (Word, Excel, Outlook y PowerPoint), con la ventaja de que su servicio está en la nube, por lo que se puede acceder a sus recursos en cualquier momento y desde cualquier lugar o dispositivo.
Además, con este paquete de office no solo se tiene acceso a los documentos que tú has creado, sino que, con las credenciales adecuadas, se puede acceder a documentos de otros compañeros para continuar su trabajo, hacer anotaciones o realizar aportaciones. Trabajar en grupo estando separados nunca fue tan fácil.
Y otra funcionalidad de esta herramienta clave para el teletrabajo es que permite sincronizar calendarios, contactos y correos electrónicos, lo que ayuda a planificar el trabajo y a ser más productivos.
Microsoft Teams
Aunque si algo sabe Microsoft sobre el teletrabajo, es que, pese a estar en la distancia, las personas necesitan relacionarse, hablar y comunicarse con el resto de compañeros para que un negocio funcione de forma eficiente.
Por ello ha creado Microsoft Teams, para trabajar en colaboración. A través de su propio sistema de chat y videoconferencias, permite que los distintos componentes de un equipo se mantengan conectados y organizados.
Discos virtuales
Los discos virtuales o almacenamiento en la nube son otro de los puntos clave del teletrabajo, pues son como el disco duro de un ordenador, pero online. Esto facilita que se pueda acceder a él desde cualquier parte, sin necesidad de estar presencialmente en la oficina y encender la torre, y además permite que varias personas se conecten a él e intercambien documentos.
Existen muchas empresas que se dedican a ofrecer un espacio virtual al que subir documentos para poder acceder a ellos desde cualquier lugar. Algunos de ellos son gratuitos en sus planes básicos, pensados para personas particulares, como Dropbox o Google Drive, y solo si se desea mayor espacio de almacenamiento es cuando hay que empezar a pagar una tarifa mensual.
Además, el disco virtual no tiene que estar necesariamente externalizado. Si la empresa cuenta con un servidor, se puede crear un disco virtual compartido al que los trabajadores tengan acceso para compartir información y documentos. En estos casos, hay que tener especial cuidado con las copias de seguridad y los hackers, pues el servicio depende completamente de la empresa, pero es una opción a tener en cuenta.
Copia de seguridad
Las copias de seguridad son vitales a la hora de implementar el trabajo desde casa con documentos compartidos en la nube. Todos los servicios de almacenamiento online tienen la información replicada en varios servidores para no perderla, pero cuando hablamos de una empresa es necesario ir un paso más allá y salvaguardar los datos a toda costa. La información es dinero, son horas de trabajo, y es muy importante contar con una copia de seguridad que sea independiente a los archivos que normalmente manejamos.
Para ello, lo habitual es instalar un sistema de copia de seguridad que, de forma automática, realiza una copia de los archivos críticos de un negocio. Es importante que se trate de un servicio automatizado, pues de esta forma siempre se realizará la copia a la hora acordada, sin posibles fallos u olvidos.
Con una copia de seguridad, además de tener los datos en la nube, contaremos con una copia de respaldo que permita recuperar los datos en caso de fallo catastrófico. Con este servicio, incluso es posible retroceder varios días en la copia de seguridad. Imagina que por error se elimina un archivo y te das cuenta cinco días después. La copia de seguridad ya se ha hecho y, al sincronizarse, se ha borrado el documento, pero, según el plan que de copia de seguridad que hayas contratado, es posible que tengas acceso a copias de seguridad antiguas como salvavidas.
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