Noray Hotel es un PMS desarrollado por Noray e implantado en cientos de establecimientos hoteleros. Reúne las características de un PMS tradicional y dispone de integraciones para la descarga de reservas de tour operación y los Channel Manager más usados en el sector turístico. En Noray Hotel disponemos de un módulo para la facturación electrónica y esta publicación hablaré sobre cómo activarla en Noray Hotel.
Las facturas electrónicas no son otra cosa que ficheros informáticos que contienen los mismos datos que las facturas en papel, es necesario además que los ficheros generados tengan una ‘firma digital’ generada por el software mediante procedimientos reconocidos por la Administración.
Actualmente no existe un formato estándar universal, por eso los Turoperadores y otros grandes compradores, como las grandes superficies, han definido cada uno el suyo y en algunos casos trabajan con terceras personas que son las que se encargan de gestionar el transporte y tratamiento de las facturas electrónicas.
El envío telemático de los datos de facturación, como sustituto del papel, implica grandes ventajas, tanto para el receptor de las facturas como para el emisor.
El receptor:
Integra automáticamente las facturas recibidas en su sistema informático.
Evita tener que manipular y archivar papel.
El emisor:
Acorta el ciclo de cobro al facilitar la gestión al pagador.
Ahorro en manipulación y envío de las facturas en papel.
En esta primera entrega, veremos:
- Cómo activar el módulo de facturación electrónica en Noray Hotel.
- Cómo comenzar a trabajar con la facturación electrónica en Noray Hotel.
Cómo activar el módulo de facturación electrónica
Debemos activar el módulo en el apartado Parámetros empresa de la aplicación.
Para crear los modelos necesarios debemos realizarlo en el apartado Facturas Electrónicas de los módulos complementarios.
Ir a Módulos complementarios. Facturas electrónicas. Formatos facturas electrónicas.
Cada uno de estos ‘formatos’ define el formato en que se grabarán las facturas electrónicas, la forma de agrupar las facturas en cada fichero y la carpeta de destino.
En el caso de los clientes principales de los hoteles (los turoperadores), no parece que hayan adoptado un estándar, sino que cada uno ha definido su propio formato y tratan de imponer a los hoteles que se adapten a ellos.
Hasta ahora, los formatos de los que tenemos conocimiento, y que están recogidos en la versión actual de Noray Hotel son los siguientes:
Formatos de facturación electrónica.
Dentro de Noray Hotel dispones de los siguientes tipos de facturación electrónica, cada tipo está relacionado con el proveedor de Facturación Electrónica con el que tu hotel ha contratado el servicio.
Tipos de facturación electrónicas disponibles:
1 – Grupo Iberostar
2 – Travelplan
3 – Voxel/Bavel (Texto Plano)
4 – MTS
5 – Globalia
6 – WebBilling (Voxel/Babel)
7 – Hotelbeds (CSV)
Características de los principales formatos:
Para cada tipo de facturación electrónica, dentro de Noray Hotel existe es necesario usar un formato. A continuación, explico algunos detalles para tener en cuenta en los formatos de facturación electrónica:
Han creado un portal web donde los hoteles pueden grabar manualmente los datos de las facturas. También permite subir un fichero generado por el software del hotel. En ambos casos, el portal web permite agregar la firma electrónica a las facturas, imprimirlas y descargarlas si lo desea el hotel.
Han definido un formato que debe ser enviado por correo electrónico. No hay dispositivo para la firma digital, por lo que no sustituye al papel, sino que cumple la función b) según se explica más arriba.
Este caso es un poco diferente, porque el grupo MTS Incoming ha subcontratado a la empresa Voxel la gestión de la facturación electrónica. Voxel es un ‘mediador’ entre los emisores y los receptores de las facturas. El emisor (el hotel) ha de contratar los servicios de Voxel, quien instala un software que envía las facturas a los receptores. El software de Voxel se encarga también de firmar digitalmente las facturas.
La ventaja potencial del sistema de Voxel es que, si en el futuro otros turoperadores se adhieren a su sistema, el formato será el mismo y en el hotel no tendrán que hacer cambios en su software.
Agrupamiento: define cuántas facturas entran en cada fichero. En el caso de Voxel, obligatoriamente debe ser ‘Un fichero por factura’. En los otros casos, depende del turoperador.
Destino: Carpeta donde se grabarán los ficheros.
En el caso de ‘Iberostar’ y ‘Travelplan’, los ficheros se generan en la carpeta de destino al imprimir las facturas. Si se vuelven a imprimir las mismas facturas durante el día, se sustituyen automáticamente en los ficheros generados.
En el caso de ‘Voxel’, los ficheros se generan el ‘Destino temporal’ al imprimir las facturas, y el proceso ‘Cierre del día’ las mueve a la carpeta de destino.
Destino temporal: Algunos formatos (Ej. Facturas tipo Voxel) precisan que los ficheros generados se almacenen temporalmente en un directorio distinto al directorio destino. Los ficheros generados serán enviados al directorio de destino al hacer el cierre.
Esto es así porque Voxel instala en el sistema del hotel un programa que de forma automática detecta los ficheros generados en la carpeta de destino y los envía inmediatamente.
Proveedor. Número de identificación asignado al hotel por el Turoperador. Este dato se graba en los ficheros generados.
Tour operador: Código del tour operador (sólo si el tipo de factura lo requiere).
Siguiente envío: Número de envío para facturas con formato MTS.
Configuración dentro de la agencia.
Dentro de las agencias debes activar la facturación electrónica con los siguientes valores:
Opción: Mantenimiento de ficheros. Agencias, pantalla 2:
Formato factura electrónica: Poner el número que corresponda según se haya creado en el apartado Formatos de factura electrónica’.
Imprimir en papel (S/N): Si pone ‘N’, las facturas no se imprimirán en papel, únicamente se generarán los ficheros correspondientes.
N.I.F. factura electrónica: NIF específico para utilizarlo en las facturas electrónicas. En su defecto se utilizará el NIF que se indique en los datos de la agencia.
Cómo comenzar a trabajar con la facturación electrónica en Noray Hotel
Generación y envío de ficheros de facturación electrónica:
Se generan automáticamente al imprimir las facturas (individuales, agrupadas y prefacturación si procede), tanto si es la primera impresión como si se vuelven a imprimir durante el día.
La reimpresión de facturas desde la gestión del pendiente también vuelve a generar los ficheros, utilizando el icono habilitado para ello como muestra la siguiente imagen.
En las facturas rectificativas también se genera fichero y además permite añadir el número de bono correspondiente a la factura original (ver imagen).
Este número se indicará dentro del la cuenta de la reserva.
Cómo se envían los ficheros al turoperador
- Grupo Iberostar, el hotel tiene que entrar en el portal web del turoperador y subir los ficheros de facturación generados por Noray Hotel. El hotel debe dirigirse a Grupo Iberostar para que le informen del proceso y les proporcione las claves de acceso.
- Travelplan, hay que enviar los ficheros por correo electrónico.
- Voxel, el software instalado por esta empresa se encarga de enviar automáticamente los ficheros generados por Noray Hotel. Como ya se indicó anteriormente en el apartado de formato Voxel, los ficheros generados se almacenen temporalmente en un directorio temporal y serán enviados al directorio de destino al hacer el cierre del día en el Hotel.
- Voxel-Webilling –Ellos envían manualmente en una web los ficheros.
Origen de datos de Voxel
Proveedor (datos del Hotel).
Datos de tu establecimiento para la facturación electrónica:
Domicilio, Población, Código Postal.
Cliente (datos de las agencias).
Dentro de cada agencia, Noray Hotel tomará los datos de identificación de la agencia.
Datos de la agencia para la facturación electrónica:
Domicilio, Población, Código Postal, Provincia, NIF/CIF (corto)
NIF Facturación Electrónica en formato extendido está disponible dentro de la configuración de la agencia.
Hasta aquí la primera entrega sobre ‘La facturación electrónica en Noray Hotel’ y cómo activarla en Noray Hotel.
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