Noray Gestión cuenta con un gran abanico de posibilidades a la hora de obtener tus albaranes o facturas. No solamente en cuanto al tipo de documento obtenido, físico o digital, sino también en lo que se refiere a múltiples formatos dentro de la misma empresa para los tiques, albaranes, facturas y presupuestos.
También cuenta con diferentes posibilidades de envío y recepción de documentos de forma electrónica usando estándares ya reconocidos por todos como “Facturae, EDI, etc.”.
Para obtener el máximo partido, te recomendamos tener configurado además de tu posible formato en papel de copia, el formato de la factura en tamaño DIN-A4 o A5, y tener en este la imagen y logo de tu empresa. Para que al generar los documentos los puedas enviar a tus clientes con la imagen y la calidad de tu negocio.
Hacemos ahora en breve recorrido para conocer un poco más estas posibilidades.
Documentos físicos y digitales
En cuanto a los documentos físicos contamos con la posibilidad de imprimir en impresoras matriciales, láser o chorro de tinta, los documentos tales como tiques, albaranes, facturas, presupuesto y pedidos de clientes o proveedores.
En el caso de usar impresora láser o de chorro de tinta, aconsejamos tener configurado el formato en DIN-A4 o A5, incluyendo en este, el dibujo de la factura y tu logo empresarial.
Un ejemplo de un tique y una factura impresa en DIN-A4 puede ser estos.
El proceso de facturación permite obtener la factura en pantalla, para obtener una visión previa, o imprimir en la impresora o en un documento PDF. Opcionalmente también podemos enviar la factura adjuntada en formato PDF vía e-mail. Para esto debemos tener instalado “Microsoft Outlook”.
Es posible además tener diferentes formatos de impresión, cada uno con su imagen y logo.
Tú puedes seleccionar el modelo de documento a usar en el momento de imprimir el documento. También puedes configurar en la ficha del cliente, el formato que deseas usar por defecto. De esta forma, en el momento de imprimir ya saldrá con el formato apropiado para cada cliente.
Ejemplo: en los casos de facturación simplificada, para clientes que les es suficiente este tipo de formato, puede establecer modelo usar “Factura tipo Ticket” y de esta forma automatizas la impresión de facturas de forma predeterminada. Siempre será posible, para cualquiera de estos clientes, usar un modelo de factura nominativa.
Facturación electrónica con clientes (PDF)
Si usas con ciertos clientes, la funcionalidad “Facturación electrónica”, puedes configurar en cada cliente, la opción de envío de facturas vía email. De esta forma, cada vez que facturas un documento, se registrará en la “Bandeja de salida” junto a los documentos pendientes de enviar del resto de clientes.
Desde la bandeja de salida, podrás realizar envíos masivos de tus documentos de facturación a tus clientes.
En esta imagen puedes la lista de documentos pendientes de enviar y las principales opciones de envío.
Más funcionalidades de facturación electrónica
Usando la facturación electrónica, también puedes usar un abanico de posibilidades, además de poder enviar de forma masiva las facturas por e-mail.
- Podremos imprimir de forma masiva los albaranes y/o facturas en PDF.
- Configurar el nombre del fichero en PDF (personalización).
- Opcionalmente firmar digitalmente los documentos generados: Firma digital en documentos PDF.
- Enviar de forma masiva las facturas en PDF por e-mail desde la bandeja de salida y consultar el histórico de envíos. Cancelar envío o reenviar.
- Personalización del texto del email donde se incluyen facturas para tus clientes.
- Automatización de acciones complementarias al imprimir el albarán y/o las facturas según clientes.
- Facturación EDI. Dispones también de la opción de transacciones EDI según la estructura de datos “INVOIC D93A”, la cual te permite:
- Recepción de pedidos de clientes
- Envío de facturas
- Recepción de Notas de abono
- Recepción de compras
- Facturación electrónica desde la plataforma (VOXEL)
- Envío de facturas en formato “E Billing” y “Web Billing”
- Envío de facturas a los organismos públicos desde la plataforma FACE
- Según el formato “Facturae 3.2.2 XML”
Mi opinión sobre todos estos sistemas de facturación
Todas estas funcionalidades y opciones que te he explicado están gestionadas por Noray Gestión, que es el software que he puesto en marcha en cientos de clientes en estos últimos años.
Son funcionalidades que se han incluido con el paso del tiempo y la evolución natural de las necesidades de todas estas empresas, como has podido ver, son funcionalidades que puede necesitar cualquier pyme y que por tanto tu software de gestión debería también tener.
Poco a poco las empresas han ido eliminando el uso del papel para su facturación y han abierto sus puertas a nuevas funciones que han supuesto una verdadera transformación digital de sus negocios, ha llegado para quedarse, y aunque sigo encontrando empresas que aún necesitan usar facturas preimpresas, en varios colores: blanco (primera copia es original), rosa (segunda copia, para el cliente) y amarillo (tercera copia para archivar). Lo que está claro es que aún está disponible en Noray Gestión, pero siempre hay una manera de transformar este sistema mas tradicional en una facturación digital.
