Tanto si nos dedicamos a la asesoría laboral como si contamos en la empresa con nuestro propio departamento de recursos humanos, un buen software de gestión de nóminas resulta fundamental para facilitarnos la tarea. En principio podría parecer que todas las soluciones laborales son iguales, ¿o no? ¿Cómo saber cuál es el software que nos conviene?
El sistema de nóminas reviste especial importancia, ya que el control de las tareas relacionadas con el pago de los empleados y la relación con la Seguridad Social permitirá cumplir eficaz y puntualmente con las obligaciones laborales de las empresas en lo relacionado con su mano de obra.
Aunque pudiera parecer que emitir unas cuantas nóminas y notificar las oportunas cotizaciones a la Seguridad Social es una tarea sencilla, la realidad es que actualmente esto pasa indiscutiblemente por la implementación de un software de calidad, no tanto por la posible complejidad de los cálculos sino porque la automatización facilita enormemente la gestión y la emisión de notificaciones a la Seguridad Social en tiempo y forma.
A la hora de decidirnos por un software en concreto no debemos caer en el error de guiarnos simplemente por el precio o por ofertas gancho, ni por recomendaciones de amigos o parientes. Cada empresa es un mundo y la gestión de nóminas es un asunto serio y complejo que requiere un análisis profundo y sopesar detenidamente los pros y los contras de cada solución. Lo ideal es contar con un software flexible, que se adapte a las particularidades de nuestra empresa. En el caso de las asesorías laborales deberá tenerse en cuenta otros aspectos como por ejemplo el número de licencias o el amplio espectro de regímenes y cuentas de cotización y el modo en que las gestiona.
También es importante que el interfaz sea simple, amigable e intuitiva: un entorno árido nos dificultará el trabajo diario, pero, sobre todo, aumentará considerablemente el tiempo que tardaremos en automatizarlo y en adoptar la herramienta como propia.
Pero la realidad es que la clave para elegir un buen software de nóminas está en la flexibilidad de la herramienta y su capacidad de adaptación a los cambios en la normativa. De nada nos servirá tener el software más potente si tarda meses en actualizarse y todo lo que ahorremos instalando una opción más barata podemos perderlo por la misma razón. Sirvan como ejemplo novedades recientes en materia laboral, como los ficheros CRA o el temido Sistema de Liquidación Directa (Cret@). Un buen software debe ser capaz de incorporar de forma ágil estas nuevas funcionalidades y adaptarse a los cambios sin generar el más mínimo problema al usuario.
Por tanto, la actualización inmediata y la compatibilidad son dos factores que deberían resultar determinantes a la hora de tomar la decisión. Si la actualización del software es imperceptible y no requiere de un reciclaje en el uso por nuestra parte mejor que mejor.
Finalmente (aunque lo hayamos dejado para el final, no por ello es menos importante) nos aseguraremos de que la calidad del servicio técnico o de atención al cliente de la empresa proveedora del software sea de primera categoría. Este constituye otro valor diferencial en la elección de una buena solución de nóminas: nos evitará más de un quebradero de cabeza y nos ahorrará horas de trabajo.
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Imagen: Fotolia
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