trazabilidad

La importancia de la trazabilidad en la pyme

Lo primero que nos viene a la cabeza cuando oímos el término “trazabilidad” es una larga cadena de producción, suministros, distribuciones… siempre asociado al seguimiento pormenorizado de los procesos productivos. Pero ¿es posible aplicar este nivel de seguimiento a otro tipo de procesos en cualquier tipo de empresa?

La respuesta es clara: no sólo es posible, sino que es muy recomendable. El control de los procesos laborales nos aportará ventajas indiscutibles no sólo en lo que se refiere al incremento de la productividad del personal, sino también en la gestión de errores y en su corrección.

De la misma manera que para obtener la trazabilidad de un producto hay que ir registrando los pasos que deja mientras avanza a lo largo de la cadena, la trazabilidad de los procesos documentales también consta de una serie de registros que nos permiten ver las diferentes fases que sigue cualquier tarea y quién fue el encargado de realizarla.

Para ello es necesario implantar una metodología de trabajo en la que cada trabajador disponga de un nombre de usuario y contraseña y este usuario sea utilizado única y exclusivamente por esa persona.

Este procedimiento es muy habitual en caso de que la empresa cuente con un ERP como sistema de gestión pues el trabajador siempre accederá con su usuario, absolutamente personalizado, que estará asociado a determinados módulos y/o áreas de trabajo específicos. Si tu pyme cuenta con un ERP los trabajadores ya estarán familiarizados con esta metodología y no les parecerá extraña.

Un ejemplo claro de trazabilidad en este tipo de procesos documentales lo encontramos en aplicaciones de trabajo colaborativo en la nube (como las que ofrece Google Docs), con las que es posible conocer quién hizo el último cambio en un documento, cuándo se realizó, e incluso volver atrás y ver la última versión antes de este cambio. Esto, aplicado a los procesos de una pyme, nos proporciona múltiples ventajas, aunque yo destacaría dos por encima del resto:

  • Podemos conocer, paso a paso, la gestión de cualquier documento o factura y quiénes han estado implicados en la tarea, de manera que reduciremos el tiempo empleado en solucionar cualquier error.
  • Podremos establecer diferentes niveles de acceso y modificación del documento, de manera que sólo pueda editarlo o simplemente imprimirlo quien esté autorizado, lo que supondrá también un ahorro de tiempo y la minimización de errores.

 

Para la correcta implantación de una metodología de trabajo de este tipo es absolutamente imprescindible que cada empleado disponga de un acceso personal e intransferible: si todos los trabajadores utilizan un mismo usuario o si todos conocen las contraseñas de sus compañeros se hace casi imposible realizar un seguimiento de los procesos o determinar quién ha generado un presupuesto, quién ha modificado una factura o quién ha tramitado una solicitud a un proveedor. En este escenario, establecer niveles distintos de acceso tampoco serviría de nada.

En nuestra experiencia, una vez descartada la dificultad (el procedimiento por lo general es sencillo de implantar) el principal escollo a salvar a la hora de establecer usuarios y contraseñas personalizadas e intransferibles en la empresa es el de informar y motivar convenientemente al personal. Es importante, en este punto, mentalizar al trabajador de que no se trata de una medida inquisitoria y que su implantación no está motivada por la desconfianza, sino por la necesidad de realizar un seguimiento que nos permita garantizar la calidad del proceso.

La aplicación de controles de acceso mediante usuario y contraseña es una manera de salvaguardar su trabajo y de facilitar la corrección en caso necesario y, por qué no, también de dirimir las posibles responsabilidades.

 

Microsoft Dynamics

 

Imagen: Fotolia

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Sebastián Gómez
sgomez@noray.com