28 Oct Activando un nuevo PMS hotelero: Dirección

 

Storytelling: Así es como Mark, de la dirección de un establecimiento hotelero, ha cambiado la manera de gestionar y de supervisar el negocio.

Quiero presentarte a Mark, es el director del establecimiento donde estamos activando el nuevo PMS. En su larga experiencia ha podido conocer y usar muchos tipos de PMS y es consciente, de toda la evolución que ha experimentado el software PMS para establecimientos hoteleros en los últimos años. Ha dirigido varios establecimientos independientes y en ocasiones, establecimientos que forman parte de una cadena hotelera. Cuando nos encontramos con este tipo de perfiles profesionales, ya sabemos que será un candidato que sacará todo el jugo a nuestro PMS y por supuesto del que también vamos a aprender por su experiencia.

Ha trabajado de diferentes formas, unas más tradicionales donde se reporta todos los días información a la dirección en soporte físico, y otros establecimientos donde los cuadros de mandos forman un papel importante en la gestión del análisis del negocio y de la producción.

En mi primera reunión con Mark, nuestro primer contacto, su primera pregunta fue relativa a todos los procesos y comunicaciones que se podían automatizar: ¿Qué hay en el nuevo PMS que me permita automatizar las tareas diarias que debo gestionar? ¿Y cómo de fácil es el acceso a la información desde mi visión global de director?

Está claro que Mark quería aplicar toda la transformación digital posible, para automatizar procesos, y dedicar así a todo su personal, a realizar las tareas que aportan más valor al negocio.

El autodiagnóstico de transformación digital

En este caso, como en nuestro equipo, con toda la experiencia acumulada de tantos años trabajando con establecimientos hoteleros, habíamos desarrollado un Autodiagnóstico de transformación digital online, donde analizábamos diez puntos claves de un establecimiento. Entonces fue cuando le propusimos a Mark realizar nuestro diagnóstico, indicándole que una vez realizado, recibiría un email con la puntuación de su hotel (nivel de transformación digital) y con opción a que nuestro equipo de consultoría se reuniera online con él, para descubrir los puntos a mejorar.

Si tú, lector, también estás interesado en realizar nuestro diagnóstico de transformación digital, tengo que decirte que es una herramienta que aún está activa y que puedes acceder al diagnóstico desde el siguiente enlace tal y como hizo Mark: Realizar diagnóstico de transformación digital ahora.

Continuamos con el proceso de activación del nuevo PMS

Estábamos poniendo en marcha el nuevo PMS en su establecimiento, y nos reunimos con los responsables de cada departamento para conocer sus necesidades, poder detectar sus puntos de dolor, sus carencias, sus metas y poder así, asesorarles en la mejor forma de usar el nuevo PMS en su establecimiento. A lo que más damos valor, es a la escucha activa, conocer lo que cada establecimiento, cada gestor, cada líder desea hacer, es muy importante para que nuestras recomendaciones aporten el mayor valor posible.

Sus necesidades habituales

Comienzo siempre preguntando la forma de trabajar actual y conociendo todo aquello que necesita para su día a día, de esta forma puedo luego ayudarle y asesorarle mejor.

Mark, ¿Cómo organizas el trabajo de tu equipo? ¿Y qué necesitas para poder trabajar de forma eficaz?

Esta fue su respuesta: “Básicamente los datos y análisis que necesito gestionar diariamente son los siguientes:

• Análisis de la información que se está generando diariamente.
• Coordinación y evolución de ventas con departamento comercial y reservas.
• Coordinación con el día a día en el hotel, con el departamento de recepción. Recibir informes diarios de producción y los principales KPI del negocio.
• Análisis de las quejas y reclamaciones de los huéspedes.
• Seguimiento del presupuesto de gastos e ingresos del establecimiento.

Mark, ¿Y qué haces cuando necesitas un dato de un determinado departamento? ¿Lo solicitas o accedes a él directamente?

Su respuesta fue: “Normalmente lo solicito, es complicado acceder a datos de otros departamentos, no están a mi alcance de forma sencilla y termino antes solicitándolo.”

¿Cómo podemos ayudarte a tomar el control de tu establecimiento y a mejorar tus resultados?

Una vez que ya conocemos con más detalles las funciones y necesidades que gestionas, ya podemos realizar nuestras recomendaciones y sugerencias y mostrarte así, cómo usando la última tecnología puedes mejorar el desempeño de tus funciones y coordinar de forma eficaz el reparto de tareas de tu equipo.

Mark, nuestra propuesta es la siguiente, con la activación del nuevo PMS en tu establecimiento, dispones de una solución todo en uno. Dentro del nuevo PMS que estamos poniendo en marcha en tu establecimiento, toda la información está compartida y disponible para trabajar en equipo sobre una misma base de datos. Usaremos por tanto la información de otros departamentos importantes para la Dirección y vamos a mostrarte cómo hacer que el nuevo PMS te ayude a mejorar tu trabajo. Estas son las funciones que destacamos para ti:

Funciones destacadas para Dirección

A continuación, Mark, vamos a explicarte las funciones que destacamos usar en tu departamento, quédate con el concepto general de cada una de ellas, porque luego vas a poder aprender más con un vídeo que hemos preparado para ti, sobre cada una de las funciones.

Acceder a todos los datos del establecimiento desde una visión centralizada: análisis fácil para una toma de decisiones seguras

Como dirección del establecimiento, podrás acceder a todos los datos relevantes de los principales departamentos, permitiendo analizar, medir y tomar decisiones desde un punto centralizado.

Puedes dirigir el establecimiento desde el rol de dirección accediendo a todos los datos relevantes de los distintos departamentos, tanto dentro como fuera del hotel, ya que puedes acceder desde distintos terminales (ordenador de oficina, tablet o smartphone).

La idea es que puedas acceder a datos optimizados y resumidos con los que poder analizar la situación del negocio, que puedas navegar por la información hasta llegar a su máximo detalle, también hemos preparado datos en formato gráfico y seguimiento de tus principales KPI’s.

La dirección también debe prestar especial atención al presupuesto del hotel, a la cuenta de resultados, la tesorería y disponer en todo momento información en tiempo real del flujo de caja. Por ello dispones desde tu rol de acceso a la información contable y financiera.

En el siguiente vídeo, te damos la oportunidad de que puedas conocer las principales funciones del rol de dirección y cómo sacar el mayor partido.

Todo el inventario de rooms nights y su evolución: con esta funcionalidad, vas a obtener una información en formato sencillo y dinámico, para ser más productivo

En este caso, Mark, te mostramos una funcionalidad para que puedas acceder al control y supervisión de toda la distribución hotelera a través de la ocupación y la disponibilidad, permitiendo la toma de decisiones con el análisis simple del inventario siempre actualizado.

Necesitarás distintas perspectivas para gestionar y analizar la ocupación y disponibilidad, esto será posible usando distintos planning, permitiendo que puedas navegar por la información agrupada hasta llegar al detalle.

Solemos aconsejar a la dirección, usar dentro de nuestro ERP Hotelero los siguientes planning: planning por tipos de habitación, planning de cupos o el planning Pickup/ADR.

Ahora te toca conocer cómo controlas y supervisas la ocupación, para ello consulta el siguiente vídeo que hemos preparado para ti.

Análisis estadísticos en forma digital de clientes, ocupación y disponibilidad: esta funcionalidad te aporta capacidad de análisis a través de la transformación digital de informes dinámicos.

Para comprender mejor el valor de esta funcionalidad, te pregunto Mark: ¿Qué es un informe tradicional y cuánto tiempo está vigente?  Piénsalo, cuando has pedido un informe a un departamento, y te entregan un informe impreso para tu análisis. Una vez que un informe es emitido en un formato físico, comienza a funcionar el reloj de la obsolescencia y los datos que contiene dicho informe dejarán de estar vigentes en poco tiempo.

Dentro de nuestra propuesta de transformación digital para establecimientos hoteleros, ofrecemos a la dirección realizar el análisis estadístico de clientes, de la ocupación y de la disponibilidad en formato digital, a través de filtros y sabiendo que siempre el informe está actualizado en tiempo real. También ofrecemos hacer uso de otras herramientas como Microsoft Excel, donde podrás exportar tus informes digitales y continuar analizando la información, maximizando así el análisis con infinitas posibilidades.

Para que puedas ver cómo funcionan todos estos informes para tus análisis diarios, y aprender a usarlos, te proponemos que consultes el siguiente video donde te explicamos cómo usar esta funcionalidad.

Analizar y estudiar el negocio a través de cuadros de mandos: esta funcionalidad aporta innovación y crecimiento, analizando con tecnología Business Intelligence.

Esta es la funcionalidad, Mark, que todo establecimiento debe tener y te anuncio que es una de las más valoradas por la dirección de establecimientos hoteleros. Tanto por la parte visual como la parte técnica y capacidad de análisis.

Te va a permitir controlar y dirigir el negocio a través de la inteligencia de negocio (Business Intelligence), realizando análisis a través de cuadros de mando accesibles, desde cualquier lugar y dispositivo (podrás acceder tanto desde el PC de tu despacho, como desde tablet o smartphone).

Las principales características que la dirección podrá usar serán:

• Cuadros de mandos interactivos con distintos niveles de profundidad
• Filtros y segmentación combinable
• Análisis sugerido sobre variaciones en datos con múltiples factores
• Alertas personalizadas para seguimiento de indicadores hoteleros y su variación
• Informes rápidos y fácilmente compartibles con la organización (email/WhatsApp/etc.)

Por ejemplo, en nuestra propuesta de BI para nuestro PMS, entregamos a la dirección cuadros de mandos para gestionar departamentos tales como dirección de marketing, dirección comercial, dirección financiera o dirección de compras.

Con esta integración de los datos de tu PMS con una plataforma de Business Intelligence, como es Power BI de Microsoft, analizas la información de tu PMS usando inteligencia empresarial y la última tecnología.

Déjate sorprender, consultando el siguiente vídeo donde te mostramos en unos pocos minutos, cómo usar los cuadros de mandos del nuevo PMS, con Power BI de Microsoft:

Control y supervisión del estado financiero: con esta funcionalidad obtendrás el control financiero, usando la última tecnología, para tomar decisiones seguras.

Mark, con esta última funcionalidad, tu nuevo PMS debe permitirte analizar las finanzas de tu establecimiento, supervisando el estado financiero con la garantía de un control inmediato y accesible de todos los datos.

Desde el rol de dirección, debes poder acceder directamente a los distintos elementos financieros como pueden ser:

• El presupuesto de tu establecimiento y su seguimiento.
• Acceso a informes a través de los esquemas de cuentas. Por ejemplo, el informe GOP (cuenta de resultado hotelera).
• Análisis de ventas.
• Análisis de tesorería.

La dirección tendrá el control constante del establecimiento, analizando los estados financieros, supervisando las finanzas y tomando decisiones seguras y anticipadas en función de la evolución de distintos KPI.

Como ejemplo, te proponemos que consultes cómo accede la dirección, desde su rol de trabajo a las finanzas del establecimiento, dentro de tu nuevo PMS.

Otras funciones generales para Dirección

En el nuevo PMS hay mucho más para el departamento de Dirección, a continuación, Mark, te comentamos algunas de ellas y que tienes disponible dentro de tu rol de trabajo.

Podrás gestionar funcionalidades tales como:

Seguimiento de Quejas y Reclamaciones: en esta función se registrarán todas las quejas, reclamaciones o sugerencias con tus huéspedes. Los principales departamentos del hotel tienen acceso a ello y con esta función tú podrás supervisar y realizar seguimientos.

Programación automática de informes diarios: todos aquellos informes del nuevo PMS que necesites consultar diariamente, puedes fácilmente programar para que se generen y tenerlos disponibles en la bandeja de informes de tu rol de trabajo.

Informe de dirección: cada noche, después de realizar el cierre del día, tu nuevo PMS, generará para ti, un informe de dirección en formato hoja de cálculo, con el que tendrás en modo resumido y detallado en distintas pestañas los datos más relevantes de tu establecimiento comparado con el ejercicio anterior (ocupación y disponibilidad, facturación, restaurantes, estado de los cobros de clientes, etc.)

Configuración personalizada de tu rol de usuario: te debe permitir añadir a tu rol de trabajo todas aquellas funciones, listas o informes que necesites tener a mano en todo momento.

Análisis por dimensiones: esta es una propiedad que permite tu nuevo PMS y mientras la información se está generando y registrando, también se está generando información resumida por las dimensiones que necesites (departamentos, canales de venta, mercado de la reserva, etc.)

KPI hoteleros: en tu rol de trabajo dispones siempre actualizados los principales KPI hoteleros (ADR, Revpar, % ocupación, ingresos, etc.) y también pilas con datos acumulados con llegadas, salidas, etc.

Mi consejo final para Dirección

Como has podido ver Mark, tu nuevo PMS con todas las funciones descritas, te estará ayudando en la mayor parte de tus día a día. A través de una transformación digital de procesos, aquellas funciones que tú hacías de forma manual, usando hojas de cálculo (Microsoft Excel) y diversas herramientas, ahora puedes gestionarlas desde tu propio rol de trabajo.

Es una nueva forma de trabajar y de apostar por un trabajo más eficiente, donde todo queda registrado y luego podrás analizarlo y medir las interacciones de tú departamento y de todo el negocio.

En aquellos datos relevantes podrás activar auditoría, y en ese caso tu PMS generará un registro de todo el personal que accede a consultar, modificar o anular dichos registros, un ejemplo práctico donde activar este control es en el registro de reservas.

Te recordamos que puedes usar tu tablet para acceder a tu rol de trabajo, en aquellas funciones que necesites moverte dentro de tu establecimiento. Teniendo siempre la información para la toma de decisiones, al alcance de la mano.

El nuevo PMS hotelero está en constante crecimiento y actualización, debido a que es un sector de constante cambio y crecimiento, te recomendamos que siempre tu sistema disponga de la última versión disponible.

Usamos la tecnología de Microsoft Business Central y como partners de Microsoft tendrás disponible todos los avances tecnológicos al alcance de tu mano.

Para terminar, si has llegado hasta este punto de esta publicación, de este storytelling en la que te hablo de transformación, del uso de la tecnología como aliada para hacer más fácil, productivo y simple el trabajo en el departamento de Alimentación y bebidas, me gustaría conocer tu opinión:

¿Te ha servido de ayuda?

¿Tienes ya algunas de estas propuestas en tu establecimiento?

¿Deseas ponerlas en marcha?

Puedes dejarme tus comentarios al pie de esta publicación. Estaré encantado de responder a tus preguntas y conocer qué nivel de transformación has alcanzado en tu establecimiento.

En este año 2021, tal y como estamos viendo ya, se está produciendo un reinicio de la actividad hotelera, y en línea con nuestra misión empresarial, con la que ayudamos a los establecimientos hoteleros a tomar el control de su negocio y a mejorar resultados con ayuda de la última tecnología, te propongo dedicar unos minutos a conocer más detalles o a preguntarme lo que necesites.

Aquí tienes un enlace donde podrás agendar una reunión conmigo, consulta mi disponibilidad y reservar tú mismo unos minutos y hablamos. Quiero saber más