En la era digital, que avanza en forma desmedida, cada segundo una empresa adquiere equipos tecnológicos de última tecnología, asegurándose a su negocio mejorar sus procesos (automatización) y guardar un gran volumen e información vital para la empresa.
Sin embargo, un buen ordenador no garantiza ser infalible ante fallos que pueden desencadenar una pérdida de información llevando al negocio a la ruina. Tal es el caso de fallos eléctricos, virus, desastres naturales, robos y muchas otras que se escapan a pesar de contar con un equipo experto en tecnología.
Casi como el ABC, es necesario saber lo importante que es tener un respaldo de la información o copia de seguridad (backup), pero en el día a día se olvida o no se organiza de tal manera que nadie asume la responsabilidad. Definitivamente no somos conscientes de lo vital que es tener una copia de seguridad hasta que ocurre un fallo y se pierde toda la información.
La información es el activo más preciado de una organización, pero tener un respaldo de la misma, pasa muchas veces a un segundo plano. No obstante, realizarlas no sólo es una necesidad sino también es una obligación proteger su información, establecida en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), quien además sanciona con multas elevadas según las consecuencias de la pérdida de información. Aunado a esto, una pérdida total puede acarrear el cierre definitivo de las operaciones de la empresa.
El reglamento exige una serie de requerimientos para realizar las copias de seguridad (backup), además de acuerdo al volumen de la información, más que hacer las copias de seguridad (backup) en un CD u otro dispositivo de almacenamiento, se requiera aplicar ciertas herramientas propias para la realización de las mismas, que doten a la empresa de una buena Infraestructura tecnológica y una buena gestión de copias de seguridad (backup).
El conjunto de datos vitales para la Empresa tales como: facturación electrónica, contratos, contabilidad, correos, contactos de negocio, información sobre Marketing, son más fáciles de recuperar que comenzar de cero.
Tareas para la realización de Copias de seguridad (backup)
Determinar cuál es el conjunto de datos a resguardar: Es importante realizar un análisis de cuál es la información vital para el negocio, no toda es importante, por lo que debe clasificarse para no perder tiempo ni espacio con datos que no son necesarios. Además, verificar que los datos no estén corrompidos, es decir, incompletos o dañados.
Dentro de este proceso es fundamental asignar la responsabilidad de quién hará cada fase del proceso. De esta manera, cada quien sabe lo que debe hacer y se haga de forma correcta. Se recomienda, si la empresa maneja un gran volumen de información, contar con un sistema automatizado de Copias de seguridad (backup), ya que son tareas que suelen olvidarse por la cantidad de trabajo, pero siempre debe haber una persona que se encargue de supervisar este proceso automático de copias de seguridad (backup).
Guardar la información cifrada en varios sitios: Esta tarea consiste en seleccionar uno o varios soportes de almacenamiento para las copias de seguridad (backup), que puede ser: cintas, discos duros externos, almacenamiento en la nube. Considerando para esta elección: el presupuesto a invertir y la fiabilidad del soporte.
Otro aspecto a tomar en cuenta es realizar varias copias y guardarlas en sitios diferentes para que ante una situación de desastre natural, robo, borrado accidental, pueda recuperarse al menos una copia. Evitar guardarlas en los mismos servidores, debe externalizarse.
También existen otras herramientas que se utilizan específicamente para salvaguardar copias de seguridad (backup), que dependiendo el volumen de información representan un alto coste para la empresa.
Realizar pruebas de restauración de copias de seguridad (backup) periódicamente: Una vez que se ha realizado una copia de seguridad de los datos correctos, con la frecuencia requerida según la modificación de la información y almacenada en soportes confiables y distintos, se debe comprobar de que si funcionan, a esta tarea se conoce como pruebas de restauración.
Es una simulación de pérdida de datos donde se activa el proceso de recuperación y verificar que sí funcionan y que la Empresa vuelve a la normalidad. También es recomendable realizar estas simulaciones más seguidas con los datos de mayor relevancia, para comprobar su correcto funcionamiento. Es importante señalar que esto está previsto en la normativa, incluso realizar auditorías para supervisar su cumplimiento, dependiendo de la naturaleza de la Empresa.
Realizar un Manual de procedimientos: Que regule el proceso para realizar copias de seguridad (backup) y su mantenimiento, detallar por escrito las tareas, funciones, tiempos y responsables.
¿Conviene una Copia Manual o Programada?
Existen empresas que dejan esta responsabilidad a cada departamento, realizar una copia de seguridad manual a demanda y supervisada de los datos manejados en dichos departamentos. Esta práctica puede ser perjudicial para la empresa, en primer lugar porque no se tiene un control de las copias de seguridad (backup) realizadas, si el encargado de realizarlas se ausenta, será un día que no se hará el respaldo.
Cuando las copias de seguridad (backup) son programadas, se hace a través de un equipo remoto, que carece de supervisión, ya que se confía un 100% en sus tareas. Pero, pueden estar ocurriendo fallos que lleven a la pérdida de datos o en el peor de los casos que deje de hacer los respaldos, suele ocurrir cuando falla la conexión de Internet.
Por lo que se recomienda fusionar estos dos procedimientos: Realizar copias de seguridad (backup) programadas con supervisión.
Resumiendo, las copias de seguridad (backup) son necesarias para proteger la información y recuperarla ante cualquier eventualidad. Perder la información, aunque sea un día puede generar problemas y conllevar a pérdidas económicas a la empresa, tanto por el cese de sus operaciones como por pérdidas generadas para la recuperación del vacío de información.
Es importante automatizar el proceso, ya que el factor humano siempre tiene un margen de error, pero contando siempre con supervisión y control, la tarea se realizará con éxito
Cuando la empresa y por ende el volumen de informaciones grande, se recomienda un equipo de personal especializado en sistemas y tareas de copias de seguridad (backup), que intervengan en todos los departamentos, manejen la automatización del proceso. Aunque suene paranoico, realice respaldo y establezca estrategias de protección y resguardo para las copias de seguridad (backup), ya que es posible que estas copias fallen o los soportes utilizados se dañen.
Conscientes de la Importancia de tener copias de seguridad (backup) y cuáles tareas deben realizarse para que sean óptimas, es importante también, tomar medidas preventivas, como por ejemplo: proteger los equipos contra fallos eléctricas, mantener antivirus actualizados y sus respectivas bases de datos de virus, actualizar el sistema operativo, activar firewall, no abrir o descargar archivos de procedencia desconocida, particionar los discos de almacenamiento, entre otros que protejan el hardware y el software, de nuestra empresa.
¡Protege tu información, así proteges a tu Empresa!
