18 Jun Como configurar la contabilización en un economato
El economato es uno de los departamentos más importante dentro de un hotel, ya que desempeña la función de almacén, así como del control de existencias según los consumos mensuales.
Los responsables del economato se encargan de mantener las existencias óptimas, controlar los productos perecederos, y realizar la reposición de estos. Para ello, se realiza una contabilización en el economato y un control exhaustivo de todos los productos que entran y salen, así como de su localización. Se realizan inventarios mensuales de existencias, calculando los consumos y controlando las desviaciones con respecto a lo previsto.
Así mismo, para el departamento contable del hotel, es importante mantener el control de compras y gastos. Para facilitar este control debemos configurar adecuadamente la contabilización de las compras, los traspasos entre almacenes y los gastos.
Noray Gestion, además de ser una potente herramienta para el control de existencias, ventas y compras en un comercio habitual, permite el control del economato para un establecimiento hotelero. Y dispone de todos los procesos e informes para su control. Veamos cómo configurar el economato en Noray Gestion.
Configuramos primero los almacenes y las familias
Primero debemos saber que en Noray Gestion los códigos de los productos tienen en sus primeras posiciones los dígitos distintivos de las familias. Por ejemplo, si tenemos familias de 3 dígitos y códigos de productos de 6 dígitos totales el código de un producto quedaría así.
101001 COCA COLA LATA 33 CL
101002 COCA COLA BOTELLA 2 L
Donde:
– 1 corresponde a la familia.
– 01 corresponde a la subfamilia.
– 001, 002 corresponde al código del producto dentro de la familia 101.
Sabiendo esto y para facilitar el control y una correcta contabilización, se recomienda la siguiente configuración de las familias y de departamentos.
Familias (*) Departamentos (*)
1 BEBIDAS 001 Economato
101 REFRESCOS 002 Bar hall
102 VINOS 003 Bar piscina
2 COMIDAS 004 …
201 FRUTAS 005 Servicio técnico
202 CARNES
3 LIMPIEZA
4 SERVICIO TÉCNICO
5 VARIOS
(*) Para crear los diferentes almacenes acceder al apartado “1 Ficheros”, 1 Almacenes”. (*) Para crear las familias debemos acceder al apartado “1 Ficheros”, “2 Familias”.
Configuremos ahora el tipo de contabilización
Noray Gestión permite 3 tipos de contabilización de compras, “General”, “por Almacenes”, y “por Familias”.
Para determinar el tipo, debemos acceder al apartado “6 Cierres y utilidades”, “3 Configuración de empresa”, “1 Parámetros de empresa”, y dentro de este en la pestaña “Contabilidad”, “Compras”.
Para llevar la contabilización de las compras de un comercio habitual, configuraremos los parámetros de empresa de la siguiente forma. Usaremos el tipo “General”.
Para un establecimiento hotelero, podemos configurar la contabilización de las compras y traspasos por “almacenes” o “familias”.
Si nos decidiéramos por “almacenes” no tendríamos el desglose contable por familias de productos. Y se tomarán las cuentas de cargo de las compras definidas en el fichero de almacenes.
El máximo detalle contable lo podemos conseguir configurando la contabilización por “Familias”. Y se tomarán las cuentas de cargo de las compras definidas en el fichero de familias. Esto evidentemente nos da más detalle.
Una vez hayamos configurado el “Tipo de contabilización por familias”, debemos configurar las cuentas en el apartado “1 Ficheros”, “2 Familias”, pestaña “Contabilidad” de la forma siguiente.
| 60100002 | Consumo bebidas Bar hall |
| 60100003 | Consumo bebidas Bar piscina |
| 60200002 | Consumo comidas Bar hall |
| 60200003 | Consumo comidas Bar piscina |
| 60300002 | Consumo limpieza Bar hall |
| 60300003 | Consumo limpieza Bar piscina |
Donde:
1 corresponde a la familia.
“DDD” es el departamento. 001, 002, 003
La contabilización en el economato
La forma más habitual de realizar la contabilización en el economato es cargar las compras al grupo 3 y llevar en el grupo 6 el consumo mensual.
El proceso de contabilización generará en Noray Contabilidad un asiento con el siguiente desglose.
Estos apuntes contables se realizan al contabilizar compras, contabilizar traspasos entre almacenes o al realizar el cierre de mes, contabilizándose los consumos producidos durante el mes y registrados en la cuenta del grupo 6.
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En próximos post continuaremos hablando sobre las funcionalidades, prestaciones y usos de Noray Gestión y Noray Contabilidad.
