Cash Flow Management en la práctica: optimiza la gestión del cash-flow diario en hoteles
En un hotel, controlar el dinero que entra y sale cada día es tan importante como llenar habitaciones. Una correcta gestión de tesorería es clave porque el sector hotelero tiene una realidad muy particular: estacionalidad, cobros que llegan tarde (sobre todo de OTA y TTOO), anticipos, pasarelas de pago, TPVs, remesas SEPA, pagos a proveedores y nóminas que no esperan.
Índice de contenidos
En este contexto, el cash flow management se convierte en una pieza esencial de la dirección financiera, ya que permite anticiparse a tensiones de liquidez y tomar decisiones basadas en un presupuesto contable realista y alineado con la operativa diaria.
Por eso, entender qué es el cash flow, cómo funciona el cash flow de una empresa hotelera y cómo gestionarlo de forma práctica es fundamental para evitar sustos de liquidez.
¿Qué es el cash flow en un hotel y por qué importa?
El cash flow es simplemente el dinero real que entra y sale del hotel. No hablamos de beneficios contables, sino de dinero disponible en la cuenta bancaria.
Entradas típicas de dinero en un hotel:
- Reservas directas.
- Cobros de OTA/TTOO.
- F&B.
- Eventos y MICE.
- Spa y extras
Salidas típicas:
- Nóminas.
- Proveedores (F&B, lavandería etc.)
- Energía.
- Alquileres.
- Comisiones.
- Impuestos.
Un hotel puede tener mucha ocupación y aun así no tener dinero en caja. ¿Por qué? Porque las OTA pagan tarde, pero los proveedores quieren cobrar ya.
Cash flow económico VS Cash flow financiero:
- Económico: lo que el hotel “genera” según su actividad (por ejemplo, un mes con 90% de ocupación).
- Financiero: el dinero que realmente tienes disponible hoy.
Ejemplo: En agosto llenas el hotel → buen cash flow económico. Pero el TTOO te paga dentro de 30 días → mal cash flow financiero.
Tipos de cash flow que debe vigilar la dirección financiera del hotel
Estos son los diferentes tipos de cash flow con los que podemos trabajar en nuestro día a día:
- Cash flow operativo:
El del día a día: cobros por habitaciones, F&B, eventos… menos pagos operativos. Es el más importante.
- Cash flow de inversión:
Reformas, compra de maquinaria, renovación de mobiliario, etc. Si no se planifica bien, puede dejar la caja temblando.
- Cash flow financiero:
Préstamos, leasing, intereses, líneas de crédito. Aquí se controla la deuda y sus pagos.
En la práctica, entender estos tipos de cash flow solo es el primer paso. Para que la información sea realmente útil, es imprescindible apoyarse en procesos claros y controles que permitan anticipar cobros, ordenar pagos y tener una visión real de la liquidez del hotel en cada momento. En este sentido, una buena gestión de tesorería permite centralizar el control del cash flow, automatizar tareas y tomar decisiones financieras con mayor seguridad, incluso en contextos de alta estacionalidad o presión operativa.
Cómo se calcula el cash flow en la práctica:
La fórmula básica es: Cash flow = Cobros – Pagos
Pero en un hotel hay que organizar bien la información.
Datos necesarios:
– Reservas confirmadas y cuándo se cobrarán.
– Anticipos.
– Comisiones.
– Nóminas.
– Impuestos.
– Pagos a proveedores.
– Préstamos.
– Remesas SEPA.
- Método directo (el más práctico para hoteles):
Consiste en apuntar cobros reales y pagos reales.
- Método indirecto:
El método indirecto es una forma de calcular el cash flow a partir de la contabilidad, no de los movimientos reales del banco.
Se usa sobre todo para informes mensuales, porque parte del resultado contable del hotel (el beneficio o pérdida del mes) y lo convierte en dinero real disponible.
El método indirecto tiene 3 pasos:
- Empiezas con el resultado del mes (beneficio o pérdida).
- Le sumas las amortizaciones. ¿Por qué se suman? Porque las amortizaciones no son dinero que sale, son solo un ajuste contable.
- Ajustas los cambios en clientes, proveedores y stock
Aquí está la parte clave. Se analiza si el dinero está:
- Pendiente de cobrar (clientes).
- Pendiente de pagar (proveedores).
- Invertido en stock (almacén F&B, amenities, etc.).
Gestión diaria de cash-flow
Una forma muy práctica es hacer un Daily Cash Huddle:
- Ver qué cobros entran mañana, en 7 días y en 30 días.
- Conciliar TPV y pasarelas.
- Revisar clientes/agencias que deben dinero.
- Ver qué pagos son urgentes.
- Comprobar si algún centro de coste está por debajo del saldo mínimo.
Gestión semanal y mensual
Para la gestión semanal y mensual es recomendable analizar:
- Forecast de 13 semanas.
- Calendario de impuestos.
- Nóminas.
- Negociación de plazos con proveedores.
- Comparar lo previsto con lo real.
Del cash-flow al presupuesto contable
El presupuesto contable dice cuánto vas a ingresar y gastar. El cash flow dice cuándo entra y sale el dinero.
Ejemplo: el presupuesto indica que en julio tendrás un 85 % de ocupación, pero el cash flow debe reflejar cuándo se van a cobrar realmente esas reservas. Por eso, trabajar con un presupuesto contable bien estructurado —que permita introducir previsiones, ajustarlas a lo largo del año y analizar desviaciones entre lo previsto y lo real— es clave para anticiparse a tensiones de liquidez y mantener el control financiero del hotel.
Rol de la dirección financiera
La dirección financiera se encarga de:
- Definir políticas de cobro.
- Controlar límites de crédito a agencias.
- Hacer escenarios de liquidez.
- Preparar informes semanales y mensuales.
- Decidir sobre inversiones y deuda.
- Coordinarse con operaciones y revenue
Su misión es clara: que nunca falte dinero para operar. Para lograrlo, es clave contar con una dirección financiera apoyada en información fiable y en tiempo real, con acceso a informes financieros, control de tesorería y una gestión clara de las cuentas a pagar y a cobrar, que facilite la toma de decisiones y reduzca riesgos de liquidez.
Cómo ayuda un PMS con contabilidad y tesorería integradas
Un PMS con contabilidad y tesorería integradas permite:
- Tener un único dato fiable.
- Conciliar bancos automáticamente.
- Ver previsiones de cobros por canal.
- Controlar pagos y liquidez.
- Conectar reservas, facturación y contabilidad.
Soluciones como Noray Htl permiten tener todo esto en un solo sistema, facilitando informes y previsiones sin depender de múltiples herramientas.
Casos prácticos
- Temporada alta con cobros diferidos de OTA. Mucha ocupación, pero el dinero llega tarde. Soluciones: anticipos, early payment, factoring selectivo.
- Eventos MICE con pagos por hitos. Los gastos se pagan antes que los ingresos. Soluciones: renegociar hitos, pedir depósito inicial más alto.
- Subida inesperada de energía. Impacto directo en la caja. Soluciones: priorizar pagos, renegociar contratos, ajustar forecast.
En el sector hotelero, el cash flow no es un concepto financiero más: es lo que permite que el hotel funcione cada día. No basta con tener buena ocupación ni con cerrar el mes con beneficios contables si el dinero no llega a tiempo para pagar nóminas, proveedores o impuestos. Por eso, gestionar el cash flow de forma activa y continua es una responsabilidad clave para cualquier hotel, independientemente de su tamaño o tipología.
La clave está en entender la diferencia entre lo que el hotel genera y lo que realmente entra en caja, anticiparse a los desfases provocados por la estacionalidad, los plazos de cobro y los pagos fijos, y apoyarse en una gestión de tesorería estructurada, conectada con un presupuesto contable realista y liderada desde la dirección financiera. Solo así es posible tomar decisiones con margen, evitar tensiones de liquidez y transformar la información financiera en una ventaja operativa.
Contar con herramientas que integren reservas, facturación, contabilidad y tesorería permite pasar de una gestión reactiva a una gestión predictiva, con una visión clara de la liquidez presente y futura. En definitiva, un buen control del cash flow no solo evita sustos: da estabilidad, mejora la toma de decisiones y permite que el hotel crezca con seguridad, incluso en contextos de alta presión operativa o cambios inesperados.
