Storytelling: Así es como Sara del departamento de Eventos ha cambiado la manera de gestionar su trabajo y la coordinación entre los distintos departamentos gracias a un nuevo PMS.
Activando un nuevo PMS en su establecimiento hotelero
Quiero presentarte a Sara, es la responsable de la gestión de Eventos del establecimiento. Después de trabajar durante varios años en el departamento de recepción y reservas, y conocer perfectamente todo lo relativo a las reservas del alojamiento, atender a los huéspedes, etc. desde hace más de un año dirige el departamento de Eventos del establecimiento. Su forma de trabajar ha sido tradicional, usando paquetes ofimáticos para todo lo relativo a la confección de presupuestos de eventos, agendas, etc. La primera vez que me reuní con Sara se interesó sobre cómo el nuevo PMS le podía ayudar en todas las gestiones de su departamento.
Estábamos poniendo en marcha un nuevo PMS en su establecimiento y nos reunimos con los responsables de cada departamento para conocer sus necesidades y poder asesorarles en la mejor forma usar el PMS en su departamento. Sara quería saber si podía beneficiarse de los nuevos cambios, en el sistema informático dentro de su departamento, ya que realizaba tareas con distintas herramientas y muchas gestiones manuales, por carecer de una herramienta global interconectada con el resto de los departamentos con los que trabajaba en su día a día.
Sus necesidades habituales
Comienzo siempre preguntando la forma de trabajar actual y conociendo todo aquello que necesita para realizar su trabajo, de esta forma puedo luego ayudarle y asesorarle mejor sobre qué funciones debe usar junto con mis recomendaciones.
Sara, me gustaría que me indicaras dos cuestiones para orientar mi asesoramiento y poder ayudarte mejor: ¿Cómo organizas el trabajo y cómo te coordinas con otros departamentos necesarios en tu día a día? ¿Y qué crees que necesitas gestionar para poder trabajar de forma eficaz?
Esta fue su respuesta, después de tomar aire y pensar durante unos instantes: “Lo que necesito en mi departamento, junto con todas la gestiones que realizo, podría decirse que estas son mis carencias”:
- Una gestión ágil de reservas de eventos.
- Facturación de eventos dentro del PMS del establecimiento.
- Gestión de ofertas de eventos y sus variaciones.
- Control del coste y rendimiento de los eventos.
- Planificación de los eventos a desarrollar y todo lo que hay que tener en cuenta para su ejecución.
Sara, y sobre la coordinación con otros departamentos, ¿Qué puedes decirme? Me refiero a todo lo relativo a la preparación, realización y finalización de cada evento.
Su respuesta fue un poco evasiva, porque no tenía claro cómo realizar todas estas funciones de coordinación entre los distintos departamentos. Me reconoció que había empleado distintos sistemas, tipo agendas, listas de chequeo para cada responsable, pero todo de forma manual y un tanto complejo de realizar. Rápidamente me di cuenta de que esta gestión de coordinación interdepartamental era una de las que tendrían que poner solución con el nuevo PMS, Noray Htl.
¿Cómo podemos ayudarte a tomar el control de tu departamento y a mejorar tus resultados?
Una vez que ya conocemos con más detalles las funciones y necesidades que gestiona Sara, ahora ya podemos realizar nuestras recomendaciones y sugerencias y mostrarle cómo usando la última tecnología, puede mejorar el desempeño de sus funciones y coordinar de forma eficaz el reparto de tareas de su equipo.
Sara, nuestra propuesta es la siguiente, con la activación del nuevo PMS en tu establecimiento, dispones de una solución todo en uno. Dentro del PMS que estamos poniendo en marcha en tu establecimiento, toda la información es compartida y está disponible para trabajar en equipo sobre una misma base de datos. Usaremos y compartiremos por tanto la información con otros departamentos importantes para la gestión de eventos. Vamos a mostrarte cómo hacer que el nuevo PMS te ayude a mejorar tu trabajo.
Estas son las funciones que destacamos para ti:
Funciones destacadas para la gestión de eventos.
A continuación, Sara, vamos a explicarte las funciones que te recomendamos usar en tu departamento. Quédate con el concepto general de cada una de ella, porque luego vas a poder aprender más con un vídeo que hemos preparado para ti sobre cada una de las funciones.
Gestión de ofertas de eventos: con esta funcionalidad podrás gestionar de forma eficiente y tomando el control en la gestión de ofertas, asegurando la rentabilidad esperada
Esta primera funcionalidad que te recomendamos usar en el PMS, es la gestión de ofertas de eventos, aportando una solución fácil e intuitiva, permitiendo su seguimiento, gestionando la disponibilidad de salones a través del agendado y conociendo en todo momento la rentabilidad de cada evento.
Algunos elementos necesarios para presupuestar eventos son:
- Uso de versiones de una misma oferta, para poder realizar variaciones de ofertas sin perder nunca, todas las propuestas presentadas al cliente.
- Salones y los distintos montajes que puedes llevar a cabo.
- El resto de los servicios que puedes presupuestar.
- Gestión de las entregas a cuenta previas al evento.
En el siguiente vídeo, te damos la oportunidad Sara de que puedas conocer la funcionalidad de creación de ofertas de eventos, debes consultar el siguiente enlace para saber más.
Planificación gráfica de eventos: esta funcionalidad te permite la digitalización de agendas, usando la tecnología y consiguiendo el control sobre la planificación de eventos
En este caso Sara, esta es una de las funcionalidades que gusta mucho y que recomendamos para tu PMS. Es la gestión y planificación de eventos, usando una agenda digital en modo de planning gráfico, donde podrás de forma muy intuitiva agendar eventos, modificarlos, cambiarlos de fecha, conocer todas las ofertas que has realizado y las que ya han sido aceptadas y están confirmadas, etcétera.
Con este planning podrás conocer toda la disponibilidad de salones y ofertas que se están realizando en cada momento y el estado de cada evento aceptado: estado pendiente, iniciado o terminado.
Te invitamos Sara a que conozcas el uso de esta funcionalidad en el siguiente vídeo que hemos preparado para ti.
Gestión de depósitos de Eventos: esta funcionalidad te permite conseguir reservas de eventos seguras, trabajando de forma eficiente cerrando cada acuerdo y con todo ello maximizando beneficios
Está claro que la única forma de asegurar eventos de calidad, firmes, es a través del cobro anticipado y su gestión. Por tanto, Sara esta es otra de las funcionalidades que te proponemos para tu departamento de eventos: La gestión de depósitos y además cumpliendo con la normativa de facturación vigente para este tipo de cobros anticipados.
Podrás gestionar, por tanto, las entregas a cuentas o depósitos, su cobro anticipado y contabilización. Quedando todo registrado y disponible para su consulta desde otros departamentos.
Para que puedas ver cómo funciona y aprender a usarlo, te proponemos que consultes el siguiente video donde te explicamos cómo usar esta funcionalidad.
Gestionar tareas y recursos necesarios en eventos: esta funcionalidad te permite controlar, es una transformación digital de la gestión de tareas y recursos y en sí misma también supondrá una innovación en tu departamento
¿De qué vale ofertar un evento, cobrar anticipo si en el momento de iniciarlo no tienes gestionada toda su planificación?
Esta propuesta Sara, es una funcionalidad puntera en la gestión de eventos, generando todas las tareas necesarias de todos los departamentos del establecimiento que deben intervenir para una gestión coordinada y productiva.
Tu PMS debe ayudarte a generar en función de cada oferta de evento que gestiones, toda la carga de trabajo necesaria y en el momento de la realización del evento debes poder asegurar una buena gestión y realización del evento.
Esta funcionalidad es muy valorada por los departamentos de eventos donde la hemos puesto en marcha y también cuando la explicamos en las reuniones previas de consultoría.
Para un evento puedes necesitar gestionar:
- Alquiler del salón.
- Servicios asociados.
- Elementos físicos necesarios.
- Reservas de alojamiento.
- Tareas por cada hito del evento
Consulta el siguiente vídeo que hemos creado para mostrarte cómo es esta funcionalidad destacada para el departamento de gestión de eventos.
Reservas de alojamientos en eventos: con esta funcionalidad conseguirás trabajar de forma más eficiente gestionando reservas de alojamientos relacionadas con eventos y asegurando un control y garantía sobre las reservas
Por último, Sara, te presentamos una solución transversal con el departamento de reservas, que tú bien conoces. Se trata de dar respuesta a otra de las necesidades en muchos de los eventos que organizas, en combinación con reservas de alojamiento. Debes poder gestionar reservas, desde la misma oferta del evento, de forma fácil e intuitiva. Esta es por tanto otra de las funcionalidades que proponemos para tu PMS.
Aumentar la productividad del personal, garantizando de forma inmediata la disponibilidad de habitación, en la gestión de alojamiento desde ofertas de eventos.
Puedes necesitar gestionar reservas de alojamiento en eventos de dos tipos:
- Reservas individuales
- Reservas de grupos
Aprende cómo gestionar las reservas de alojamiento desde la gestión de un evento dentro de tu rol de gestión de eventos.
Otras funciones generales para la gestión de eventos
En el nuevo PMS hay mucho más para el departamento de gestión de eventos, a continuación, Sara te comentamos algunas de ellas y que tienes disponible dentro de tu rol de trabajo.
Un rol de trabajo para departamento de eventos: dispondrás de un rol de trabajo exclusivo para eventos, donde figuran todas las opciones que necesitas, al alcance de tu mano. Y además puede realizar personalizaciones con aquellas otras funciones que consideres necesarias y habituales en tu día a día, añadiéndolas a tu rol de trabajo.
Información base para la creación de eventos: para la creación de un evento se necesita un lugar o zona dentro del establecimiento, un conjunto de servicios (pueden ser por el propio personal del hotel o personal externo), necesitas precios para la realización de ofertas (en función de las unidades o del tiempo necesario) y en ocasiones también reservas de alojamiento (por lo que se necesitará acceder a la disponibilidad del establecimiento), entre otras cosas. Toda esta información debe estar previamente configurada para poder realizar todas las tareas del departamento.
Salones para eventos: los salones o zonas para la realización de eventos pueden tener distintas capacidades en función del tipo de montaje que se realice. Por ejemplo, montaje tipo banquete, montaje tipo reunión de empresa, montaje tipo aula, etcétera. Es necesario disponer de la configuración necesaria para diferentes montajes y a su vez para cada montaje será necesario gestionar el conjunto de tareas, su orden de ejecución y los departamentos implicados para que se pueda realizar con éxito.
Comunicación con otros departamentos: gestionar tareas coordinadas con otros departamentos como housekeeping, mantenimiento, cocina o restaurantes.
Bloqueo de salones: es fundamental el bloqueo de salones en el agendado de eventos para una correcta coordinación.
Mi consejo final para la gestión de eventos
Como has podido ver Sara, este nuevo PMS para tu establecimiento ya te está ayudando en la mayor parte de tus funciones. A través de una transformación digital de procesos, aquellas funciones que tú hacías de forma manual, usando hojas de cálculo (Microsoft Excel) u otros paquetes ofimáticos y diversas herramientas externas, ahora puedes gestionarlas desde tu propio rol de trabajo.
Es una nueva forma de trabajar y de apostar por un trabajo más eficiente, donde todo queda registrado y luego podrás analizarlo y medir las interacciones de tu departamento.
Puedes hacer uso además de una tablet para acceder a tu rol de trabajo, en aquellas funciones que necesites moverte dentro de tu establecimiento.
El PMS está en constante crecimiento y actualización, te recomendamos que siempre tu sistema disponga de la última versión disponible.
Para terminar, si has llegado hasta este punto de esta publicación, de este storytelling en el que te hablo de transformación, del uso de la tecnología como aliada para hacer más fácil, productivo y simple el trabajo en el departamento de gestión de eventos, me gustaría conocer tu opinión:
¿Te ha servido de ayuda?
¿Tienes ya algunas de estas propuestas en tu establecimiento?
¿Deseas ponerlas en marcha?
Puedes dejarme tus comentarios al pie de esta publicación. Estaré encantado de responder a tus preguntas y conocer qué nivel de transformación has alcanzado en tu establecimiento.
En este año 2021, tal y como estamos viendo ya, se está produciendo un reinicio de la actividad hotelera, y en línea con nuestra misión empresarial, con la que ayudamos a los establecimientos hoteleros a tomar el control de su negocio y a mejorar resultados con ayuda de la última tecnología, te propongo dedicar unos minutos a conocer más detalles o a preguntarme lo que necesites.
Aquí tienes un enlace donde podrás contactar conmigo, dedica unos minutos… ¿hablamos? Quiero saber más
