01 Feb Gestión de reservas en el hotel
Los directivos saben que el buen funcionamiento de la gestión de reservas de un hotel es clave para el éxito del negocio. Si no gestionamos correctamente las reservas, podemos tener problemas para cubrir nuestras plazas y perder clientes. Hoy en día, hay herramientas que nos ayudan a gestionar las reservas de una forma eficiente. En este artículo, veremos cómo se lleva a cabo la gestión de reservas en un hotel y qué herramientas necesitamos para hacerlo bien. Además, veremos cómo un software de gestión hotelera con amplias funcionalidades puede ayudar a este servicio y otros dentro de un hotel.
La gestión de reservas en el hotel
Para que el hotel funcione correctamente, es esencial tener una buena gestión de las reservas. Esto nos permitirá maximizar nuestros recursos y tener una mejor organización.
Pero, ¿en qué consiste una buena gestión de reservas en un hotel? Veámoslo paso a paso:
- Conocer a tu cliente: lo primero que tenemos que hacer es conocer a nuestro cliente, cuáles son sus necesidades y poder ofrecerle un servicio personalizado.
- Ofrecer una gran variedad de canales: debemos ofrecer a nuestros clientes diferentes canales a través de los cuales puedan realizar sus reservas, como la propia web del hotel, las agencias de viajes online, las reservas telefónicas, etc.
- Tener un buen control del inventario de habitaciones: es fundamental tener un buen control de las habitaciones que tenemos disponibles, tanto para la venta como para el uso de nuestros huéspedes. Para ello, necesitamos un sistema de gestión de habitaciones que nos permita actualizar la información en tiempo real.
- Utilizar un motor de reservas: un motor de reservas es una herramienta que nos permite gestionar todas nuestras reservas en un solo lugar independientemente del canal por el que se hayan realizado. De este modo, tendremos una mejor visión de nuestro negocio y podremos aprovechar al máximo nuestras salas.
- PMS: un sistema de gestión de la propiedad (PMS) es un software que nos ayuda a automatizar muchas de las tareas de un hotel, como las reservas, los registros. Un buen PMS tendrá muchas características que nos pueden ayudar en la gestión de nuestro hotel.
Sistema de reservas
El procedimiento para la toma de reservas variará en función del tipo de hotel y del sistema que se utilice. Por lo general, las reservas pueden hacerse por teléfono o por internet
Si utilizamos un motor de reservas, los huéspedes podrán hacer sus reservas directamente en nuestra página web. A continuación, recibiremos una notificación de la reserva y podremos confirmarlo directamente con el huésped.
En algunos casos, también podemos utilizar un sistema de reservas de terceros, como los de las agencias de viajes online. En este caso, recibiremos una notificación de la reserva y tendremos que confirmarla con la agencia antes de hacer lo mismo con el huésped.
Una vez que hayamos confirmado la reserva, la añadiremos a nuestro sistema de gestión de habitaciones. Este sistema se utiliza para llevar un control de todas las habitaciones del hotel y su disponibilidad.
El sistema de gestión de habitaciones también nos permitirá asignar las habitaciones a los huéspedes a medida que vayan llegando. También podemos utilizarlo para controlar quién se aloja en cada habitación y durante cuánto tiempo. Si necesitamos hacer algún cambio en una reserva, podemos hacerlo a través del sistema de gestión de habitaciones. Por ejemplo, si un huésped necesita salir antes o quiere prolongar su estancia, podemos hacer los cambios necesarios a través del sistema.
También podemos utilizar el sistema de gestión de habitaciones para generar informes. Por ejemplo, podemos ejecutar un informe para ver qué habitaciones están ocupadas y cuáles no. Esto puede ser útil cuando intentamos determinar cuántas habitaciones tenemos que limpiar cada día. También podemos utilizar los informes para seguir las tendencias. Por ejemplo, si observamos que un tipo concreto de habitación está siempre lleno, quizá queramos pedir más de esas habitaciones.
Un buen sistema de reservas también tendrá una forma de gestionar los descuentos y las promociones. Esto puede ser útil si quieres ofrecer una tarifa especial para un determinado grupo o si deseas ofrecer un descuento por reservar con antelación. Las promociones también pueden utilizarse para aumentar la ocupación durante los períodos de baja demanda o temporadas bajas.
Gestión de habitaciones
Las características de un buen gestor de reservas varían en función del tamaño y las necesidades del hotel, pero hay algunas características esenciales que todos los gestores de habitaciones deberían tener.
La primera y más importante es la capacidad de hacer un seguimiento de las reservas. Esto incluye poder ver qué habitaciones están disponibles y cuáles no, así como poder ver detalles de la reserva e información de contacto.
En segundo lugar, los gestores de reservas deben ser capaces de gestionar las cancelaciones y los cambios. Esto incluye poder procesar reembolsos, ofrecer alojamientos alternativos y hacer cambios en las reservas según sea necesario.
En tercer lugar, los encargados de las habitaciones deben conocer bien las políticas y los procedimientos del hotel. Esto incluye saber cómo gestionar las peticiones especiales, qué hacer en caso de emergencia y cómo tratar adecuadamente las quejas de los clientes.
En cuarto lugar, los encargados de las habitaciones deben ser capaces de vender los servicios del hotel. Esto incluye poder sugerir complementos como tratamientos de spa o paquetes gastronómicos.
Los encargados de las habitaciones desempeñan un papel fundamental en el funcionamiento general de un hotel. Al proporcionar un servicio excepcional, ayudan a garantizar que los huéspedes tengan una experiencia positiva y que es probable que vuelvan en el futuro.
PMS hotelero y gestión de reservas
Un Property Management System (PMS) es una aplicación de software que apoya las operaciones diarias de un hotel. Suele ser utilizado por establecimientos de alojamiento como hoteles, cadenas, moteles, complejos turísticos y multipropiedad.
Un PMS suele tener entre sus componentes principales: un módulo de recepción, un módulo de reservas y un módulo de limpieza.
El módulo de recepción se utiliza para registrar la entrada y salida de los huéspedes, procesar los pagos y gestionar la asignación de habitaciones.
El módulo de reservas se utiliza para gestionar la disponibilidad y las tarifas de las habitaciones, así como para tomar y seguir las reservas.
El módulo de limpieza se utiliza para hacer un seguimiento de las solicitudes de los huéspedes y del estado de la limpieza de las habitaciones.
Un buen sistema de gestión de reservas hoteleras ofrecerá una serie de funciones y ventajas que pueden ayudar a agilizar las operaciones, mejorar la satisfacción de los huéspedes y aumentar los ingresos.
Algunas de las características clave que hay que buscar son:
- Facilidad de uso: el sistema debe ser fácil de usar tanto para el personal como para los huéspedes. Debe tener una interfaz de usuario que sea intuitiva y fácil de navegar.
- Flexibilidad: el sistema debe ser lo suficientemente flexible como para dar cabida a diferentes tipos de reservas, como las individuales, las de grupo o las de empresa. También debe ser capaz de gestionar solicitudes especiales y reservas de disponibilidad de última hora.
- Informes: el sistema debe ofrecer una amplia capacidad de elaboración de informes para que los gestores de hoteles puedan hacer un seguimiento de las reservas, los niveles de ocupación y los ingresos.
- Integración: el sistema debe poder integrarse con otras aplicaciones o soluciones que faciliten otras tareas del establecimiento hotelero.
En conclusión, una buena gestión de reservas en un hotel es esencial para cualquier establecimiento que quiera llevar a cabo sus operaciones de forma fluida y eficiente.
