La factura electrónica en la empresa

La factura electrónica en la empresa (I)

La factura electrónica, factura digital o eFactura no deja de ser una simple evolución de la factura en papel, con la particularidad de que requiere de tecnología y soporte electrónico para su almacenamiento y gestión, en lugar de soportes físicos como la factura tradicional. En definitiva, una factura que se emite y se recibe en formato electrónico en lugar de papel.

Buena parte de las comunicaciones y los trámites que realiza la empresa del siglo XXI ya utilizan el soporte telemático por lo que no debería sorprendernos que la facturación electrónica sea hoy una realidad y, en un futuro próximo, se convierta incluso en una obligación.

La emisión y recepción de facturas constituye uno de los procesos de gestión más básicos en la actividad de cualquier empresa o profesional, no sólo a efectos de control fiscal de los movimientos económicos de compras y ventas, sino como obligación tributaria. No olvidemos que la factura es un documento tributario, ya sea en papel o en formato electrónico, con el mismo valor legal pero con el matiz de que este último presenta unas mayores condiciones de seguridad, lo que convierte la eFactura en la opción más óptima, ágil y fiable.

 

Regulación

Las facturas, en general, y las facturas electrónicas, en particular, deben regirse por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Este Reglamento establece las normas que deben cumplir obligatoriamente las facturas, tanto en papel como electrónicas.

En él se regulan aspectos como:

  • Obligación de expedir factura.
  • Tipos de facturas: completa u ordinaria y simplificada.
  • Expedición por terceros.
  • Contenido de la factura.
  • Requisitos de las facturas: legibilidad, autenticidad e integridad.
  • Especificidades de la factura electrónica.
  • Plazos.
  • Otras facturas: recapitulativa, duplicados, rectificativas.
  • Regímenes especiales.
  • Conservación.

 

Garantías de la eFactura

Para tener validez legal las facturas electrónicas deben garantizar:

  • La legibilidad de la factura: debe proporcionarla el programa informático que la genera o la recibe.
  • La autenticidad del origen de la factura: es decir, garantizar la identidad del sujeto obligado a su expedición y del emisor de la factura, que pueden ser la misma persona.
  • La integridad del contenido de la factura: es decir, garantizar que su contenido no ha sido alterado o modificado respecto a la emisión original.

 

La autenticidad y la integridad se pueden garantizar de diversas formas:

  • Mediante firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.
  • Mediante intercambio electrónico de datos EDI.
  • Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la AEAT y hayan sido validados por ella.
  • Mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo.

 

Hablaremos sobre cada una de ellas en un próximo artículo y seguiremos hablando sobre la facturación electrónica: ventajas, inconvenientes, tipos de eFacturas, etc. Puedes mantenerte al tanto de nuestras novedades suscribiéndote al blog dejando tu correo electrónico en el formulario de suscripción que encontrarás en la columna de la derecha.

(Continuará)

En Noray hemos desarrollado un nuevo módulo de facturación electrónica que, integrado en nuestra solución Noray Gestion permite algunas funcionalidades tan necesarias para la empresa como la generación de los documentos de albaranes y/o facturas en formato PDF y XML.

 

Imagen: Fotolia

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