12 May Lo lógico es implantar un software de gestión documental
Aunque el título de este artículo es la conclusión del mismo, me gustaría desarrollarlo. Lo que pretendo es resumir los conceptos básicos de la Gestión Documental, de tal forma que una vez que conozcan sus características y ventajas puedan tomar una decisión mejor fundada sobre la implantación de un software de este tipo en sus empresas.
Los conceptos que me gustaría tratar son los siguientes:
- ¿Para qué sirve un programa de Gestión Documental?
- ¿Quién lo necesita?
- ¿Cuáles son los distintos tipos de programas?
- ¿Qué cualidades tiene que tener?
Pero me parece interesante empezar definiendo cuál es la necesidad y los problemas que suscita. La necesidad no es otra que la de gestionar una ingente cantidad de documentos que nos abruman en el día a día. Diría más, que más que abrumarnos nos avasallan en el día a día.
¿Cómo podemos dar una solución a esto?
La primera parte del proceso está clara, y no es otra que convertir toda esa cantidad de documentos, del tipo que sean, en ficheros informáticos. Para ello, el dispositivo óptimo es el escáner. Los escáners están muy evolucionados y convierten rápida y fácilmente los documentos en ficheros informáticos, por lo tanto nuestro primer paso es pasar por el scanner esos documentos.
¡Enhorabuena! ahora tenemos un nuevo problema: ya no tenemos miles de documentos en papel sino miles de ficheros informáticos, así que nuestra nueva necesidad es ahora la de gestionar esa selva de ficheros, que además, pueden estar dispersos en varios discos duros, y en una multitud de carpetas dentro de esos discos duros un problema que se complica cuantos más usuarios y ordenadores haya en la empresa. Es aquí donde cobra todo su significado el programa de Gestión Documental.
Antes de seguir, quisiera de una forma muy básica y simplificada, clasificar los distintos tipos de programas de Gestión Documental.
- El primer grupo son programas muy sencillos que se basan en gestionar los nombres y la posición de los archivos, algo así como un índice que nos indica donde están los documentos, aunque estos siguen dispersos por todos los ordenadores de la empresa. Son muy simples y en mi opinión no cubren las necesidades de una PYME.
- En el segundo grupo encontramos los que utilizan una base de datos documental. En este caso la información ya no está dispersa en los distintos ordenadores sino que lo gestionaremos desde una base de datos común.
- El tercer son los programas de Gestión de Contenidos Empresarial, llamados ECM por sus siglas en inglés (Enterprise Content Management). Son programas muy complejos dirigidos a grandes empresas, cuyo coste suele ser muy elevado, entre ½ millón y 1 millón de €. Su implantación puede tardar entre 1 y 2 años. Obviamente son programas que no están dirigidos a una PYME.
Por lo tanto, me centraré en definir las características que deben cumplir los programas de Gestión Documental del grupo 2:
- Archivos Centralizados: es importantísimo este requisito, así sólo tendremos que gestionar un servidor y no todos los ordenadores que contengan información.
- Facilidad en las copias de seguridad: al estar toda la información en un solo servidor, su salvaguarda es muchísimo más sencilla y eficaz.
- Búsqueda de información rápida: este aspecto es fundamental. Imaginemos buscar una información dispersa por los diferentes ordenadores y guardada con los diferentes criterios de los que trabajan en la empresa: será una misión prácticamente imposible.
- Seguridad y control de acceso: un programa de Gestión Documental permite controlar quien entra a qué documentos y con qué privilegios: modificarlos, verlos, borrarlos, etc.
- Agilidad en la entrada de documentos: si no conseguimos que la introducción de los documentos sea rápida, los usuarios lo percibirán como una carga de trabajo y no una ventaja, por lo tanto, su implantación fracasará. Hay que tener en cuenta que esta agilidad en la introducción de los documentos debe ser en las 2 fases: en el escaneo y en la incorporación de los archivos electrónicos a la base de datos.
- Facilidad de uso: los programas de Gestión Documental debe ser intuitivos y sencillos en su operatoria, ya que están orientados a todos los empleados de la empresa y no sólo a aquellos con un perfil técnico especializado. Si no tiene facilidad de uso, no lo usará todo el mundo y si no lo usa todo el mundo fracasará su implantación.
Me gustaría terminar este artículo con algunos números muy clarificadores:
- Los empleados de una empresa dedican El 30% de su tiempo a la búsqueda de información. Eso significa un coste medio de 18.000 € al año por empleado.
- Más del 80% de la información relevante de una empresa reside en los PC´s de sus empleados.
- Cerca del 75% de la información relevante que reciben los empleados proviene de otras personas. Las personas son la clave del conocimiento de la empresa y gran parte del riesgo de pérdida del conocimiento reside en el abandono de la empresa por parte de los empleados. Si tenemos una herramienta que nos permita gestionar ese conocimiento tendremos mucho ganado.
Por lo tanto, y según estos números, parece lógico pensar que el siguiente paso que debemos dar es implantar un software de Gestión Documental en nuestra empresa.
¿Qué te ha parecido? Si tienes alguna duda, déjanos tus comentarios en el formulario que encontrarás a continuación. Y si te ha gustado, compártela en tus perfiles en redes sociales utilizando estos iconos.
