Cómo firmar documentos digitalmente
En un mundo donde la digitalización crece cada vez más, saber cómo firmar un documento digitalmente se ha convertido en una necesidad para empresas, profesionales y personas de a pie. Hoy en día cualquier gestión administrativa requiere de estos procesos, que además de garantizar la veracidad del documento, permite agilizar los trámites y acortar tiempos de espera para cualquier tipo de usuario.
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Dentro del mundo laboral y empresarial, la presentación de modelos oficiales (como el modelo 347), los certificados digitales, la facturación electrónica y muchos otros trámites diferentes dependen de este tipo de firma; por eso cada vez más plataformas tecnológicas integran sistemas de firma digital, para ayudar a agilizar estos procesos a sus usuarios.
¿Qué es una firma digital?
Para saber cómo firmar un documento digitalmente primero debemos conocer qué es una firma digital, lo que veremos a continuación.
La firma digital es un mecanismo que permite autenticar la identidad del firmante, garantizando que el contenido del documento no ha sido cambiado tras la firma. Esta firma la emite un organismo oficial y está vinculado de forma única a su titular, como si de una huella dactilar se tratase, llegando a ser incluso más segura que una firma manuscrita, ya que esta es más complicada de duplicar o imitar.
Es útil no solo en documentos administrativos, también en la actividad empresarial para el correcto cumplimiento de obligaciones tributarias, ya que la mayoría de los documentos oficiales requieren certificado o firma digital.
Cómo firmar un documento digitalmente con un certificado digital
Cómo firmar un documento digitalmente con certificado digital puede parecer tedioso y complicado inicialmente, sobre todo la parte de conseguir el certificado en sí, pero en cuanto tienes a mano el certificado digital, este se convierte en la forma más segura y reconocida para firmar de manera no presencial.
Una vez tienes un certificado digital válido emitido por el organismo correspondiente, solo necesitas descargarlo e instalarlo en tu navegador o sistema operativo y luego seguir los siguientes pasos:
- Primero se debe acceder a una plataforma como Adobe, DocuSing, Autofirma o similares que permita firmar documentos.
- Luego se tendrá que subir el documento que se desea firmar en la plataforma que hayamos elegido o que nos encaje mejor.
- Después deberemos seleccionar la opción de Firmar con certificado digital. En ese momento nos saldrá para poder seleccionar el certificado deseado (podría darse el caso de tener diferentes certificados, por tener diferentes sociedades o por tener el de la sociedad y el personal).
- Tras seleccionar, se firmará el documento y deberemos guardar los cambios realizados.
Documentos firmados digitalmente: ¿son legales?
Pueden existir dudas o miedos sobre si un documento firmado digitalmente es legal o no. Y la respuesta corta, rápida y sin rodeos es Sí, la firma digital es cien por cien legal. Siempre que se use un certificado oficial no se debe tener ningún temor al respecto.
En la Unión Europea, la firma electrónica cualificada está regulada por el Reglamento eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services). Este reglamento establece el marco legal para la identificación electrónica y los servicios de confianza en transacciones electrónicas entre ciudadanos, empresas y administraciones públicas dentro de la Unión Europea.
Cómo firmar digitalmente un documento Word
Sobre cómo firmar un documento digitalmente en Word, Microsoft Office incorpora funcionalidades que permiten esto fácilmente siguiendo los siguientes pasos:
- Primero hay que abrir el documento en Word.
- Después desde la opción de Insertar, hay que hacer click en Línea de firma y posteriormente en Agregar línea de firma de Microsoft Office.
- Ahí ya se deberá introducir el nombre del firmante y los datos necesarios a cumplimentar que nos solicite el Word.
- Por último habrá que guardar el documento y tras esto se tendrá que hacer click en la línea de firma, para finalmente elegir el certificado digital deseado.
Firmar un documento Word con certificado digital
Para firmar un documento Word con certificado digital es necesario que este se encuentre instalado en el ordenador o el equipo desde el que se desee hacer la firma. De esta manera Microsoft Office podrá detectar automáticamente los certificados disponibles para seleccionarlo.
Cómo firmar digitalmente un PDF
Aparte de la herramienta de Word, también es importante saber cómo firmar un documento digitalmente en formato PDF (Portable Document Format). Este tipo de documentos suelen ser más comunes, incluso que los Words, en el mundo laboral, ya que en principio no permiten la edición y es estándar su uso en la mayoría de gestiones.
Dependiendo de qué herramienta se use para firmar los pasos pueden variar un poco. A continuación os mostraremos las indicaciones con Adobe y con AutoFirma, que en principio son los más usados actualmente, en parte por su sencillez:
Adobe Acrobat Reader:
- Primero abriremos el PDF que nos interese firmar.
- Después, desde herramientas, se deberá clickar en la opción Certificados.
- Luego habrá que seleccionar el botón “Firmar digitalmente”.
- El siguiente paso sería seleccionar el área de la firma y elegir el certificado digital con el que queremos firmar.
- Y finalmente tendremos que guardar el documento firmado.
AutoFirma (herramienta de la administración):
- Primero deberemos cargar el documento que se desee firmar.
- Posteriormente se deberá seleccionar el certificado deseado.
- Y finalmente deberemos ejecutar la firma, guardar y descargar el documento final firmado.
Existen alternativamente también plataformas como Signaturit o ILovePDF que permiten firmar de manera online sin necesidad de instalar un software en nuestro equipo.
Ventajas de firmar documentos digitalmente
Desde un punto de vista empresarial, implementar una herramienta que permitar firmar documentos digitalmente supone muchos beneficios para el negocio y en pleno siglo veintiuno es prácticamente una necesidad.
El primer punto de relevancia para usar esta herramienta es la seguridad, ya que es un tipo de firma asociada a un único individuo, intransferible y que no se puede duplicar; prácticamente es más segura que una firma manuscrita.
Además, también implica un ahorro de tiempo sustancial a la hora de firmar documentos de manera más rápida y sin necesidad de gasto en tinta, papel, o transporte de correos. Es por ello por lo que la mayoría de las instituciones oficiales ya requieren de un certificado digital para realizar cualquier trámite que requiera de documentación firmada.
A colación con lo mencionado antes, el hecho de tener menos gastos en papel o tinta, además de suponer un ahorro sustancial para empresas y pequeños empresarios, también facilita la generación de menos residuos, ayudando a las empresas a cumplir los estándares ecológicos.
Por último hay que tener en cuenta que la mayoría de sistemas de gestión tipo ERP, CRM, PMS o channel manager ya implementan o facilitan la integración de este tipo de firma, ya que incluso para algunos aspectos empresariales como la facturación electrónica o la presentación de modelos oficiales esta herramienta es obligatoria.
La importancia de la firma digital en la era digital
La firma digital se ha convertido en una herramienta indispensable por un tema de seguridad y de comodidad empresarial, ya que entre otras cosas garantiza la autenticidad de la firma y la seguridad de estos.
Aprender cómo firmar un documento digitalmente es clave para trabajar de forma eficiente tanto para PYMES, grandes empresas o autónomos. Y con la implantación de la digitalización y el crecimiento del teletrabajo, tener herramientas que permitan hacer este tipo de gestiones de manera telemática se ha convertido en algo obligatorio.
Vivimos en una era donde la inmediatez se ha convertido en algo obligatorio, así como la conectividad y la transformación digital. Es por ello que la firma digital se ha erigido como una herramienta clave para garantizar la seguridad y legalidad de procesos empresariales, ya sean administrativos o comerciales.
