Una buena parte de los usuarios de nuestro producto NORAY Gestión, pertenecen al sector la construcción, concretamente a las ferreterías. Con nuestra solución de gestión junto con nuestro software contable, cubren todas las necesidades de su negocio, tales como pedidos, compras, gestión de pagos, control de existencias e inventarios, ventas, gestión de cobros y contabilidad.
En esta ocasión vamos a centrarnos en cómo agilizar la creación de pedidos y compras en NORAY Gestión, utilizando una de las potentes herramientas de importación de datos disponibles. Se trata de la importación de pedidos y compras desde la plataforma COARCO.
COARCO es una Cooperativa de Ferreterías de Canarias que funciona como central de compras y centro de distribución logística de productos de ferretería y materiales de construcción. Su Socios y asociados pueden acceder a su plataforma Web y preparar en esta sus pedidos y compras. Esto permite trabajar directamente con sus bases de datos y acceder a precios y existencias en tiempo real.
Una vez preparado nuestro pedido en la web, es posible descargarlo al programa de gestión de la ferretería. Para ello descargamos el pedido y debemos seleccionar formato de fichero XML (es el formato que utiliza NORAY Gestión).
¿Qué configuración previa, necesitas realizar en NORAY Gestión?
Para poder comenzar a utilizar esta funcionalidad, es necesario realizar una configuración previa, donde se deberá informar de algunos datos necesarios como código de proveedor que has asignado a Coarco en tu ferretería, con qué datos relacionarás los productos de Coarco con los productos de tu base de datos y también la ubicación donde estarán los ficheros de los pedidos para su incorporación.
Configuración en Noray Gestión
Este apartado de configuración se encuentra en el menú de NORAY Gestión en “Cierres y utilidades”, “Configuración empresa”, “Parámetros empresa”.
Los apartados indicados en la imagen son los que debemos rellenar y básicamente se trata de lo siguiente:
- Código proveedor COARCO: Debemos indicar el código del proveedor COARCO dentro de nuestra lista de proveedores. En el ejemplo, COARCO es el proveedor 500.
- Directorio ficheros a incorporar: Debemos crear una carpeta en nuestro ordenador, preferiblemente que sea fácilmente accesible, donde situaremos el fichero XML descargado desde la Web de COARCO con nuestro pedido.
- Directorio ficheros incorporados: Debemos crear una carpeta en nuestro ordenador, preferiblemente que sea fácilmente accesible, donde NORAY Gestión situará los ficheros XML ya procesados. No tenemos que hacer nada, esto sucede automáticamente.
- Enlace artículos según: Mediante esta opción le indicamos a NORAY Gestión como se relaciona el código de COARCO con nuestro código interno. Ya que evidentemente la codificación de COARCO no coincidirá con la nuestra. Los valores posibles son:
- Código COARCO: Se ha de especificar el código interno usado por COARCO para el artículo en alguna de las claves del artículo en NORAY Gestión (referencia original, referencias alternativas).
- Código EAN: La relación se establece con el código EAN del artículo. Dicho código EAN se ha de introducir en alguna de las claves del artículo en NORAY Gestión.
- Reincorporar documentos ya recibidos: Si marcamos esta opción y recibimos un pedido ya importado, este se sobrescribe con el nuevo.
¿Cómo incorporar los pedidos de compra de Coarco en NORAY Gestión?
Una vez configurados todos los detalles y hayamos situado el fichero descargado desde la Web en la carpeta creada para tal fin, procederemos a la importación.
Este apartado se encuentra en el menú de NORAY Gestión en “Cierres y utilidades”, “Utilidades de empresa”, “Importaciones”, “Incorporar pedidos y compras COARCO”.
Como podemos ver, los datos configurados se trasladan automáticamente al proceso y son modificables.
Una vez lanzado el proceso se leerán los ficheros XML situados en la carpeta “COARCO” que contiene nuestros pedidos o compras y se incorporan en el apartado de pedidos o compras de NORAY Gestión como si los hubiéramos introducido manualmente.
A partir de aquí toda la operatoria es la siempre, como con cualquier compra introducida.
A tener en cuenta
Sobra decir que esta utilidad es muy práctica y nos va a agilizar enormemente nuestra gestión de compras.
Ahora bien, para que este proceso funcione correctamente, es necesario que dediquemos previamente tiempo a relacionar nuestros artículos con los de COARCO tal como se indicó en configuración.
Debemos indicar en todos los artículos que compramos en COARCO, en alguno de los apartados, referencia original, referencias alternativas, el código de COARCO o el código EAN del producto. Evidentemente lo más práctico es trabajar con el código EAN, y además es bastante probable que ya lo tengamos.
¿Eres asociado de Coarco y usas NORAY Gestión? En este artículo hemos explicado cómo incorporar tus pedidos a la gestión de tu ferretería.
NORAY Gestión es la solución que permite gestionar en una pyme, sus principales necesidades como compras (pedidos, compras, gastos de compras), ventas (precios por clientes y obras, facturas simplificadas, facturación por obras, albaranes de entrega y facturas de fin de mes, relaciones de facturas), existencias, control precios de costes y márgenes, gestión de tesorería (cobros y pagos), etc.
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