03 Dic El ERP como sistema de gestión (II)
No cabe ninguna duda de que la implantación de un ERP de la entidad de Microsoft Dynamics NAV abre todo un mundo de oportunidades para el negocio, cualquiera que sea su sector de actividad.
Ya hemos visto los beneficios que una herramienta ERP puede aportar a la empresa. Pero una cosa es tomar la decisión (sin duda acertada) de implantar un ERP y otra muy distinta es que este proceso se haga de forma ordenada sin que suponga ninguna merma para la organización.
Salvo que estemos ante una empresa de nueva creación (en cuyo caso la implantación resulta más sencilla porque se parte de cero) la mayoría de los negocios realizan la transición a un ERP nuevo en plena actividad productiva, donde los errores durante el proceso de implantación podrían llegar a trastocar seriamente los plazos fijados, o lo que es peor, la cuenta de resultados.
Los datos y la propia experiencia confirman que aproximadamente el 50% de las empresas que han apostado por la implantación de un ERP han invertido en ello más de lo que tenían previsto inicialmente – no porque el ERP tuviera un coste superior, sino porque no estaban preparadas para implantarlo y se vieron obligadas a realizar un esfuerzo adicional en adaptación, formación o motivación de sus equipos humanos (en algunos casos en todos a la vez).
Pero además, buena parte de estas empresas se sienten frustradas una vez finalizado el proceso de implantación porque sienten que no le sacan el partido que deberían, o que los beneficios obtenidos no llegan a justificar la inversión realizada.
¿Por qué ocurre esto? Son varias las razones:
- No se cuenta con las personas adecuadas: la implantación de un ERP requiere un esfuerzo importante en formación, prácticas, pruebas, controles… pero nada de esto llegará a buen puerto si nos falla la pieza clave: las personas responsables de su implantación.
- No se está mentalizado para el cambio: los cambios a veces dan vértigo y es evidente que vamos a pedir a nuestro personal un esfuerzo adicional de adaptación. No podemos implantar un ERP con inmediatez, sin motivar a todas estas personas (no sólo al responsable de su implantación) para que comprendan y asuman como propios los nuevos objetivos y el papel del ERP en el cumplimiento de los mismos.
- No se ha planificado bien: como ya hemos visto, la estructura modular y la flexibilidad de un buen ERP son dos condiciones básicas que definen su eficiencia. El proceso de implantación debe hacerse minuciosamente teniendo en cuenta las necesidades de la empresa para no pecar por exceso, pero tampoco por defecto. Habrá que dar los pasos justos en los plazos adecuados.
- No se ha escogido bien: existen muchos productos ERP en el mercado y debemos analizar cuidadosamente la oferta para valorar con criterio cuál es el que más nos conviene y cuál se adapta mejor a las necesidades de la empresa.
Todos estos puntos se reducen a uno fundamental: la importancia de contar con una empresa de dilatada experiencia que garantice un asesoramiento integral. Esto facilitará no sólo la elección del ERP adecuado, sino la planificación y puesta en marcha del proceso de implantación, la motivación del personal y la formación específica de la persona o personas responsables.
Imagen: Fotolia
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