11 May Cómo agilizar la gestión de compras: nuestra experiencia con Noray Gestion

Probablemente sea habitual para usted ver cómo el departamento de compras prepara los pedidos a proveedores ayudándose de herramientas ajenas a su sistema informático, como documentos de Word u hojas de Excel. Y sin embargo, también probablemente sea para usted habitual pensar que la unificación de este proceso utilizando una sola herramienta sería la clave para agilizar el proceso, ya que de esta forma se evitaría duplicar el trabajo escribiendo una y otra vez la misma información. Y por supuesto tendría razón.

Vamos a contar cómo lo hacemos nosotros con Noray Gestion.

Noray Gestion cuenta con un apartado denominado “Introducción de pedidos a proveedores”, el cuál permite preparar de forma fácil y efectiva pedidos usando incluso los mismos códigos de producto que su proveedor. Una vez finalizado el pedido, se puede enviar automáticamente por correo electrónico y, posteriormente, cuando se recibe la factura de compra, se puede introducir en el sistema partiendo del pedido solicitado. De esta forma, se ahorra tiempo y se evitan errores, pudiendo comprobar si se han recibido los productos solicitados de forma efectiva.

Y precisamente si hablamos de revisión de pedidos, para controlar de forma efectiva la compra recibida, Noray Gestion cuenta con toda una serie de controles que le ayudarán a no dejarse nada detrás:

• Una vez se rescata el pedido y se introduce la compra, se pueden visualizar fácilmente las diferencias entre unidades solicitadas y recibidas.
• Es posible cancelar los pedidos por líneas, permitiéndose dar por canceladas sólo las líneas de los artículos que no se van a recibir.
• Es posible también introducir las líneas de pedidos y/o compras en la unidad de facturación del proveedor: muy útil cuando nuestro proveedor nos vende, por ejemplo, el producto en un número de envases diferente al que tenemos establecido.
• Y por último, se recibe un aviso del sistema cuando la diferencia entre el precio pactado con el proveedor supera un % establecido basándose en las tarifas establecidas.

Aparte de estas funciones orientadas a la revisión de los pedidos realizados, Noray Gestion cuenta con otras funciones muy útiles, como:

• Generación de etiquetas para los productos según las unidades recibidas.
• Control del reparto de gastos de forma automática para la aplicación de la distribución del importe de los gastos según unidades, bultos, líneas o importe de cada línea; y para el caso en el que ninguna de las opciones mencionadas sea válida para el usuario, se cuenta con una opción de reparto manual.
• Generación de forma totalmente automática de la propuesta de pedidos basada en las unidades mínimas o máximas de nuestro almacén.
• Gestión de los pagos usando toda la gestión integrada en Noray Gestion para tal fin.
• Cálculos totalmente automáticos de los nuevos precios de ventas basados, por ejemplo, en el último precio medio de coste o el último precio de coste.
• Agrupación fácil de albaranes de compra de nuestro proveedor y control orientado a comprobar que el total de albaranes coincide con la factura de compra suministrada por el proveedor.

Y para empresas con varios puntos de compra, Noray Gestion cuenta además con una completa “Central de Pedidos”. Gracias a esta funcionalidad, se pueden recibir todos los pedidos solicitados desde las sucursales, determinar el mejor proveedor o gestionar de forma unificada las compras; ésto lógicamente le permitirá mejorar las condiciones de compra y, por lo tanto, reducir costes, centralizando y mejorando así la disponibilidad para controlar las compras y minimizar los errores de imputación.