PMS o Property Management System es el nombre que identifica a los programas de gestión. Un PMS para hotel es un software creado específicamente para optimizar la gestión de las tareas administrativas, organizativas y financieras de los hoteles. Facilita la gestión de las reservas y las tareas administrativas, además de poder controlar muchas otras tareas, en función de las necesidades del establecimiento derivadas de sus servicios y su tamaño. Resulta esencial que cuentes con un PMS adecuado para las características de tu hotel, así que sigue leyendo y podrás optar por el software perfecto, de manera que en el día a día de tu establecimiento todo gire sobre ruedas.
¿Por qué es necesario un PMS adecuado para hoteles?
Estar siempre al día con las últimas tecnologías que, en definitiva, facilitan y mejoran la gestión de un hotel, es fundamental en un sector cada vez más competitivo. Si bien es cierto que el confort que se brinde a los huéspedes y la propuesta de servicios son pilares en el éxito de un hotel, jamás hay que restar importancia a la eficiencia y la eficacia de su gestión. Estos aspectos son básicos para mantenerse en el mercado y, por supuesto, para destacar entre otros establecimientos de rango equivalente.
Los clientes valoran la calidad de las habitaciones, el desayuno, los espacios para disfrutar, si existe parking disponible y todos los servicios que añadan valor a su estancia. Sin embargo, también la facilidad de realizar las reservas y los pagos, y la rapidez con las que se atienden sus solicitudes o consultas, inciden en el la cantidad de reservas efectivas que consigue el hotel. Un PMS garantiza la máxima eficiencia, en todos los planos, antes, durante y después de la estancia de los huéspedes.
Beneficios de instalar un PMS para hoteles
Es sorprendente la mejora en todas las operaciones del hotel cuando se instala el software para hoteles adecuado. Hay que considerar que el servicio del hotel comienza mucho antes del ingreso del cliente y, por eso hay que prestarle una gran atención al cuidado de los detalles en cada fase de la gestión. Las acciones previas son como un escaparate en el cual el hotel revela su nivel de organización.
¿Qué ventajas aporta un software hotelero?
- Un eficiente control de las reservas. Gracias al software PMS, con solo un clic quien se encarga de las reservas puede visualizar el panorama completo de habitaciones disponibles y reservadas.
- Agilidad en los trámites. El tiempo necesario para completar las formalidades del registro debe ser lo más breve posible. Y la agilidad es también la mejor despedida a la hora de marcharse. Y la manera de unir rapidez y eficiencia en esos momentos es disponer de un buen programa de gestión hotelera.
- Apuesta por la satisfacción del cliente. La realidad demuestra que un cliente satisfecho vuelve y, además, es un agente de marketing de primer nivel en cuanto a publicidad orgánica. Un PMS mantiene el foco en los clientes en todo momento, y permite resolver instantáneamente sus dudas, problemas y/o consultas. Conserva el registro de sus datos personales y de sus gustos y preferencias, lo cual permite fidelizar a los usuarios en base a una atención personalizada y cercana.
- Facilita las decisiones empresariales. La meta del empresario es aumentar la rentabilidad de su negocio. Un software para hoteles de alta calidad le facilita la información indispensable para tomar las mejores decisiones.
¿Cuál es el software de gestión de hoteles ideal?
La oferta de software para hoteles existente en el mercado es muy variada, tanto en funcionalidades como en precios. Si estás decidido a instalar un PMS en tu hotel, el primer paso es analizar tu empresa y conocer en profundidad sus fortalezas y debilidades. Y, luego, consultar una empresa especializada en software de hoteles, que te pueda asesorar y brindar el mejor software de gestión para tu hotel.
Estos son algunos aspectos a analizar:
- Que se adapte a las características y necesidades especificas de tu empresa. No existe un PMS estándar, que sea valido para todos los hoteles, sino que cada establecimiento debe utilizar el que mejor se adapta a sus necesidades. Por ejemplo, un resort vacacional no tiene las mismas necesidades que un hostal que presta servicios en una zona industrial. De la misma manera, un establecimiento de 450 habitaciones tendrá características diferentes a las de un complejo de apartamentos vacacionales.
- Que se integre adecuadamente a otras herramientas en uso en el establecimiento como, por ejemplo, el CRS, el motor de reservas o el channel manager. Y hay que considerar no solamente las que se usan en la actualidad, sino también las que previsiblemente se podrían utilizar en el futuro. Este es un factor muy importante, ya que puede conllevar a ahorrar tiempo y dinero.
- Que sea intuitiva fácil de configurar. Considera que esta herramienta va a ser utilizada por todo el personal y, por eso, debe ser accesible para personas con distintos niveles de conocimiento informático.
- Que cuente con un soporte técnico permanente. Resulta crucial resolver las posibles incidencias o problemas en el funcionamiento del software con inmediatez, para minimizar la alteración en la gestión del hotel.
- Que sea flexible en relación a posibles desarrollos que realice el propio sistema o frente a nuevas demandas del establecimiento. Actualmente, el sector hotelero es inmensamente dinámico, y resulta esencial tener una herramienta que se pueda ir adaptando a nuevos usos y a tecnologías de última generación.
- Que sea fiable y seguro. Tienes que poder confiar en que tu herramienta principal de gestión no se “caiga” en un día en que tengas el hotel completo, o que tus datos históricos y de facturación se pierdan por el ataque de algún virus.
- Que presente flexibilidad ante la gestión de precios y la facturación. Es muy importante poder utilizar un sistema de precios dinámico, crear paquetes fácilmente y establecer diferentes tipos de ofertas. Y, por supuesto, es fundamental poder realizar un seguimiento exhaustivo de los pagos, las facturas, las comisiones y, asimismo, tener la capacidad de generar informes financieros rápidamente.
- Que brinde un caudal de información consistente y completo. El PMS debe ser capaz de proporcionar todo tipo de información que el hotel necesite en cualquier momento, que englobe las necesidades de todos y cada uno de los departamentos del hotel.
- Que permita una amplia accesibilidad. Esta herramienta debe poder utilizarse desde cualquier lugar y a través de cualquier dispositivo, para garantizar un eficiente control en todo momento.
- Que ofrezca sus servicios en la nube. Un PMS de alta calidad debe ofrecer servicios Cloud, para brindar información actualizada permanentemente, accesible desde cualquier dispositivo o lugar.
- Que su relación calidad – precio sea óptima. Existen opciones gratuitas, y también productos de bajo coste, pero la mejor idea es realizar una inversión asumible y contar con un respaldo fiable.
Como puedes observar, son muchos los puntos a tener claros al decidir cuál es el PMS ideal para tu hotel. La mejor idea es definir este tema con el soporte del asesoramiento de profesionales experimentados en la materia, para que tu decisión genere un aumento de clientes satisfechos y ganancias, y no al revés.
