Noray Contabilidad integra en su solución una herramienta de gran utilidad para la gestión contable de una pyme, se trata de la “Conciliación bancaria”.
Esta valiosa herramienta nos permite comparar los valores que tenemos registrados en las cuentas bancarias (572) de nuestra contabilidad con los movimientos de las cuentas del banco, suministrada por las entidades bancarias en forma de extractos bancarios.
El mecanismo para comparar los movimientos contables con los movimientos del banco consiste en ir casando los movimientos iguales que se corresponden entre sí, a través de un punteo. Para ello nos fijaremos en el importe, fecha y número de documentos iguales de cada operación.
La conciliación de las cuentas bancarias puede hacerse manualmente o de forma totalmente automática dejando que el sistema case los registros en base a los parámetros indicados (fecha próxima, importe igual y/o núm. Documentos igual).
Los extractos del banco pueden introducirse manual o automáticamente importando los extractos suministrados por el banco según la norma 43 del Consejo Superior Bancario (CSB). Opcionalmente es posible una vez introducido el extracto bancario contabilizar de forma totalmente automática los movimientos del banco contra la cuenta contable asociada al banco.
Una vez tengamos los extractos introducidos, dentro de la ventana de conciliación de cada cuenta bancaria, tendremos en una lista ambos movimientos (los contables y los bancarios). Será entonces cuando realizaremos el punteo casando movimientos del banco con los contables. Una vez que un movimiento contable y bancario con conciliados, quedará oculto, de forma que sólo veremos en la ventana de conciliación, las partidas activas (vivas).
En esta primera entrega, veremos:
- Donde está el módulo y como activarlo.
- Como comenzar a trabajar.
- Donde y como pasar las partidas iniciales.
En la siguiente entrega veremos:
- Introducir los extractos del banco.
- Realizar la conciliación.
- Como afecta la conciliación a los apuntes contables.
Veamos ahora una breve descripción y uso de esta herramienta
Dónde está el módulo y como activarlo
La Conciliación de bancos está en el menú principal de la aplicación en el apartado “5 Módulos”, “2 Conciliación de Bancos”.
Si al intentar entrar en alguno de sus apartados nos aparece el mensaje “Módulo de Conciliación de bancos SIN ACTIVAR”, debemos activarlo en el apartado “6 Utilidades y parámetros”, “1 Empresa”, “1 Parámetros empresa”, y acceder a la pestaña “3 Configuración 2”.
Si aun así no puede activarlo contacte con “Noray Software”.
Como comenzar a trabajar
Una vez activado el módulo, es necesario definir qué cuentas contables de bancos queremos controlar.
Para ello accederemos al apartado “5 Módulos”, “2 Conciliación de Bancos”, “1 Selección de Cuentas Conciliación Bancos”.
La primera vez que entramos a este apartado, la pantalla debe verla vacía ya que no hay ninguna cuenta seleccionada para la conciliación. Para ver todas las cuentas y poder seleccionar aquellas que queremos poner en conciliación pulsamos ‘T’odas o el icono de la parte superior que se indica en la siguiente imagen.
En esta imagen de ejemplo aparecen ya seleccionadas dos cuentas.
Una vez seleccionemos de la lista la cuenta a poner en conciliación, es necesario configurar una serie de datos que explicamos brevemente.
- Fecha: Fecha inicial a partir de la cual se grabarán los extractos del banco
- Número de días de diferencia: Diferencia máxima de días para cancelar las partidas.
- Control número de documento: Activando esta opción permite cancelar partidas por su número de documento.
- Indica el número necesario de dígitos que han de coincidir para cancelar las partidas.
- Control Saldo Banco: Activando esta opción, el programa de ‘Entrada extractos del banco’ solicita antes de salir, el saldo del banco.
- Saldo Banco: Saldo del banco a la fecha inicial.
- Extensión fichero CSB: Tipo de ficheros (extensión) que se visualizarán por defecto en la ‘Incorporación de extractos automática’ del Consejo Superior Bancario’.
Dónde y como pasar las partidas iniciales
Las partidas iniciales son aquellos movimientos que en la “fecha inicial” de comienzo de la conciliación, faltan en el banco o faltan en la contabilidad. Para comprenderlo mejor usaremos el siguiente ejemplo en el que movimientos en nuestra cuanta bancaria o cuenta contable quedan pendientes de conciliar, y formarán parte de la conciliación inicial del siguiente ejercicio.
a) Con fecha 30 de diciembre emitimos un talón bancario para uno de nuestros proveedores.
En nuestra contabilidad, ya hemos contabilizado el pago al proveedor y en nuestra cuenta bancaria.
Pero en nuestro banco, hasta que el proveedor no cobre el talón, no figurará dicho movimiento.
b) Con fecha 26 de diciembre se realiza un cargo en nuestro banco, pero no ha llegado el recibo o factura física para contabilidad en nuestra contabilidad.
Las partidas iniciales se traspasan automáticamente por el programa de apertura de ejercicio, para todas aquellas partidas pendientes de conciliar al momento de realizar dicho proceso de apertura. Por lo que una vez realizado dicho proceso, nos encontraremos de forma automática dichas partidas creadas en este apartado.
Sin embargo cuando comenzamos con la conciliación por primera vez, estas partidas no pueden venir del ejercicio anterior. Es por ello que debemos pasar estas partidas manualmente.
El proceso de entrada de conciliación inicial, está en el apartado “5 Módulos”, “2 Conciliación de Bancos”, “2 Entrada Conciliación inicial”.
Usando la opción ‘N’ueva en la línea de mensajes, se introducen las partidas pendientes de contabilidad y del banco.
En la imagen siguiente podemos ver en la columna “Tipo” tres movimientos referenciados como “Inicial Contabilidad”. Estos tres movimientos han sido introducidos manualmente usando la opción ‘N’uevo. También pudieron llegar automáticamente por el proceso de apertura del ejercicio anterior.
El resto de los movimientos, están referenciados como “Movimiento contable”. Estos movimientos son apuntes presentes en la contabilidad e introducidos por el apartado de “Introducción de asientos”.
Conclusiones
Debemos recordar que en el banco, los signos DEBE y HABER funcionan al revés que en la contabilidad.
La conciliación inicial debe estar siempre cuadrada, tal como se ve en el ejemplo, los saldos deben ser iguales (9235,58 € en nuestro ejemplo).
Una vez que los saldos en contabilidad y en el banco son iguales, ya podemos comenzar a gestionar la conciliación de cada una de nuestras cuentas bancarias, para ello debemos introducir extractos bancarios y luego lanzar el proceso de conciliación, pero esto te lo explicaré en el siguiente artículo: “Concilia tus bancos con Noray Contabilidad (Parte I)”
Como has podido ver, Noray Contabilidad te aporta soluciones para gestionar, controlar y facilitar la contabilidad de una empresa. Si estás interesado en conocer más detalles, obtén más información en el siguiente enlace: Saber más sobre Noray Contabilidad.
