El ERP como sistema de gestión

El ERP como sistema de gestión (III)

Cuando uno piensa en una gran empresa se imagina grandes inversiones en tecnología e innovación y, en consecuencia, en una mayor y mejor gestión a todos los niveles. Pero ¿acaso no es posible un escenario similar para una empresa pequeña o mediana, sin que ello le suponga un esfuerzo económico desproporcionado respecto a su facturación?

En mi opinión, los ERP son precisamente la respuesta que nos ofrece la tecnología para facilitar la organización y la gestión integral de una empresa, cualquiera que sea su tamaño. Por su adaptabilidad, su flexibilidad y su estructura modular, el ERP permite a una pyme disponer de las herramientas adecuadas para lograr una mejor organización y una mayor coordinación de sus operaciones.

 

Eficiencia

Los diferentes módulos de un ERP facilitan el acceso integral a todas las operaciones de la empresa, que al estar contenidas en una estructura interconectada, se traduce en una importante mejora en la eficiencia: se automatizan las tareas, se evita la generación de documentos duplicados y se minimiza la burocratización de un proceso en lo que no siempre es preciso emitir múltiples documentos para un único trámite (órdenes, presupuestos, pedidos, albaranes, proformas, facturas, etc).

Un buen ERP se ocupará de automatizar determinadas fases de un proceso, optimizando cada trámite y garantizando que se cierra en los términos previstos. Sin olvidar que todo esto lo hará sin errores, en un tiempo óptimo y cumpliendo con los protocolos que la empresa haya fijado para cada proceso.

Esta mayor eficiencia no sólo se traducirá en optimización teórica de los recursos, sino que repercutirá directamente en una mayor capacidad operativa: el personal podrá dedicar su tiempo de trabajo a otras tareas más productivas, desde fabricar más producto, hasta captar más clientes o atenderles mejor, en función de cada caso.

La única diferencia entre una empresa pequeña y otra de mayor tamaño, es que la primera manejará una estructura menor de módulos y una menor operativa de procesos. Pero la eficiencia en ambos casos estará garantizada.

 

Control

Cuando hablamos de ERP hablamos de organización metódica y estructurada. Esto se traduce en un control absoluto de todos los procesos y de cada uno de los recursos que han intervenido en ellos, en tiempo y forma. Esto supone que la dirección tenga una visión integral exhaustiva de todas las operaciones realizadas en su empresa, cualquiera que sea su tamaño.

Aparentemente una pyme, por su menor tamaño, debería presentar menos dificultades en el seguimiento de su trazabilidad. Pero a todos los efectos el control sobre las operaciones realizadas no difiere demasiado de los que cualquier ERP implanta sobre una empresa mediana o grande.

 

Competitividad

Finalmente quisiera introducir un concepto que muchas veces olvidamos cuando hablamos de software de gestión, que parece estar únicamente asociado a organización de informes. Debemos entender un ERP como una herramienta de planificación, que puede ser de gran ayuda a la hora de definir, por ejemplo, una política de precios acorde a nuestro modelo de negocio, adecuándolo al posicionamiento de la marca o la imagen ante los clientes y repercutiendo positivamente en una mayor rentabilidad para la empresa.

 

Una mayor eficiencia, mayor rentabilidad, más competitividad, mayor y mejor organización, un control exhaustivo sobre la operatividad de la empresa… ¿acaso no son objetivos comunes a cualquier compañía, ya sea una pyme o una gran empresa?

(Continuará)

Imagen: Fotolia

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Sebastián Gómez
sgomez@noray.com

Director de Fidelización | Socio



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