PMS: qué es
A la hora de elegir un PMS hotelero, los responsables de un alojamiento turístico deben tener en cuenta que esta herramienta es la base sobre la que se apoyan la operativa diaria y la estrategia global del negocio. Un PMS no solo organiza las reservas o el check-in, sino que conecta procesos y departamentos clave para garantizar un control total.
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Dentro de los distintos tipos de software hoteleros, el PMS destaca porque vino a sustituir la compleja y poco eficiente gestión manual en papel y su equivalente digital en hojas de cálculo. Esta evolución ha permitido a los hoteles optimizar sus recursos, mejorar la productividad del personal y, sobre todo, ofrecer una experiencia más fluida al huésped.
Por eso, cuando hablamos de software de gestión para hoteles, el PMS se presenta como la aplicación central. Su papel va mucho más allá de las operaciones básicas: se convierte en un sistema que aporta seguridad, coherencia y capacidad de análisis en la toma de decisiones, reforzando la competitividad del establecimiento en un mercado cada vez más exigente.
¿Qué significa PMS?
PMS, ¿qué es? Es el acrónimo de Property Management System o Sistema de Gestión de Propiedades. Su origen está en los sistemas de gestión de reservas de vuelos surgidos en los albores de la informática empresarial y que posteriormente fueron adaptados a la operativa hotelera. En una primera época se usaban para gestionar las principales tareas del front office: reservas, registro de huéspedes y cuentas de huéspedes.
Posteriormente fueron expandiendo su funcionalidad con la conectividad con GDS, gestión de back-office, base de datos de clientes y CRM, POS, mantenimiento, etc. La llegada de internet propició la revolución de las reservas online y posteriormente la aparición de los primeros PMS Cloud. Hoy en día, la omnipresencia de los dispositivos móviles y la hiperconectividad de la población, ha permitido que los PMS hayan crecido en la dirección de ofrecer experiencias personalizadas y facilidades a los huéspedes.
¿Qué es un PMS hotelero?
Entre las funciones principales de un PMS hotelero podemos destacar:
- Gestión de reservas: el control en tiempo real de los huéspedes alojados, próximas entradas y salidas.
- Gestión de la recepción: hablamos de check-ins y check-outs, asignación de habitaciones, servicios para los huéspedes, conexión a sistemas modernos de pagos, etc.
- Facturación a huéspedes, agencias de viaje y touroperadores, con el correspondiente traslado a contabilidad y la simplificación del cumplimiento de las obligaciones con la administración pública.
- Housekeeping: reparto de la preparación y limpieza de las habitaciones. Este trabajo permite a la recepción saber en tiempo real el estado de las habitaciones y dar mayor fluidez al proceso de check-in.
- Gestión de tarifas cupos y garantías: Ayudando a que todas las reservas tengan su precio correcto asignado y que los informes avanzados proporcionen datos fidedignos de producción, ocupación y ADR.
- Mantenimiento técnico del hotel: llevando un control de los trabajos e incidencias de habitaciones, puntos de venta y zonas comunes, permitiendo así que todos los departamentos conozcan el estado de los trabajos.
- Gestión de puntos de venta: desde el reparto de comensales para los diferentes turnos de pensión hasta la inserción de las diferentes cartas y precios que manejarán el equipo de F&B.
La unificación de todos estos sistemas y conectividades bajo el paraguas de un PMS permite una operación más fluida y eficiente en los establecimientos hoteleros, lo cual te ayuda a conseguir un doble efecto positivo: mejora de la satisfacción del cliente y optimiza la rentabilidad económica de la operación.
¿Qué es el PMS en turismo?
Un buen PMS es, a fin de cuentas, un facilitador de las tareas complejas y acelerador o incluso automatizador de las tareas repetitivas. Debe ser flexible y adaptable, para cubrir desde las necesidades básicas que le sean suficientes a los alojamientos más pequeños como pueden ser las casas rurales o los hoteles boutique, hasta grandes cadenas hoteleras. Los apartamentos turísticos pueden presentar también particularidades en su gestión que no todos los PMS contemplan, como pueden ser la distinción entre propietarios y huéspedes o el timesharing.
Programas de gestión hotelera: tipos de software hoteleros
En un PMS on-premises, on-prem o local, el software está instalado en el servidor propio del hotel con lo cual permite trabajar en lugares con conectividad difícil o nula. Aunque este tipo de PMS ofrece, a priori, más control sobre los datos, tiene costes directos nada desdeñables como la compra, actualización y mantenimiento de los servidores. Algunos costes indirectos pocas veces considerados son la mayor dificultad y lentitud en aplicar mejoras al PMS o la falta de automatizaciones que ahorra tiempo de trabajo repetitivo a los empleados.
Un PMS híbrido combina la infraestructura local con ciertas conectividades que permiten a un establecimiento operar de manera algo más eficiente como, por ejemplo: channel manager para tarifas y cupos, descarga de reservas online o comunicación con los huéspedes.
Un PMS en la nube o Cloud libera al establecimiento de la necesidad de contar con una infraestructura local, ofreciendo un servicio de alta disponibilidad y seguridad, a su vez con la posibilidad de ser accesible desde cualquier lugar.
Sistema PMS: funcionalidades clave
Más allá de las principales funcionalidades que requiere la operativa, podemos señalar una serie de funcionalidades clave para elevar tu establecimiento al siguiente nivel:
- Control de tarifas y cupos e integración con canales de distribución y OTAs.
- Informes y herramientas de análisis avanzados para optimizar ADR y RevPAR.
- Automatizaciones como la comunicación con los clientes, el reparto de tareas de housekeeping o la programación de informes diarios.
- Gestión del inventario desde el análisis de consumos, pasando por las solicitudes de compra, su recepción en el economato y las transferencias a los distintos almacenes departamentales y de puntos de venta.
- Otras integraciones de vital importancia como sistemas de grabación de llaves, plataformas CRM o de check-in digital.
¿Cómo elegir un PMS adecuado para tu hotel?
Algunas de la variables claves para tener en cuenta a la hora de elegir tu PMS son las siguientes:
- Precio: un PMS on-premises requiere una sensible inversión inicial en IT, mientras que un PMS Cloud permite poner a rodar el negocio en menos tiempo y flexibilizando la contratación al número exacto de licencias que necesites.
- Escalabilidad: una cualidad muy apreciada es que el PMS se adapte a las necesidades de tu alojamiento y pueda crecer con él. Si nos permite contratar modularmente los departamentos o áreas que necesitemos, podrás trabajar con la seguridad de tener en tu mano las herramientas precisas en cada momento y la confianza de que habrá una solución adaptada a cualquier necesidad futura.
- Facilidad de uso: contar con una interfaz y opciones reconocibles y lógicas, facilitan el trabajo diario y que cualquier nueva incorporación a tu equipo pueda rendir al máximo desde los primeros días.
- Compatibilidad entre sistemas: será siempre preferible un PMS que tenga una base abierta y que ya ‘hable’ con la multitud de soluciones de gestión externas como RMS, CRM, programas de contabilidad, sistemas de pago, Channel Managers, sistemas de check-in online, Guest y Business Intelligence, etc. Si contratamos un PMS que no sea compatible con las principales soluciones del mercado, la frustración, el coste y tiempo de implementación se elevarán.
- Soporte técnico: contar con un soporte dedicado y especializado te da la seguridad de que tienes acompañamiento en caso de dudas o incidencias. Un servicio de asistencia 24/7 es un añadido que te aporta un extra de confianza.
La importancia del PMS en la gestión hotelera moderna
Un PMS bien implementado puede transformar la operación de tu alojamiento turístico, desde la atención al cliente previamente a su llegada, pasando por la agilidad en la recepción, la eficiencia general en los procesos o la reducción de costes en todos los departamentos, hasta la mejora en la satisfacción final del huésped.
Hotel PMS System para la gestión y rentabilidad de tu hotel
Los hoteles son negocios cada vez más complejos, con muchos departamentos y procesos diferentes. Un hotel PMS System ayuda a gestionar todos estos aspectos del negocio, desde las reservas de habitaciones hasta la gestión de las existencias y las finanzas. Disponer de un sistema centralizado significa que todos los departamentos pueden acceder a la misma información y trabajar juntos de forma más eficiente. Esto ahorra tiempo y dinero y, en última instancia, aumenta la rentabilidad.
Los sistemas PMS para hoteles también ofrecen otras ventajas, como la posibilidad de seguir las preferencias de los huéspedes y adaptar su oferta en consecuencia. También puede utilizar los datos de su sistema para mejorar su marketing y dirigirse a huéspedes específicos.
En definitiva, un sistema PMS para hoteles es una herramienta esencial para cualquier hotel o cadena que busque mejorar su gestión y rentabilidad.
Ventajas de un hotel PMS system
Las ventajas de un hotel PMS system son múltiples. Quizás la más importante es que te ayuda a gestionar tu propiedad de forma más eficiente. Esto puede ahorrarte tiempo y dinero, que puede reinvertirse en otras áreas del negocio o utilizarse para mejorar los beneficios.
Además, un hotel PMS system ofrece otras ventajas que pueden ayudar a mejorar tu negocio. Por ejemplo, puede ayudarle a:
- Entender mejor a tus clientes y sus necesidades.
- Mejorar la comunicación entre departamentos.
- Agilizar los procesos de reserva y registro.
- Generar informes que te ayuden a tomar decisiones informadas sobre tu negocio.
Todos estos factores pueden contribuir a mejorar la experiencia del cliente.
Si estás considerando un hotel PMS system para tu negocio, es importante elegir uno que ofrezca las características y las funcionalidades que necesitas. Hay una gran variedad de sistemas en el mercado, por lo que es importante tomarse el tiempo necesario para comparar opciones y encontrar el que mejor se adapte a tus necesidades.
Noray Htl, el PMS system para tu hotel
Noray Htl es un sistema de gestión hotelera que te ayuda a maximizar los resultados de tu hotel o cadena, optimizando y automatizando procesos que te permitirá ahorrar horas valiosas que podrás invertir en hacer crecer tu negocio y mejorar la rentabilidad de tu hotel.
En Noray contamos con un conjunto de atributos diferenciales que aportan una base segura para que cualquier hotel pueda maximizar sus resultados y tomar el control de su negocio. Te contamos cuáles son estos atributos de nuestro sistema de gestión hotelera.
- Experiencia y know-how, más de 40 años en el sector hotelero: tenemos más de 40 años en el mercado y más de 1.500 clientes que ya confían en nuestro PMS hotelero.
- Formación evaluada antes de la activación, metodología win-win: formamos al equipo de tu hotel y lo evaluamos antes de poner en marcha el nuevo PMS hotelero. Hasta que el equipo no esté 100% preparado, la activación no se realiza.
- Siempre a tu lado, servicio de soporte 24/7: contamos con un equipo de Soporte que mejora día a día. Nuestra plataforma de incidencias incluye documentos de procedimientos, píldoras formativas en vídeo, ayuda de producto. Todo lo que necesitas para estar tranquilo.
- Crecer sin miedos, estructura modular ampliable: la estructura modular de nuestro programa de gestión hotelera se adapta a las diferentes tipologías de alojamiento y permite incorporar nuevos módulos más adelante según las necesidades de tu negocio hotelero.
- Tecnología líder, Dynamics 365 Business Central: gracias a nuestra base tecnológica Microsoft tienes la garantía de que siempre estarás evolucionando y, por lo tanto, tu PMS hotelero no se quedará obsoleto.
- Sin límites, fácil integración con otros partners: contamos con una amplia gama de partners o proveedores para que puedas encontrar la mejor solución posible a necesidades muy específicas de tu negocio hotelero.
- Seguridad, PMS cloud certificado por Microsoft: durante el 2022 nos convertimos en los primeros partners de Microsoft en Europa en tener un PMS hotelero en la Microsoft App Source.
- La tranquilidad de cuidar tus datos, trabajo con dato único interdepartamental: Noray Htl es un PMS hotelero todo en uno. Esto quiere decir que trabaja con un dato único. Si se modifica un dato en un departamento, este cambiará en todos los demás. Esto te garantiza tener un 100% de fiabilidad del dato, sin duplicidades o incoherencias.
- Toma de decisiones segura, análisis de datos con IA (BI): utilizamos de base la mejor herramienta de análisis de datos del mercado: PowerBI de Microsoft. Podrás contar con cuadros de mando interactivos e inteligentes con informes asociados que pueden, incluso, hacer predicciones con inteligencia artificial o dar explicación a comportamientos específicos en una gráfica.
- Experiencia diferencial, tus datos del PMS al servicio de la CX: cualquier interacción que el huésped haga en tu hotel quedará asociado a su ficha. Y con esos datos, podrás crear segmentos automáticos o personalizados para tus campañas o acciones adhoc de fidelización.
- ADN innovador, Innovation Hub by Noray: somos Gold Partner de Microsoft. También hemos sido certificados como Pyme Innovadora por el Ministerio de Ciencia e Innovación del Gobierno de España y estamos dentro del top 20 de las empresas más innovadoras del sector turístico en España según Sergestur. Además, contamos con una Unidad de Innovación que se dedica a crear y diseñar nuevas soluciones que puedan ayudar a nuestros clientes a mejorar y hacer crecer su negocio.
¿Qué pasa después de elegir Noray Htl como tu software de gestión hotelera?
Te lo resumimos en 5 sencillos pasos:
- Eliges: solamente – y todo – lo que necesitas para controlar tu negocio.
- Aprendes: formaciones online y con evaluación para todo tu equipo: la tranquilidad de que todo vaya bien.
- Empiezas: olvídate de las implantaciones eternas: con nosotros tendrás pasos claros y seguros.
- ¡Listo!: no te preocupes. Tras la activación, seguimos aquí a tu lado.
- Creces: te ayudamos a seguir transformándote digitalmente.
¿Te gusta el valor diferencial que podemos aportar a tu establecimiento hotelero? No dudes en escribirnos y estaremos encantados de hacerte una demostración en vivo de Noray Htl.
