10 Dic SMART PMS (II)
En el artículo anterior sobre Smart PMS ya comentamos la posibilidad o mas bien necesidad de implementar sistemas inteligentes para la reducción de costes o la optimización de los recursos partiendo de la información con la que ya cuenta el sistema.
En el citado articulo se enunciaron algunas cuestiones en las que es posible actuar en cada uno de los departamentos principales de un hotel. Comenzaremos por glosar algo más el caso de la asignación de habitaciones.
Existen diversas técnicas matemáticas en las que no entraremos por no ser objeto específico de este artículo (Programación lineal, Motores de propagación de restricciones, Heurística o Metaheurística) diseñadas para la asignación de recursos con carácter general y que habitualmente se aplican en problemas como la planificación de personal, rutas de vehículos, asignación de flotas, etc…La asignación de habitaciones en un hotel es uno de estos casos.
En definitiva, más allá de las especificaciones y complejidades de los algoritmos matemáticos, el problema a resolver es garantizar la máxima ocupación de las habitaciones disponibles en el hotel evitando que existan días libres entre las ocupaciones y maximizando así la ocupación del complejo en su totalidad.
Un ejemplo muy simple que podría glosar el problema es el expuesto en la figura adjunta.
En este caso, para una reserva cuyas fechas de llegada y salida fuesen 17/09 al 22/09 para una habitación doble, deberíamos asignar antes la habitación 103 en lugar de la habitación 101, de esta forma maximizaríamos la ocupación de la habitación 103 y dispondríamos de más flexibilidad para asignar la habitación 101 en otras reservas.
Este es el trabajo que habitualmente hacen los departamentos de recepción o reservas y de manera eficaz por norma general. pero de forma estática, es decir, las habitaciones se asignan el día antes de la llegada del cliente o en el momento de la reserva, si el cliente ha expresado algún deseo, y esta habitación no se vuelve a revisar, excepto si existen problemas de overbooking… La continua revisión de estas asignaciones (respetando las peticiones especiales de los clientes) se convertiría en un procedimiento tedioso y que ocuparía demasiado tiempo del personal al que se asignase dicha tarea.
Es aquí donde debe intervenir el sistema proporcionando un sistema dinámico de asignación automática de habitaciones que funcione de forma continuada y transparente para el usuario utilizando las técnicas antes citadas.
El sistema realizaría, en un segundo plano, las asignaciones de las habitaciones teniendo en cuenta los estados de limpieza de las habitaciones o los atributos de habitaciones solicitados por los clientes y revisaría continuamente dicha asignación cada varios minutos para adaptarse a la mejor situación en cada momento sin la intervención del usuario.
De esta forma, no solamente optimizaríamos la ocupación del hotel, sino el tiempo del personal asignado a estas tareas.
En escenarios de altos porcentajes de ocupación, la actuación de estos sistemas no mejora ostensiblemente la ocupación respecto de la asignación manual pues el inventario de las habitaciones disponibles es limitado, pero si libera las horas/persona empleadas en esta tarea o en la búsqueda de la mejor habitación a asignar. Ahora bien, en escenarios con porcentajes de ocupación media si que se detecta una mejora en la maximización de las ocupaciones de las habitaciones además del ahorro de horas de personal antes citado.
A continuación, adjuntamos un ejemplo real de días sueltos no ocupados en habitaciones a lo largo de un año para un hotel con 4 tipos de habitaciones y un total de 137 habitaciones.
El total de días no ocupados a lo largo del año es de 2564 días…multipliquen por el valor medio o ADR que puedan tener en sus hoteles….
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