Storytelling: Así es como Alberto del departamento de Mantenimiento ha cambiado la manera de trabajar y gestionar su equipo dentro de su establecimiento hotelero.

Alberto trabaja en un establecimiento hotelero como responsable del departamento de servicio técnico, conoce bien su trabajo y tiene experiencia de haber trabajado en distintos hoteles.

Actualmente, como responsable, coordina a un equipo de tres técnicos y se encargan de todo el mantenimiento de su hotel: Martín, Jaime y Andrea.

Su forma de trabajar ha sido tradicional, tanto para organizar su trabajo como para la comunicación con otros departamentos dentro del hotel.

Usa distintos informes que diariamente le facilita recepción y confecciona la plantilla de limpieza diaria asignando a cada camarera de piso las habitaciones que debe limpiar. Luego, la supervisión de las habitaciones limpias las realiza usando una plantilla en papel a modo de check-list comunicando a recepción las habitaciones que ya están disponible para asignar a nuevos clientes.

La primera vez que me reuní con Alberto, me preguntó sobre qué funcionalidad incluía el nuevo PMS para facilitar el trabajo del departamento de servicio técnico. Estábamos poniendo en marcha el nuevo PMS de Noray en su establecimiento, y nos reunimos con los responsables de cada departamento para conocer sus necesidades y poder asesorarles en la mejor forma de usar tu nuevo PMS en su departamento. Alberto quería saber inicialmente qué funcionalidades podría usar con el nuevo PMS y si podía beneficiarse de los nuevos cambios, en el sistema informático dentro de su departamento.

Sus necesidades habituales

En estas primera toma de contacto, necesito saber la forma de trabajar actual y es la primera de mis preguntas. Conociendo todo lo que necesita gestionar en su día a día, podré luego ayudarle y asesorarle mejor.

Alberto, ¿cómo organizas el trabajo de tu equipo? ¿Y qué necesitas para poder trabajar de forma eficaz?

Esta fue su respuesta: “Para organizar y gestionar todas las tareas de mi equipo necesito los siguientes datos mínimos:

• Informe de las habitaciones ocupadas, con fecha de llegada y salida. En ocasiones debemos gestionar tareas de mantenimiento cuando aún está el huésped en la habitación.
• Lista de las tareas pendientes de asignar a un técnico (esto son las nuevas tareas demandadas) y lista de tareas en ejecución, para tener el control de qué intervenciones está haciendo el personal en cada momento.
• Tareas programadas del departamento de eventos, necesito conocer qué montajes o instalaciones hay que preparar para cada uno de los eventos que se van a iniciar y tareas durante la ejecución de estos. Con todo esto podré realizar una mejor organización y asignación de tareas a mi equipo.
• Necesito control sobre las tareas programadas (tareas preventivas) que realizamos en todas las instalaciones. Conociendo cuando deber realizarse cada una de ellas para poder distribuirlas entre los técnicos del departamento de mantenimiento.
• Registro de mediciones. Diariamente hacemos un registro de mediciones de distintas instalaciones que debemos tener siempre actualizadas, algunas como las mediciones relativas a piscinas, deben ser comunicadas a las autoridades sanitarias periódicamente (sobre la calidad del agua).

Alberto, ¿Cómo comunicas las tareas a tus técnicos de mantenimiento? Su respuesta fue por el sistema tradicional, una lista diaria de tareas a realizar que se prepara desde el día anterior y que a primera hora del día se añade cualquier urgencia. Durante el día si surgen nuevas tareas correctivas de carácter urgente, se notifican a los técnicos usando comunicación internas (emisoras de radio).

¿Cómo podemos ayudarte a tomar el control de tu departamento y a mejorar tus resultados?

Una vez que ya conocemos con más detalles las funciones y necesidades que gestiona Alberto, ahora ya podemos realizar nuestras recomendaciones y sugerencias y mostrarle cómo usando la última tecnología puede mejorar el desempeño de sus funciones y coordinar de forma eficaz el reparto de tareas de su equipo.

Alberto, nuestra propuesta es la siguiente, con la activación del nuevo PMS en tu establecimiento, dispones de una solución todo en uno. Dentro del nuevo PMS que estamos activando en marcha en tu establecimiento, toda la información es compartida y disponible para trabajar en equipo sobre una misma base de datos. Usaremos por tanto la información de otros departamentos importantes para el departamento de Mantenimiento y vamos a mostrarte cómo hacer que el nuevo PMS te ayude a mejorar tu trabajo. Estas son las funciones que destacamos para ti:

Funciones destacadas para Departamento de Mantenimiento

A continuación, Alberto, vamos a explicarte las funciones que te recomendamos usar en tu departamento, quédate con el concepto general de cada una de ella, porque luego vas a poder aprender más con un vídeo que hemos preparado para ti sobre cada una de las funciones.

Estructura y gestión de todos los elementos que necesitan mantenimiento: funcionalidad simple e intuitiva para gestionar y analizar tus datos

Con el nuevo PMS te proponemos usar una base de datos precargada y que tú puede mejorar y adaptar a tu establecimiento, con una codificación de elementos, en forma de una base simple e intuitiva que te permitirá controlar, organizar y gestionar todos los elementos del establecimiento facilitando su identificación y seguimiento.

A través de esta codificación, con diferentes jerarquías podrás gestionar todas las acciones de tareas de mantenimiento, por ejemplo, habitaciones, zonas comunes, jardines, piscinas, maquinarias, etc.

Por ejemplo, en el caso de una habitación la codificación podría ser: Grupo (HAB), Unidad de mantenimiento (el número de la habitación 101), Subunidad (tipo de trabajo a realizar: Electricidad), Elemento (elemento a realizar mantenimiento: Enchufe).

Esta codificación puede ser muy compleja crearla desde cero, por ello ayudamos en la puesta en marcha aportando una codificación base que hemos ido creando y mejorando con cada uno de los establecimiento con los que estamos trabajando. En forma de plantilla Excel con toda la codificación ya generada para el nuevo establecimiento, bastará con añadir, eliminar o modificar algunos datos para que rápidamente, esta codificación se pueda incorporar a la gestión del departamento de mantenimiento.

Sobre esta estructura radicará la mayor parte de las gestiones del departamento de mantenimiento.

En el siguiente vídeo, te damos la oportunidad Alberto podrás ver toda esta funcionalidad dentro de tu rol de trabajo para el departamento de Mantenimiento.

Tareas de mantenimiento preventivo. Gestión y control simple con movilidad

Con la gestión de tareas de mantenimiento preventivo, podrás gestionar de forma eficiente, la organización y prevención de incidencias técnicas permitiendo su planificación y seguimiento.

Las tareas de mantenimiento preventivo incluyen las siguientes características:

• Creación rápida y fácil de tareas de mantenimiento preventivo.
• Notificación al empleado asignado mediante mensaje.
• Gestione la asignación de tareas preventivas entre sus técnicos.
• Realice estudios sobre el tiempo dedicado, el técnico que lo gestiona.

Con la gestión de este tipo de tareas, tu nuevo PMS aporta una gestión de información para la realización del trabajo preventivo, de forma simple e intuitiva, permitiendo su acceso desde dispositivos fijos o móviles. Tú como responsable y cada técnico de tu equipo podrá acceder desde su terminal móvil a sus tareas e interactuar con ellas.

Esta forma de gestionar es una verdadera transformación digital de tu día a día en la gestión de este tipo de tareas, te permite crecer en gestión e innovación, usando la última tecnología.

Para que puedas comprender mejor todo el funcionamiento, consulta el siguiente vídeo y aprenderás a usar en pocos minutos esta funcionalidad.

Tareas de mantenimiento correctivo: Transformas digitalmente la gestión de tareas, con accesibilidad y movilidad

Esta funcionalidad que te proponemos una transformación digital, usando dispositivos móviles, en la gestión de tareas correctivas, contactando con la comunicación directa de nuevas tareas registradas desde otros departamentos y contribuyendo con su resolución, a una mejor experiencia del cliente.

El nuevo PMS con este sistema, te permite el registro de incidencias y su posterior gestión por parte de tu departamento, en las instalaciones de su hotel a través de la gestión de tareas de mantenimiento correctivo. El alta de estas tareas puede ser gestionadas desde recepción, reservas, Housekeeping o los propios técnicos de mantenimiento, cuando detectan una incidencia a resolver.

Con este sistema, Alberto, podrás asignar en tiempo real el trabajo de tus técnicos, notificarle mediante mensaje que llegará a sus dispositivos personales y luego, una vez resuelto, puedes realizar estudios sobre los tiempos empleados, el número de incidencias de cada elemento, etc.

Con funciones como esta ayudamos al departamento de mantenimiento a tomar el control de sus principales tareas y a la toma de decisiones seguras.

Para que puedas ver cómo funciona y aprender a usar esta funcionalidad, te proponemos que consultes el siguiente video donde te explicamos cómo funciona la tareas de mantenimiento correctivo.

Gestión de lecturas y medicas: Transformación digital y movilidad en su gestión

Esta funcionalidad, Alberto es otra de las que me ha indicado que gestionan todos los días en tu departamento. Se trata de una propuesta donde de forma simple e intuitiva, tu nuevo PMS pone a tu disposición una transformación digital en la gestión de lecturas y mediciones de tu establecimiento, haciendo uso de dispositivos móviles, y permitiendo registrar lecturas o mediciones desde cualquier punto del establecimiento sin uso del papel.

Cada técnico, desde su dispositivo móvil, recorrerán el establecimiento y realizarán la toma de lecturas de contadores o mediciones, y con ello su posterior análisis dentro del establecimiento.

Su gestión diaria es simple, intuitiva e incrementa la toma de control del departamento. Es una forma más de crecer e innovar, que ya otros establecimientos ya lo están usando.

Para saber más y conocer cómo funciona, te proponemos que consultes el siguiente vídeo que hemos creado para mostrarte la gestión de lecturas y medidas en tu nuevo PMS.

Gestión de quejas, Objetos perdidos/encontrados: Funcionalidad transversal que transforma digitalmente tu negocio

Con esta última propuesta, ponemos a tu disposición un conjunto de funciones transversales, disponibles en otros departamentos de tu establecimiento y contribuyen a un mejor servicio para los huéspedes del hotel.

En la relación de los técnicos de mantenimiento con los huéspedes, pueden surgir quejas o reclamaciones, que desde su propio terminar móvil, los técnicos puede iniciar la tramitación de una de estas quejas o reclamaciones.

También dispones de otras funciones para la gestión de objetos perdidos y objetos encontrados. Esta función disponible en todos los departamentos del hotel, acceden a una misma sección de la base de datos donde podrán trabajar de forma coordinada para prestar así un mejor servicio a los huéspedes del establecimiento.

Consulta el siguiente vídeo y podrás saber más sobre cómo funciona este grupo de funciones transversales para tu establecimiento.

Otras funciones generales para Departamento de Mantenimiento

En tu nuevo PMS hay mucho más para el departamento de Mantenimiento, a continuación, Alberto te comentamos algunas de ellas y que tienes disponible dentro de tu rol de trabajo.

Un rol de trabajo para cada técnico. Te proponemos dos roles de trabajo, uno para ti, como responsable de departamento, que podrás usar tanto en tu equipo de oficina como en tu dispositivo móvil. Y luego otro rol, más simplificado que ayudará a tus técnicos a gestionar sus tareas, registrar el trabajo realizado y la lectura de mediciones.

Partes de mantenimiento por habitación. Tu nuevo PMS te permite consultar de forma fácil todas la tareas de mantenimiento, tanto correctivas como preventivas que se han realizado en cada habitación o unidad de mantenimiento.

Tareas por empleado y unidad.  Con este informe podrás obtener para un periodo determinado, las tareas que cada técnico ha realizado, conociendo también las unidades de mantenimiento sobre las que se ha trabajado, la fecha y tipo de tarea y descripción sobre la terminación.

Gestión de legionela en habitaciones. Esta es una necesidad también es muy frecuente por gestionar en todos los establecimientos donde funciona Noray Htl, se trata de llevar un control de las habitaciones que no han sido ocupadas por un periodo superior a 7 días, donde tus técnicos deberán poner en práctica el protocolo para evitar legionela en los conductos de agua de la habitación.

Mi consejo final para Departamento de Mantenimiento

Como has podido ver Alberto, el nuevo PMS en tu establecimiento ya te está ayudando en la mayor parte de tus funciones. A través de una transformación digital de procesos, aquellas funciones que tú hacías de forma manual, usando hojas de cálculo (Microsoft Excel), en formato papel, etc. Ahora puedes gestionarlas desde tu propio rol de trabajo.

Te proponemos por tanto una nueva forma de trabajar y de apostar por un trabajo más eficiente, donde todo queda registrado y luego podrás analizarlo y medir las interacciones de tú departamento.

Te recomendamos usar dispositivos tipo Tablet o móvil para que tanto tú como tus técnicos puedan acceder a tu rol de trabajo, en aquellas funciones que necesites moverte dentro de tu establecimiento.

Tu nuevo PMS está en constante crecimiento y actualización, te recomendamos que siempre tu sistema disponga de la última versión disponible.

Para terminar, ahora me dirijo a ti, lector de este artículo, si has llegado hasta este punto de esta publicación, de este Storytelling que habla de transformación, del uso de la tecnología como aliada para hacer más fácil, productivo y simple el trabajo en el departamento de Mantenimiento de un establecimiento, me gustaría conocer tu opinión, ¿te ha servido de ayuda? ¿Estás usando algunas de estas propuestas en tu establecimiento? ¿Deseas ponerlas en marcha?

El año 2021 será un nuevo reinicio de la actividad hotelera, y en línea con nuestra misión empresarial, con la que ayudamos a los establecimientos hoteleros a tomar el control de su negocio y a mejorar resultados con ayuda de la última tecnología te propongo dedicar unos minutos a conocer más detalles, me ofrezco a explicártelo de forma personalizada y, te dejo este enlace donde podrás consultar mi disponibilidad y reservar tú mismo una reunión personalizada: Quiero saber más.