En esta publicación te explico cómo puedes gestionar los desvíos de reservas de huéspedes a otros hoteles que forman parte de tu cadena hotelera y que están conectados usando nuestro PMS Noray Htl.
Dadas las circunstancias en las que nos encontramos en este momento debido al Covid-19, e intentando salvar la situación actual muchos de los hoteleros han optado por mantener sus hoteles abiertos, pero con una ocupación por debajo de lo habitual, provocando en muchos de los casos verse obligados a hacer desvíos de sus huéspedes a otros hoteles de la misma cadena, concretamente por lo que mencionaba antes parte de estos hoteles están cerrados.
Gestión de desvíos de reservas
El Desvío de huéspedes es una funcionalidad para ayudar al personal de recepción o reservas a no provocar overbooking en sus hoteles, generando la confianza necesaria en el negocio y aportando control en la gestión del hotel para poder cumplir con las normas establecidas.
Actualmente los desvíos de reservas, no se están usando en los establecimientos hoteleros para controlar un overbooking, sino en su lugar, se está usando para encajar de la mejor manera las reservas de cada establecimiento, ayudando así al hotelero a poder mantener un nivel óptimo de ocupación, y disminuir todo los posible las pérdidas. La solución pasa por reubicar las reservas en otros hoteles de características similares, por ejemplo.
Desde Noray queremos ayudarles y facilitarles esta gestión con un proceso sencillo y de fácil de poner en práctica, siguiendo unos sencillos pasos en forma de guía.
Esta guía que te propongo está compuesta por 5 pautas con las que podrás derivar tus reservas entre hoteles de tu cadena, facilitando el trabajo, no teniendo que duplicar la información en ambos hoteles, la aplicación ya bien sea manualmente, o automáticamente es capaz de llevar las reservas de un lado a otro, según te interese en cada momento.
Estos son los pasos que te propongo realizar:
Lo que debes hacer:
Paso 1. Debes tener creado previamente a la realización del desvío, un tipo de habitación que utilizaremos para ello indicando en su ficha cómo mínimo estos datos: código, descripción y clase.
Paso 2. Debes definir en la habitación el nombre empresa destino desvío, si queremos que el desvío sea con el mismo CIF o no, forma de pago depósito y si queremos valorar en origen o destino. Pensemos, que no en todos los casos la valoración de las reservas por fuerza tiene que ser la que recibimos. Existen casos en los que nos interese aplicar valoración del hotel destino.
Paso 3. Debes rellenar los tipos de habitación y pensión equivalentes entre la empresa origen y la empresa destino junto con las equivalencias de los conceptos de ingresos.
Esto es necesario cuando entre los distintos hoteles no existen las mismas tipologías de habitación o mismos tipos de régimen. Por ello, para que toda la información del desvío “encaje en el nuevo hotel”, en este apartado corresponde indicar a qué equivale cada datos de la reserva y sus características. Por ejemplo, en un hotel podrían tener habitaciones dobles sencillas y en el otro hotel puede no existir este tipo de habitación, con este sistema de equivalencias podrás asociar tu reserva con las características del nuevo hotel donde vas a realizar el desvío.
Paso 4. Dentro de la reserva que vas a desviar, debes indicar el “núm. de habitación de desvío”. Aquí usarás la habitación que has creado inicialmente, dejando en blanco la casilla “Núm. de habitación”
Paso 5. El día del check-in, daremos entrada a nuestra reserva en el hotel destino a través de un proceso automático del sistema o manual, de esta forma llegarán las reservas desde el hotel origen hasta el hotel destino. El mismo procedimiento será necesario hacerlo en el momento de la salida, en el check-out.
El proceso de desvío automático es posible realizarlo, gracias a la tecnología de Microsoft Business Central que usa Noray Htl, que consiste en el uso de una cola de trabajo la cual es posible programarla, para que se lance cada cierto tiempo. De esta forma, este proceso de desvíos automáticos se encargará de trasladar esas reservas desde el hotel origen, hasta el hotel destino donde se le darán alojamiento nuestro huésped.
Si lo prefieres, el proceso de desvío puedes ser una tarea manual, simplemente deberás seleccionar las reservas que has decidido desviar y a cuáles no desviarás.
Las combinaciones de posibilidades que se pueden dar en situaciones como te acabo de comentar son varias, aunque he querido mencionar las cuatro más comunes y para las que Noray Htl está preparado para gestionar.
- Empresas con mismo CIF y factura a crédito.
- Empresas mismo CIF y factura a pagar por huésped.
- Empresas con distinto CIF y factura a crédito.
- Empresas con distinto CIF y factura a pagar por huésped.
La principal ventaja de poder usar funciones como el desvío de habitaciones es la flexibilidad que aporta a tu negocio.
Mi opinión
En mi opinión, haciendo uso de esta función en estos momentos, los establecimientos hoteleros han reutilizado una opción que, hasta ahora, se usaba para todo lo contrario, para cuando los establecimientos estaban llenos. Le hemos dado la vuelta y actualmente está siendo utilizado para organizar las reservas en nuestros hoteles. Sin mucho esfuerzo, puedes derivar de un hotel a otro a tus huéspedes.
Funcionalidad para departamento de recepción
El desvío de reservas entre hoteles es una funcionalidad más que comparto contigo, para tu departamento de recepción usando Noray Htl.
El departamento de Recepción de tu establecimiento, dentro de Noray Htl tiene un rol de trabajo con toda la funcionalidad al alcance de tu mano.
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