La correcta gestión de stock en una empresa resulta determinante, en términos de rentabilidad y eficiencia, sea cual sea el tamaño de la empresa. El stock debe entenderse como un coste empresarial, en tanto que se trata de material inmovilizado que debemos controlar cuidadosamente para darle la salida adecuada.
Cuando hablamos de stock nos referimos a las existencias almacenadas en una empresa. Por ello se habla indistintamente de gestión de existencias, gestión de inventarios o gestión de stocks. Esto puede incluir materias primas, productos en elaboración o productos terminados, materiales o repuestos que forman parte del proceso de elaboración, dependiendo del tipo de empresa de la que se trate. La gestión de stocks comprende precisamente la adecuada organización de todos estos elementos en lo que se refiere a su inventariado y valoración.
La importancia de la gestión de stocks está directamente asociada con su elevado coste. Un método adecuado de gestión de stock será aquel que permita a la organización alcanzar el nivel óptimo de stock: aquel que regule el flujo correcto entre las entradas y las salidas, equilibrando el nivel de pedidos en función de la demanda, sin que se produzcan rupturas.
Por tanto una correcta gestión de stock será aquella que garantice la salida del producto en tiempo y forma, manteniendo un umbral de coste óptimo para la empresa. Evidentemente, no existe una fórmula mágica para gestionar adecuadamente el stock, ya que depende de distintos factores, pero fundamentalmente del tipo de actividad de la empresa y del tipo de productos que se trate, especialmente en lo que se refiere a su ciclo de vida y a su caracterización física, durabilidad, etc.
Sin olvidar que en todo este proceso la previsión de la demanda juega un papel fundamental, puesto que buena parte de la gestión del inventario se establecerá a partir de aquellos datos.
¿Por qué son tan elevados los costes de stock?
Porque no sólo están asociados al almacenaje físico sino a todo el proceso asociado a los materiales o productos, desde que son adquiridos (transporte, aduanas, etc) hasta que entran en almacén. Una vez allí, incurren en lo que se denominan costes de almacenamiento, que van desde la inversión física en producto (lo que nos ha costado adquirirlos, sin que se haya producido aún su venta o utilización), hasta los costes de almacén propiamente dichos asociados a su inmovilización: riesgos (seguros, pérdidas, roturas, accidentes), amortización (alquiler o compra del local, maquinaria, instalaciones, etc) y conservación (aclimatación, iluminación, sueldos del personal, seguridad, etc).
Pero no acaban aquí los costes, puesto que también imputamos a costes de stock aquellos generados por la gestión de los pedidos, tanto a nivel administrativo como comercial, o los costes por potenciales rotura de stock en caso de que hayamos perdido una venta o un cliente por no haberle atendido en tiempo y forma.
Para evitar esta circunstancia, será preciso mantener un stock de seguridad, un “extra” (otro coste más) que nos permitirá hacer frente a las eventuales roturas de stock. Esto es esencial para evitar imprevistos en el funcionamiento cotidiano: retrasos de proveedores, retenciones en las aduanas, días festivos, huelgas, averías, etc. Estas incidencias son imposibles de predecir pero podemos preverlas, manteniendo un stock mínimo de seguridad que nos permitirá cierto margen de maniobra sin que se vea afectada la atención a la demanda.
Parece obvio que para ello la organización requiere de un sistema automatizado que le permita llevar un control continuo y actualizado del inventario, los pedidos realizados y las ventas de los productos.
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Imagen: Fotolia
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