07 Jul 7 claves que nos ayudarán a reducir costes en la gestión de un hotel
Como en cualquier empresa de cualquier ámbito, en los establecimientos hoteleros la base para el éxito está en una buena gestión. Esto, que puede parecer una obviedad, es algo que a menudo pasamos por alto, porque concentramos nuestros esfuerzos en otros objetivos más concretos y cercanos, como el nivel de ocupación del hotel o las ventas, y en ellos volcamos nuestra frustración si no conseguimos los resultados deseados.
Sin embargo la gestión de un hotel debe ser analizada de forma recurrente, al igual que hacemos con otros departamentos o indicadores, para así ser conscientes de nuestros errores (también de nuestros aciertos) y valorar el modo en que podemos mejorar nuestra rentabilidad.
A la hora de maximizar los beneficios de nuestra empresa, la primera opción suele ser el recorte. En primer lugar, debemos tener claro que no es lo mismo reducir costes que optimizar gastos y que a menudo la clave puede estar en lo segundo. Obsesionarnos con el ahorro puede pasarnos factura a largo plazo, si eso supone una merma en la calidad de nuestro servicio.
La clave está en la eficiencia y la mejora de resultados debe pasar, pues, por la capacidad de generar valor y contener los gastos superfluos de manera que la calidad no se vea afectada. En definitiva: debemos optimizar nuestros recursos sin que el cliente lo perciba. Entonces ¿cómo apretarse el cinturón sin que el cliente lo note? Aquí van 7 claves que nos ayudarán a reducir costes en la gestión de nuestro hotel:
1) Análisis detallado de costes
El primer paso será sin duda analizar detalladamente el desglose de nuestros gastos por conceptos y por departamentos. Eso nos ayudará a tener una visión global de dónde estamos invirtiendo nuestros recursos y dónde pueden estar las posibilidades de recorte u optimización. Sería recomendable apostar por un centro de costes e implantar un procedimiento de contabilidad analítica que nos permita automatizar todos estos procesos y nos ayude en la toma de decisión. A partir de ahí estaremos en posición de priorizar sobre las decisiones siguientes.
2) La optimización energética
A nadie se le escapa que el consumo de recursos (agua y luz principalmente) puede representar un porcentaje considerable de los gastos de un establecimiento hotelero, de manera que controlar este gasto y buscar alternativas, como puede ser la instalación de placas solares, grifos inteligentes, la utilización de energías alternativas como la biomasa, o la implantación de procedimientos de reutilización… todo ello puede suponernos un ahorro considerable.
3) Replanteamiento de los recursos humanos
Es obvio que el capítulo de personal constituye uno de los principales conceptos de gasto en una empresa hotelera, pero no cometamos el error de ‘despedir para ahorrar’. El análisis de las necesidades de personal ha de estar siempre marcado por las necesidades del cliente, por lo que el ahorro en este capítulo nunca debe pasar por una reducción de la plantilla per se, a menos que un descenso de la ocupación así lo aconseje. En este concepto, el ahorro suele venir dado por decisiones inteligentes de gestión: revisión de las tareas y/o los turnos de trabajo, en la búsqueda de la optimización de las funciones y la mejora en la productividad, externalización de determinadas tareas, recurrir a empresas de trabajo temporal durante los picos de ocupación, flexibilización de contratos o reducción de determinados beneficios sociales son buenos ejemplos de ello. Ahora bien, no olvidemos que nuestra decisión de ahorro en esta área no puede afectar a las condiciones laborales, de manera que no sólo no mermen la calidad del servicio al cliente, sino que además minimicen todo lo posible tanto el absentismo como las bajas laborales de nuestro personal.
4) La negociación con los proveedores
Las compras también conforman un capítulo de inversión importante por lo que la negociación de estas gestiones suele ser la opción que más adeptos logra entre los directivos hoteleros. Ahora bien, tal vez nuestra empresa, por su tamaño o por otras causas, no esté en un posición óptima para negociar, en cuyo caso la solución puede estar en establecer alianzas con otros establecimientos para hacer compras conjuntas, o bien la compra a través de alguna plataforma que ya esté disponible en el mercado. El objetivo de ahorro, ya sea por compras conjuntas, por volúmenes, por condiciones de entrega o por intercambios de interés, es evidente.
5) La gestión de la lencería
En la misma línea de lo descrito anteriormente para el capítulo de compras o la optimización energética, en determinados establecimientos hoteleros merece especial atención este capítulo. Existen múltiples alternativas de ahorro en la gestión cotidiana de la lencería, que van desde implantar tarjetas ecológicas en las habitaciones para reducir el número de cambios de toallas o sábanas, hasta centralizar o externalizar (tendremos que analizar la opción más rentable) este servicio de lavandería. Muchas decisiones relacionadas con la gestión de la lencería nos permitirán no sólo un ahorro energético, sino también una mejora de la productividad del personal de housekeeping, sin olvidar que estaremos beneficiando al medioambiente.
6) La apuesta por la tecnología
La implantación de soluciones tecnológicas puede ser nuestra tabla de salvación. El software hotelero ha tenido un impacto claro en la gestión operativa y no nos cansaremos de decir que constituye una de las inversiones más altamente rentables de este sector de negocio. En este capítulo nos preocuparemos de valorar en qué departamentos tenemos carencias que podrían ser suplidas con una solución o un módulo complementario del PMS que nos permita su automatización, así como de analizar el software actual para valorar posibles mejoras. Es evidente que con el apoyo de la tecnología seremos capaces de dar un salto cualitativo que nos permitirá reducir costes allá donde nunca habíamos pensado que pudiéramos lograrlo, sin contar el nivel de control y optimización de los distintos departamentos que sólo se logra con la implantación de la solución adecuada.
7) Reducción de gastos cotidianos
Una revisión general de los conceptos menores de gasto también nos ayudará a implantar en nuestro día a día buenas prácticas que nos ayudarán a medio plazo a reducir los gastos del establecimiento. Evitar el uso de papel o impresiones administrativas innecesarias, apostar por la informatización de los procesos y la tecnificación de las órdenes de trabajo, el envío por Whatsapp o email de reservas, facturas o pedidos, etc. no sólo se traducirá en ahorro de costes sino que además nos convertirá, a ojos de clientes y proveedores, en una empresa moderna, responsable y sostenible.
No están todas las que son, pero sin duda cualquiera de estas propuestas nos servirá para reflexionar sobre el modo en que estamos gestionando los recursos y sacarle la máxima rentabilidad a nuestras inversiones.
Finalmente no olvidemos que una de las decisiones más inteligentes de la gestión de un establecimiento hotelero es la previsión de una partida para el mantenimiento y la renovación constantes, que evitará la obsolescencia de nuestras instalaciones y equipamiento y que sin duda revertirá en la cuenta final de resultados y en la imagen de nuestra marca.
Imagen: Fotolia
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